试论高职院校档案管理中存在的问题与对策

周波

【摘要】档案管理工作是高职院校中的一项重要工作，是高职院校正常运行必不可少的一部分。近年来，高职院校教育质量不断上升，其档案管理水平也在不断攀升，但是，随着形势的发展和新一轮高职院校评估的启动，高职院校档案管理工作还存在一些问题。文章对当前高职院校档案管理工作现状及存在的问题进行了研究，并针对这些问题提出了相应的解决对策。

【关键词】高职院校;档案管理;现状;对策

高职院校档案工作是学校重要的基础工作，但目前的档案工作在组织管理、归档管理、管理能力等诸多方面存在着亟待解决的问题。客观地分析问题产生的原因，才能寻求有效的解决办法，提高档案管理。

一、高职院校档案管理现状及存在的问题

（一）广大师生对档案管理工作的重视度较低。从高职院校近些年来的发展过程看，高职院校师生基本一致认为档案管理工作是高职院校中的最基本工作。但是，档案管理工作的性质是服务性的，很多高职院校认为档案管理工作很难产生所谓的较为明显的、直接的办学效益，于是，造成了高职院校档案管理工作所处地位的现状：在高职院校众多的管理工作中，档案管理工作不显山不露水，这里不得不承认的是，部分高职院校意识到了档案管理工作的积极性，但是没有在实际的工作中落实档案管理的有效工作，其中还有部分高职院校以学校内部改革为借口，擅自改变学校档案管理部门的职能，降低其在学校的地位，导致档案管理部门在学校不受重视。所以，我们经常在高职院校整体评估检查中，学校相关的资料不完成，档案管理部门资料实用性不高。

（二）档案管理部门从业人员综合素质不够。当前，很多高职院校档案管理人员的综合素质普遍不高，有很大一部分档案管理人员不是档案管理专业出身，对档案管专业知识没有太多的学习与了解，没受过类似的档案管理高等教育。例如有的学校中，为了留住博士这类高级知识人才，学校会把他们的家人安排到档案管理部门工作，有的高职院校为了协调学校的人事关系，会聘用临时工来进行档案管理工作。以上是高职院校管理人員的基本构成，这样的管理队伍，专业素质较低，档案管理人员对自身工作的认识不够。另外，档案管理部门与学校的其他部门之间几乎没有进行有价值的沟通与交流，斩断了高质量档案的获取渠道，且在这样的管理队伍中，部门人员的电脑基本操作不过关，无法对档案管理工作进行有效改革。长此以往，高职院校档案管理部门的工作死板单一，效率低下，高职院校档案管理工作水平不会得到有效的提高。

（三）部分学校档案室基础设施配置不全。截至当前，很多高职院校看似配备了电脑等现代化的办公设施，但是电脑仅有一个文字输入的功能，无法全面实现办公无纸化，很多高职院校档案室的信息化建设程度极低。据笔者观察，还有部分档案管理部门连基本的配套设施都没有，电脑都是“上了岁数的”，有的条件较差的学校，档案管理部门所用电脑还是其他院系教师更新换代后不用的电脑，无法及时安装现代化的软件。更让人吃惊的是，我国经济发展至今，还有学校档案管理部门收集、记录、整理等工作依靠人工化，根本没有运用现代化的信息技术。人工书写造成了工作人员不必要的精力投入，且速度慢，错误频出、工作效率低下。当这类学校碰到领导的检查评估时，档案管理人员加班加点进行突击整理工作，这种工作模式下的档案管理，信息中错误频出，导致档案的可信度降低。

二、对上述问题的解决策略研究

（一）改变在校师生对档案管理工作的认识。在校师生要充分意识到学校的档案管理工作与师生的利益之间有着紧密的关系。高职院校的档案管理内容是学校其他管理工作的重要信息来源，是学校的资料来源地。它对于推动高职院校的教育教学改革、科学管理学校、提高教育教学质量、开展科研、提高工作效率、维护学校权益、展示学校特色和发展历程具有不可替代的重要作用。高职院校档案管理工作的有效进行，对学校教学改革、教学质量、科研情况和学校教学效率方面，都有着不容小觑的作用。高职院校档案管理工作的质量是高职院校管理水平的直观体现，高职院校的教学情况、管理手段、教学效率都能从档案管理工作中显现出来。

（二）提高档案管理人员服务意识和服务水平。档案管理工作的性质就是服务性，所谓的服务就是服务于学校教学、科研工作，因此，档案管理人员要克服重管理轻使用、重管理轻服务的思想。在日常工作中，全心全意为学校各个部门服务，不能挑三拣四，看菜动筷。工作过程中，要端正态度，对在校师生进行周到的服务，以公正、公平的态度对待每一位前来查询档案的师生，为每个档案使用者提供又好又快、又规范又细致、又优质又满意的服务，不断提高档案管理工作的服务水平。

三、结束语

当前的高职院校的档案管理思想必须要与时俱进，档案管理人员要尽快摒弃传统的工作理念与思想。使的档案管理工作更加信息化，将高职院校中的档案工作实物管理转变为信息化管理。档案信息状态从静止转变为动态，让档案部门的服务方式更加科学化、主动化。借着信息技术迅速发展的契机，使高职院校档案管理工作更加现代化、高效化，提高档案管理工作水平，促进高职院校进一步发展。

【参考文献】

[1]张红.电子档案管理在高职学校档案管理中的应用[J].兰台世界，2016（12）：65-67.

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