办公室系统文件收发平台的开发与应用研究

胡臻

【摘要】近年来，我国各单位及企业人员办公过程中文件的收发数量呈现明显上升的趋势，為了有效提升企业以及机关部门办公效率，有必要在办公室建立系统的文件收发平台，提升企业以及机关单位的办公效率。实现办公室电子文档的网络化传递，能够减轻工作负担、降低不必要的办公支出，同时还能够减轻工作人员的工作压力。本文分析了办公室系统文件收发平台建立的必要性，深入探讨了系统建立时需要应用的要点，以期为相关工作者提供指导和帮助。

【关键词】办公室文件;收发平台;开发;应用

现阶段，全球经济快速发展以及新的政治形势变化，对我国的单位机关以及企业安全都提出了新的要求，同时，由于信息化时代的到来，文件、通知的传递越来越频繁。过去的文件及通知传递大都通过传真的方式进行，对于保密等级较高的文件，则需要基层单位派专人去取，这种文件传递方式不仅效率低下，同时成本极大，对于一些需要紧急处理的文件，人工取送的方式已经难以满足当前的工作要求。在计算机技术以及互联网技术普及的今天，机关单位以及企业部门有必要借助互联网资源，建立专门的办公室系统文件收发平台，实现通信渠道的拓宽以及信息传递速度的提升，从而推动现阶段我国企业及基层办公效率。

一、办公室系统文件收发平台建设简述

（一）系统需求分析。办公室系统文件收发平台的开发和建设，主要包括办公室文件下发、办公室内部文件互传以及基层文件上传等几个方面的工作内容，因此在每个部分的权限以及保密建设时，需要采取不同的操作权限以及密码，确保文件通过系统传输时的私密性和安全性。办公室系统文件收发平台的建设需要经历以下几个阶段：借助软件工程技术进行结构化、模块化设计，同时根据企业以及机关单位实际办公需求进行办公室系统文件收发平台的设计，对平台的底层进行确定，另外，还需要进行平台分模块开发以及集成测试等工作，确保平台的运营稳定后将其投入使用。在进行系统建设时，将领导办公室与基层办公室之间快速的文件传递作为目标，力求借助系统文件收发平台满足以下几个工作要求：第一，领导办公室向区域范围内的基层办公室进行文件发送。第二，各领导办公室之间以及各基层办公室之间进行文件互相传输。第三，基层办公室向领导办公室进行文件上报。第四，文件接收单位能够进行文件实名签收，方便之后信息查询及反馈。第五，对系统的每个使用者进行IP地址记录，避免他人盗用用户名以及密码。第六，建立历史记录模块，将半年甚至一年内的文件传输名称进行保存，方便进行审核查询。第七，对半年之内的文件传输记录进行保存，清除这个时间区间之外的文件传输记录，避免冗余信息造成工作人员资料查询的不便。

（二）系统设计目标。想要确保系统文件收发平台切实帮助工作人员办公，需要在进行系统设计时满足以下几个目标：第一，系统可靠性要强。长时间的运行、大规模的信息传递都不会影响其运行的可靠性以及安全性。第二，文件收发平台要具有实用性。也就是说文件收发平台的使用难度不能过大，同时要与基层办公的实际情况接轨良好，避免工作人员在使用时出现隔阂感。第三，系统要具有扩展性，也就是说文件传输系统的扩展升级是较为简单的，这样能够帮助领导在进行规划时处于一个高起点，而在具体实施时分步进行，逐步扩展。第四，文件收发平台要具有一定的先进性，具体来说，在进行文件收发平台设计时，必须充分考虑到文件收发平台未来的发展情况以及未来办公室文件收发的工作需求，并运用先进的理念及技术进行平台设计，确保系统文件收发平台在一定的时间内都处于可使用状态内。第五，文件收发平台要具有灵活性，也就是说文件收发平台的适用范围要广，不能仅局限于某一区域。第六，文件收发平台在研究以及设计过程中尽可能具有更高的性价比，减少成本投入，从而为我国的政府工作以及经济发展提供更大的支持。

二、系统关键技术简述

（一）动态数据库维护程序设计。为了减少工作人员在进行文件录入时的工作量，同时提升文件信息录入时的准确程度，有必要对收发平台需要维护的信息按照其类别进行分类，同时，借助相应的模块来对这些信息进行灵活的增加、删减、修改以及保存。

（二）系统程序结构设计。在进行文件收发平台设计时，需要采用分级模块来进行程序设计，实现“不同权限可使用的功能不同”这一要求。一般来说，所有的文件收发平台需要具备以下四个功能，即基层文件接收、同级文件接收、发送文件以及已发送文件存储，这四个功能模块有机结合，是文件收发平台的重要组成部分。

（三）系统优化处理。系统优化处理，就是紧密结合办公室系统文件收发平台设计使用需求来对系统进行相应的设计以及优化。具体来说，文件收发平台优化处理主要包括以下几个方面：第一，设计相应的程序，确保用户在文件签收时留下签名记录。第二，定期对系统半年以前的传输文件进行清除。第三，对系统文件传输后的文件名称进行记录以及分类，方便工作人员后续的查找工作。

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