大学生学籍档案与党员档案分割管理的研究

摘 要：现在各高校存在对学生学籍档案和学生党员档案并没有进行分类管理，二者仍混装在一起的情况。党员组织材料归由档案室管理，但组织关系仍归属组织部管理。两者分由两个部门各自管理，存在管理漏洞。根据目前党组织对党员档案的管理要求，档案室对于党员档案和其组织关系并无直接管理及处理权利。以遵义医学院为例，对大学生学籍档案与党员档案不分割管理的缺点、分割管理的优点及分割后相关管理模式详细阐述，提出一种大学生学籍档案与学生党员档案分割管理的办法。

关键词：学籍档案;党员档案;分割管理

一、学生党员档案管理现状述评

现在高校对学生学籍档案和学生党员档案并没有进行分类管理，二者仍混装在一起。组织材料归由档案室管理，但组织关系仍归属组织部管理。两者没有分由两个部门各自管理，存在管理弊端。根据目前党组织对党员档案的管理要求，档案室对于党员档案和其组织关系并无直接管理及处理权利。以遵义医学院为例，据组织部数据显示，从2007年至2015年遵义医学院毕业的8301多名毕业生党员进行组织关系回执排查，经查，在8301多名毕业生党员中，与党组织失去联系的流动党员105人，有组织关系介绍信回执的党员1799余人，需要查找的无回执的党员6397人。在排查过程中，耗费大量的时间与精力将各种信息逐一核查。

结合上数据和我校当前档案管理的实际情况，发现存在以下几个问题。

1.根据党章第一章第九条规定，毕业生毕业后党组织关系必须转入学生工作或生活的地方，方便党员同志参加组织活动。对接受党员的支部，需对党员的档案进行统一管理与保存，这就需要将学生党员个人党员材料转递至接受支部，但如今我校两部分档案材料未分开管理，而部分学生因未找到工作，或部分单位因为人事管理制度，不保存学生学籍档案，就造成两部分档案需分开转递、保管。

2.在毕业学生需要转递党组织关系或者党员档案时，因党员组织关系由组织部统一管理，学校档案室档案管理人员无法对其转递去向及党龄等各方面进行核查，因而导致党员档案出现交接上的混乱。

3.对于已经存放多年的学籍档案，其包括的党员档案因时间过长，档案室无法对其党组织关系是否已转递等相关的信息进行核查，对于部分违反党章规定，超过6个月时间未参加党组织任何活动的以致脱党的党员无法判断。

4.部分毕业生对档案、组织关系转递不够重视，毕业之际忙于找工作， 忽视了对组织关系、档案的转递。同时部分毕业生存在档案知识漏洞，不清楚档案转递的流程、地址。

二、党员档案与学籍档案的分割管理的重大意义

党员档案与学籍档案的分割管理意义重大，将党员档案从学籍档案中单独划出，档案室与组织部合理分工，档案室管理学籍档案，组织部管理党员档案。其分割管理的意义重大。

1.党委组织部对于党员档案具有处理及保管的权利，其能够保证党员档案的无缝交接，避免党员档案因时间问题而出现脱节。

2.党委组织部对于党员档案具有溯源性，其能够追踪党员档案的来龙去脉，以及党员人员的去向，当学生对其党员档案存在問题时，能够准确查找问题的根源。

3.党员档案的分割管理，更重要在于方便学生，避免学生在毕业后因各种特殊原因导致无意脱党的情况发生。

4.档案的分割管理，其意义不仅在于惠及毕业学子，更能实现未雨绸缪，把在校生在毕业之后可能遇到的党员档案与学籍档案的相关问题扼杀在摇篮之中。

5.档案的管理涉及到档案室与组织部、学生年级党支部之间的沟通联系，通过对该工作的分工，一方面使档案管理工作更加高效，另一方面，不同部门之间的成功合作，对于学校而言也是一种帮助，其形成的效应具有积极影响。

6.按照当前党中央规范党员管理的要求，对某些既不参加组织活动，也不履行党员义务，缺乏革命意志，经多次教育，仍不符合党员条件的党员同志，进行劝退，保持党员队伍的先进性和纯洁性的要求。

三、学生党员档案管理中急需解决的突出问题

1.联合学校组织部制定关于学生党员档案的管理办法。

2.档案室制定分离学籍档案与党员档案的方案。

3.对现有党员档案进行核查，明确是否存在脱党情况。

4.根据《中国共产党章程》《中国共产党发展党员工作细则（试行）》及《中华人民共和国档案法》的有关规定，结合我校实际，制定相应党员档案的管理办法。

5.明确党员档案与学籍档案分开的紧迫性与重要性。

6.调查党员对学籍档案与党员档案分割管理的意见、建议。

四、拟定党员档案与学籍档案的分割管理方案

1.拟定党员档案、党组织关系管理方案

（1）根据档案部门实际情况拟定分离计划。依据《中国共产党章程》要求，收集相关党员档案后，拟定分离计划。①协调好党委组织部和各院系学生党支部，协同进行此项工作。②各院系学生党支部在发展党员时，按时间收集学生党员材料，编号归入档案，归入档案时和学籍档案分离、存放。③学生毕业季，学籍档案交由档案室清点存放，按国家要求，发往生源地、学生就业单位或者留校。党员档案直接交由学校党组织部清点材料是否齐全，缺的材料补齐或者按照党章处理，齐全的由学校党组织部将学生党员材料按照学生提供的地址直接邮寄或者机要到学生工作的党组织或者生源地，以保证零差错。④对于往届毕业生党员档案，由学校组织部提供学生名单给档案室，档案室负责将制作党员档案部分抽出，和学校党组织部清点交接，由学校党组织部与同学联系，核对党组织关系是否转走。对于没有转走党组织关系的党员同志按照党章进行相应处理。对于党组织关系已经转走的党员，由该党员出示相关有效证件及材料后，将该党员的党员档案转到该党员党组织关系所在地。

