职业院校档案管理工作新思路研究

刘宪梅

【摘要】职业院校档案是在长时间教育工作中积累的院校教师工作以及学生学习成长的各种有价值的资料，是院校在教与学的教学活动的发展过程中的反映。职业院校要想正常开展各项工作，档案的管理是重要前提。但因为科学技术发展速度的日益增快，职业院校档案管理工作在和时代发展相顺应的过程中出现了一些急需解决的问题。本文主要对职业院校档案管理工作新思路进行探讨，旨在为职业院校档案管理工作提供帮助。

【关键词】职业院校;档案管理;管理制度

档案可以将学校在工作和其他活动中的成败予以真实记录，所以，在职业院校日常管理工作中，档案管理工作占据着极为重要的位置。立足于现阶段我国职业院校档案管理的实际情况而言，我国高校的档案管理工作仍有诸多缺陷存在。只有不断对职业院校档案的管理工作予以改善，才可以促进学校教学和管理水平提高，为职业院校教育事业的发展奠定坚实的基础。

一、加强意识，健全机构

不仅要将职业院校档案的意义、作用、地位和价值充分认识到，还要对职业院校档案现代化建设的重要性有更加深刻的认识。若不能充分认识档案信息服务和档案工作的重要性，就会对档案信息服务工作的深入开展造成严重影响。档案现代化建设的好坏是對高校现代化水平高低进行衡量的标尺，把档案现代化建设做好，可以为职业院校的良好发展奠定坚实的基础。基于认识的提升，要将观念转变，加强档案意识，要用科学发展观对高校档案现代化建设予以指导。进一步强化档案意识，促进服务意识的增强，确保档案工作始终顺应社会的发展。严格贯彻并落实档案法，加强法制教育，促进法制观念的增强，在普法宣传计划中纳入档案法。在落实国家的档案法规以及本校档案管理制度时，要竭尽全力做到“三纳入”，也就是在学校的规划和计划、相关人员的职责范围和学校的各项管理制度中纳入档案工作，并在各方面大力支持档案工作。

二、提高档案管理人员素质

在职业院校的不断发展中，对档案管理人员的专业技能以及熟练程度提出了更为严格的要求，为确保高校档案管理工作顺利开展，职业院校要立足于国家对高校档案管理的要求，选择某一固定时间培训档案管理人员，使管理人员更加熟练档案工作，为职业院校档案管理工作的发展奠定坚实的基础。优秀的职业院校档案管理人员必须具备良好的职业修养和素质，精通业务。同时职业院校的档案管理人员要求稳定，借助不断学习档案专业理论知识和参与档案业务培训，促进其综合素质的提升，并采用先进设备技术和现代化管理技术，提升档案管理水平，实现高校档案管理的自动化。

三、颁布职业院校档案管理制度

要想将职业院校档案管理现状有效改善，颁布一套完善的档案管理制度意义极为重大。职业院校档案管理工作应立足于我国相关法律，同时和职业院校实际情况相结合，颁布一套和职业院校自身相符的档案管理制度。具体可以分为下述几点：

（一）制定一套完善科学的档案管理工作机制。并把相应机制形成档案文件，为档案管理工作提供重要参考。同时，颁布收集、整理档案等相关条例，让职业院校档案管理工作更加科学、正规。

（二）把档案管理责任制落到实处。在档案收集和整理中要落到实处，同时要对档案管理责任人予以明确，充分了解档案管理工作人员的职责。

（三）严格遵守规章制度。职业院校内部应在制定相关制度后，严格遵守规章制度，为档案管理的有序、正常运行奠定坚实的基础。

四、逐步优化档案管理模式，优化配套设施

要对职业院校档案管理模式予以优化，首先要充分认识到体制的重要性，然后档案管理人员要具备强烈的责任意识。因为职业院校档案管理工作和院校工作的各个方面都有关，不仅有教学、教师、整体规划，还有科研、学生、师生的切身利益。所以，必须严格遵循科学的原则，构建完整的档案管理工作模式，进一步强化档案工作的科学化管理，借助经费投入，把基础设施配套力度加大。如根据防窃密、防盗、防火、防潮的标准把库房和安保系统配备好，构建高质量的数据支持和网络支持系统，将计算机、复印机等必要装备配备。经费要真正做到年初有预算，使用有保证，专款专用，重点保障。

五、技术手段的创新

长时间以来，职业院校的档案管理模式传统性的倾向十分严重，其均借助手工手段管理或利用，对档案的管理水平和利用程度造成了严重阻碍。技术创新可以推动档案管理创新，档案管理的技术创新主要包括：首先，档案工作人员在档案管理和保护中创新性运用社会科技成果，以免损毁档案，使档案老化速度变慢。其次，要求档案工作者就档案工作操作技术方面存在的缺陷和弊端，将新的档案工作技术和方法研制出来，以促进工作质量和效率的提升。现代职业院校档案管理还要将档案信息化管理顺利实现，在积极参与设计和建设机关办公自动化系统中，把条目录入工作做好，使档案条目检索自动化顺利实现，将文档一体化问题顺利解决，以实现服务质量和工作效率的最佳化。主动结合档案工作重点和学校中心工作，服务于教学和科研，让职业院校档案管理占据主导地位，做到管理手段的多元化和社会化。

六、结语

在社会的不断发展下，在档案事业发展中诸多问题随之出现。要实现职业院校档案的高准确率和完整性，并让其在学校今后的各项事业中实现最佳化的效果，要求档案工作人员具有敏锐的管理和创新精神，超前管理各类档案并加大档案立卷的超前指导力度，确保档案管理工作特色鲜明。

【参考文献】

[1]孙红玲.新形势下职业院校的档案管理[J].科技创新导报，2017（14）：227.

[2]周媛.职业院校档案管理工作的问题和对策[J].办公室业务，2018（8）：154.