档案在人力资源管理中的作用

侯艳青

【摘 要】近些年，我国的经济水平不断提高，企业随之快速进步，目前，人力资源能够把档案作为企业日常工作需求及了解教职员工综合工作能力的重要工具，从而对教职员工的个人工作能力、工作经验及兴趣爱好有一个清楚的了解，有利于企业员工的选拔、教职员工的定向性栽培等工作的顺利开展，可是，人力资源档案管理包含的内容十分丰富且比较复杂，在档案管理工作当中，高校人员的流动对其造成了很大的影响，为此，针对人力资源管理中人事档案管理的具体作用进行论述具有很大的现实意义。

【关键词】人力资源管理;人事档案;作用;措施

档案管理是一份非常枯燥的工作，但是对事业单位的正常运转来说有着非常重要的意义，所以必须要加强对现阶段档案管理工作的标准化、规范化建设。随着社会的进步和经济的发展，现阶段的档案管理工作与传统的档案管理工作相比发生了巨大的变化，传统的档案只是依靠纸质来进行保存，所以在管理时只需要对纸质档案进行管理，但是在现阶段的发展中，档案形式趋于多元化，既包括有纸质档案又有电子档案，这给档案管理增添了难度。所以需要对传统的档案管理模式以及方法进行优化创新，并建立一个档案管理的标准化制度。

1.人事档案与人力资源管理的关系

人事档案可以提供有关人力资源管理的最基本信息。人力资源管理是通过使用现代科学方法组织、协调、培训和部署与物质资源有关的人力资源。在最合理的状态下保持人力和物力资源，同时适当地激励和监督人们的思想、心理和行为。使员工充分发挥主观能动性和创造性，充分发挥自身能力，从而使人力资源管理更加合理。最后，使公司的发展和个人能力的发展相适应。人力资源管理活动，即人力资源规划、招聘和部署、培训和发展、绩效管理、薪酬和福利管理以及劳动关系管理一体化。所以，人事档案与人力资源管理的关系是分不开的，是紧密联系的。人力资源管理中信息的载体就是人事档案，人力资源在各个领域应用能使人事档案的发展越来越往前走，同时人事档案的管理，又会使人力资源的使用更加准确。所以说这两者之间是相辅相成的。

2.人事档案在人力资源管理中的作用

2.1为人力资源管理提供真实可靠的信息

在企业的发展过程当中，要最大限度挖掘每一位教职员工的潜能，促使每一位教职员工的能力得到充分发挥，这样才能够使得每一个岗位的教职员工价值得到最佳的体现。为此，人力资源管理部门通过对人事档案的调查来了解教职员工的具体情况，通过人员档案内容的记录，来进行企业各岗位人才的安排，按照每位教职员工的特长来进行岗位的安排，从而使得人力资源的作用得到充分性的发挥。

2.2考核成绩中的作用

同时在单位人力资源管理工作中，奖惩和晋升都需要通过人事考核、绩效评估和薪酬分配来实现，而通过做好人事档案管理工作，可以将员工在工作中的具体表现和能力充分反映出来，能够为单位对员工进行素质和能力的评估提供重要参考信息，从而做出合理的决策。

2.3人事档案可以给予有效的激励措施

人这一生有很多需求，包括身体、安全、社交、尊重和自我满足的需求。不同的人在不同的时间有不同的需求，因此員工的需求水平也不同。因此，我们可以研究员工的档案和材料，了解员工的实际需求，然后对个人使用个性化的激励。

2.4文件内容类似，减少了人事档案的价值

人事档案是一个人在社会实践中发展的真实反映，因此它应该是一个人的真实情况的全面和客观的表达。让考察者在翻阅时可以清楚的了解到信息。但是，目前人事档案资料单一，内容缺乏真实性，资料空白、没有个人特色表现，失去了真正的价值。它损害了员工的积极性，使整个组织承担了不必要的损失。

3.提高人事档案管理在人力资源管理中作用的策略

3.1增强人事档案的真实性

真实性是人事档案的基础性特征，一般情况下，人事档案管理工作具体涵盖了对教职员工档案的审查、个人信息真实性的调查、虚假信息的排除及对教职员工个人信息的进一步拓展，从而创建高校人才数据库，需要指出的问题是，高校人才数据库需要安排专业的人员进行管理，并且要做好个人信息的及时更新，针对高校的管理层及专业技术人才要将其个人信息搜集记录完整。在现代化高校的人事档案管理过程当中，要尽可能借助先进的多媒体计算机技术，通过影像资料的方式来对个人信息进行登记，从而拓展个人档案的信息范围，使得个人信息资料尽可能地完善化，使得个人档案信息的可利用价值得到最大限度的提高。

3.2规范档案管理，强化人事档案管理在人力资源管理中的作用

在人事档案管理工作中，通过对档案管理工作进行规范，可以有效开发人事档案信息资源，实现人事档案的重要作用。在当前市场经济环境下，人员具有较强的流动性特点，因此在人事档案管理工作中，需要对档案材料的形成、审核、整理、保管和传递等方面给予充分的重视，以便于为档案的利用打下坚实的基础。同时在当前人事档案管理工作中，还需要加快管理观念的转变，可以通过扩大存档范围，建立人才数据库，实现对人事档案的动态管理，及时对人事档案信息进行更新，从而为人力资源开发提供重要的依据。

3.3加强人事档案的及时收集和识别

首先，人事档案的归档过程是一个整体，它们是相互关联的。在长期文档管理工作中，通常存在不可避免的情况，例如文件的缺失部分。因此，文件管理员应及时组织员工文件信息的上交，以确保完整的收集和准确的信息。为整个业务部门的工作顺利开展创建条件，并以此来准确的掌握每个员工的状态。其次严格对待上交的个人资料，对于不符合要求的及时给予返回，改正后再收入档案，做到人事档案管理的有序性。

3.4做好立卷归档工作

实现档案管理工作的标准化，就是为了将档案的使用价值发挥到最大，而立卷归档工作就是其中最为关键的工作环节。在立卷归档工作开展中，首先需要做的就是将所有的案卷进行归纳整理，这是实现档案管理标准化、规范化的初步工作。其次需要做的就是对案卷的重新组合，重新组合就是为了将一些内容混杂、组卷过厚的案卷进行重新组卷。最后就是需要结合实际的工作状况，规范著录工作，在著录过程中要全面地做好初始基础工作。

4.结语

人事档案是企业每一位教职员工个人信息的详细记录，特别记载了其从参加工作到现在的所有表现，是企业进行人力资源科学合理性配置的重要依据，关系着高校的人才选拔与针对性培训，为此，企业在开展人力资源管理工作当中，要根据企业教职员工的具体情况来选择最为适合的人事档案管理方案，根据企业现实需求进行人事档案管理的实时性创新，从而促使人力资源管理的作用得到最大限度的发挥，体现出其固有的重要价值。

【参考文献】

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