（2）做好党员组织关系清理工作，对存在的脱党人员按规定进行处理。①校组织部根据档案室提供的档案做全面摸排，查询脱党人员数。②联系毕业生党员，按照党章相关规定，对没有按时交党费和参加党组织生活会的党员进行处理。③借鉴和学习其他相关单位经验，确保此项工作的顺利开展。即新生从入校到毕业，党员材料和党组织关系就交由学生所在院系的组织部直接跟踪管理;学生毕业时，党员材料和党组织关系转走相关程序也由院系组织部直接负责，院系组织部直接和校组织部对接，简化流程、提高效率。

2.根据实际情况拟定学生学籍档案相关管理办法

（1）学生学籍档案管理。应届毕业生档案管理：应届毕业生分为普通应届毕业生、应届外校升学毕业生、应届本校升学毕业生，对于不同的毕业生类型对档案的管理方式也需进行相应的调整。①普通毕业生、外校升学毕业生档案管理：根据学生提供给就业办的就业单位或升学学校信息，档案室相关工作人员需对这部分学生的档案通过EMS方式统一邮寄。②本校升学毕业生档案管理：由就业办统一提供调档函，相关档案室工作人员与本校研究生招生办公室核查无误后，将本校升学学生学籍档案密封后统一移交到本校研究生院。③学生档案留校管理：对于未提交相关邮寄信息、信息错误或不全、申请档案留校的学生，档案做留校处理，由档案室相关工作人员将这部分档案分类归入档案库。④提前调档学生档案管理：由相关单位或学校出具有效调档函，在档案室相关工作人员的协调下进行调档工作。

（2）留校学生档案管理：①留校未满两年的学籍档案，相关档案室相关工作人员将这部分学生学籍档案按毕业年份、班级归入到不同的档案柜。期间学生调取档案根据相关规定进行调档。②学生调取留校满两年、未来得及处理的学生学籍档案，调档按正常调档处理。③留校满两年的学籍档案，档案室相关工作人员核对学生生源地信息，核对无误后按留校学生档案未满两年处理方法处理。④编外档案，定期清理一次档案，对过期和失去存档价值的档案，在有关领导的监督下，实行销毁。将调档相关数据进行汇总后，将数据统一导入遵义医科大学就业信息网，以便学生实时掌握档案的去向。

3.做好授课和宣传工作。（1）联系学校教务处，统一安排学生关于毕业生档案调动规定和流程的课程，由档案室老师讲授。（2）由档案管理人员向年级老师培训，再由年级老师向学生做好相关的宣传工作。

五、研究的主要内容、主要观点、创新之处

1.主要内容。通过分析当前学籍档案与党员档案混合管理的弊端，用于研究学籍档案与党员档案分割管理的优点，并通过新旧方法的对比，针对目前的学籍档案与党员档案进行整改，提出方便管理的档案分割管理办法。

2.主要观点。（1）党员档案之所以存在目前的问题，归其原因，大部分在于档案管理办法的欠缺，缺乏一个好的档案管理方法来对党员档案和学籍档案进行分类管理，故而导致出现一系列的关于党员档案管理的问题。（2）对于学籍档案和党员档案进行分割管理，根据本人多年的档案管理经验而言，其分割管理的意义和其产生的效能非常巨大，其不论是对于学生、老师、系部以及学校都有做较大的积极意义。（3）党员档案与学籍档案的分割管理，一方面是解决目前所存在的问题，另一方面是对目前工作的一种革新，這种行为是一种创新性的行为，其能够帮助我们更好地解决以后工作遇到的问题。

3.创新之处。（1）档案分割管理方法对原有的档案管理方法进行了拓展，在某种意义上来说，是对档案管理工作领域的一种开拓。（2）为了档案分割管理方法的实施，我们不再局限于过去的单枪匹马，而是采取部门合作的方法，其打破了我们常规的办事模式。（3）档案分割管理的最大创新之处在于，在遇到传统问题时，跳出传统的束缚，用创新性的方法来解决老问题。（4）从基层党建工作开始响应党中央号召，为全面从严治党做好基础工作。

近年来，随着毕业生党员数量的不断增涨，学籍档案与党员档案混合管理模式在校时暂时的便捷管理与毕业后高校对组织关系排查困难的矛盾日益加剧，学生学籍档案与党员档案的分割管理模式易实时追踪清查、管理结构化的优势日渐凸显，可预见的是学生学籍档案与党员档案的分割管理将成为未来高校档案管理的发展趋势。

作者简介：杨辉（1964-），男，贵州遵义人，遵义医科大学，副研究馆员，贵州省高校教育协会档案工作研究会副理事，贵州省档案协会会员。