热力工程档案归档审核要点与规范管理

郝睿

【摘要】热力工程档案归档质量与城市建设发展、人们生活安全性息息相关，高质量的档案归档对于保障热力工程安全、维修而言至关重要。基于此，本文探讨了审核热力工程档案的关键，并从制度、技术、人员等方面分析了规范管理热力工程档案的策略，旨在实现档案价值，为热力工程建设企业以及城建工作提供服务。

【关键词】热力工程;档案归档;审核要点;规范管理

在热力工程规模不断增大的条件下，各种文件资料日益增加，对档案管理工作人员也提出了更高的要求。实践中，存在大量档案管理机构与建设工程各部门脱节的情况，文件资料缺失、质量不高严重影响了档案的后续利用效果。因此，有必要加强热力工程档案归档管理工作，提升档案审核力度。

一、热力工程档案归档审核要点分析

（一）在审核文件材料方面。在审核文件方面，应当审核其是否为原件与文件是否签名、盖章。具体而言，原件是热力工程施工的原始凭证，必须进行归档。部分工程环节可能混入一些复印件，复印件不便于保存且效力不高，一旦遇到问题，容易给企业造成不必要的损失。签名、盖章对于文件材料而言十分重要，它是保障责任落实的重要流程，并且它对文件的有效性也有重要影响。因此，必须重视对签名、盖章的审核。

（二）在审核材料内容方面。文件资料内容能够直接体现热力工程建设情况，是评价工程质量的主要内容之一。施工人员往往档案意识不高，容易出现内容缺失等情况，难以反映真实的工程情况。例如，关于原材料的试验文件，只包括数据，没有结论等。鉴于此，必须重点审核档案内容的完整性，如有缺失及时补齐。

（三）在审核文件数量方面。要审核材料是否齐全：一是项目负责人先进行审核，确保文件资料真实、准确、齐全，能够体现出热力工程建设活动。二是收集视听资料，包括热力工程建设初期直至竣工期间内的所有资料，应确保资料画面清晰、音质良好。三是电子资料应当与纸质资料统一归档，审核时应保证其无划痕，存储介质能够长期保存。

二、热力工程档案归档规范管理策略研究

（一）基于档案分类与编制的规范管理。科学合理划分档案类别，有助于加强档案工作的科学化、规范化与体系化。分类标准应当参照热力工程自身特点，并结合后续档案归档管理需求设计，从而便利后续工作的开展。例如，一般情况下，针对多数热力工程情况，可以作如下分类：一是技术管理档案;二是设备仪器管理档案;三是热力站档案;四是施工人员档案;五是供热管线档案;六是视听档案;七是科学研究档案。同时在每一个具体类别下规定档案范围，细分档案内容，从而促进档案归档工作有序进行，提高归档工作的规范化程度。另外，还应当编制热力工程规范管理标准，实现对工程文件资料的及时补充与调整，提高归档档案质量，确保其具有实效性。

（二）基于档案归档规范管理制度的构建。在档案制度构建方面，应当坚持集中领导、分级管理的原则。完善与改进现有制度，编制档案管理岗位职责以及档案管理制度内容，依据我国《建设工程文件归档规范》内容，结合热力工程建设企业实际情况，制订相应的档案管理办法与细则。精细规定热力工程相关档案内容，明确归档文件资料范围，并设置具体归档文件质量标准，力求权责明确，层层管控。对档案归档相关人员，依照其工作内容质量要求与工作完成效果设置相应的奖惩制度。另外，企业对热力工程档案还应当定期进行会审，各部门负责人参与审核工作，一旦出现问题及时调整修正，从而保障档案归档质量。

（三）应用信息技术实现现代化档案管理。通过使用SCADA、GPS卫星定位以及GIS热力管网地理信息系统，能够实现对热力设备管网数据信息的全面把控，有助于提高热力企业管理热力设备的水平，提升所采集信息的科学性与准确性。档案管理机构结合实际需求，设计出以热力工程档案归档管理为主的档案规范管理体系。通过上述系统采集相关数据资料并进行档案归档管理，同时定期对管理机构基于档案管理所设置的档案管理系统中的数据进行更新管理。对热力工程竣工档案，通过档案管理系统处理与热力企业自身相关的数据信息，即是说，将这些档案资料输入到计算机中，编辑其目录、检索词等。然后使用扫描、摄影等信息数码技术把重要档案文件存储到档案管理数据库中。需注意的是，应当及时更新升级档案管理软件，保证热力工程档案归档工作更加高效、有序。

（四）培养档案归档管理人员专业素质。热力工程本身具有高专业性、技术性的特征，结合工作性质，不难发现，热力工程建设危险系数较高。鉴于热力工程种种特点，其档案归档人员必须具备一定的归档知识、计算机管理知识以及热力专业知识。这样才能够发挥归档人员的作用，实现对热力工程文件的审核、管理、监督。为了满足新时期热力工程档案归档对工作人员的要求，促进热力档案归档的标准化、科学化、专业化，切实落实档案归档相关法律法规，应当加强对档案、施工、监理、工程管理等部门人员的培训工作，使其了解熟悉档案收集、编制等工作内容与流程。防止档案归档管理人员与监理、施工等人员脱节，对档案归档造成不利影响。

三、总结

总而言之，在热力工程档案归档工作中，工作人员应当加强自身专业知识、专业技能的培养，严格依照归档要求与归档流程开展工作，保证档案资料的规范性与有序性，并不断探索实践档案归档管理工作的优化策略，充分利用现代化技术，保障档案归档工作质量，促进档案价值的实现。

【参考文献】

[1]靳启颖.文件归档问题的理论分析与对策研究[J].北京檔案，2018（08）：15-18.

[2]盛霞.南岸区热力工程档案管理措施与管理方向研究[J].化工管理，2016（32）：35.