关于数码照片档案管理的思考

摘 要：数码相机的普遍应用形成了大量的数码照片，为丰富、充实档案库存提供了有利条件，同时大量数码照片档案的产生，对其管理也带来很大的挑战。从数码照片的特征现状入手，根据自己的实际经验，从数码照片档案的收集、整理、著录、保存等方面提出一些建议。

关键词：数码照片;照片档案;管理

当前，信息技术的飞速发展给人们的工作和生活方式带来了深刻变革，也促进档案管理理念、方式的改革与创新。随着档案信息建设的不断深化，档案的载体及存储方式更加丰富，数码照片就是新兴的一种档案载体。一方面，数码照相机和摄像机等硬件设施不断普及给数码照片的产生打下了良好基础，另一方面档案信息管理系统的普遍应用和互联网的普及也大大方便了数码照片的收集、存储和转移。在此背景下产生大量的数码照片档案，这在丰富档案信息资源的同时，也给档案管理部门带来了一定挑战。

一 、数码照片的概念及其特点

数码照片是指用扫描仪、数码照相机等设备获得的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系統阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。与其他类型的档案载体相比较，数据照片具有多重优势。第一，与实体档案相比，数码照片具备电子档案的特征，其存储期限较长，一般来说只要存储设备有效就能够永久保存且质量较为稳定，后期也不需要进行过多的维护，节省档案保管的成本;第二，数码照片能够较为方便地通过打印机打印成照片，具备与实体照片相同的功能;第三，数码照片的传输速度较快且应用十分广泛。实体照片档案的查询和调阅较为复杂，通常需要人工调取，而数码照片则可以直接通过互联网进行传输，此外，还能通过移动设备或者电视机、打印机等多种设备显示，大大扩大了应用范围。

二、数码照片管理的背景和现状

由于电子数字技术的飞速发展和数码相机的普及，使数码照片的数量成倍的增长。尽管国家、行业都有制定相关的照片档案管理规范或者办法，但很多单位往往浅尝辄止，仍停留在纸质照片管理的理论上，而对于数码照片的收集、著录、著录、刻录保存等较少触及，导致出现下面的几种情况，从而影响了而数码照片的收、管、用。

1.数码照片档案管理意识不强

数码照片管理意识不强主要表现在两个方面：一是对数码照片档案价值的认识不够。相对于其他类型的档案来说，由于数码照片易存储、可视化、传输简便的特点，其利用率通常较高，但管理流程和管理模式的创新较为缓慢。当前绝大部分单位的数码照片档案还只是以简单的数码方式存储，跟不上档案信息化建设，这也使得档案管理人员对数码照片档案存在“得过且过”的思想，对照片档案管理工作不够重视，流于形式，工作效率低下。

2.习惯性存储，没有统一的标准

数码照片档案基本以时间为顺序，以事件为集合体来存放和保管，一卷照片档案一般存放5-10组照片，卷脊为本卷照片关键字索引。在实际工作中，个别档案管理单位没有按照规定存贮照片档案，存在没有编号或编号混乱，整袋原封装箱，用胶粘剂将照片粘贴于纸板上，底片不装底片袋，说明不规范，内容不明了等问题，不便于照片档案的检索和利用。

3.缺乏对实体档案的保护

相对于实体老照片而言，数码照片具备多重优势，既可以数字方式永久存储，也可以打印出实体照片进行保管。但对于大部分的档案管理机构来说，照片档案的管理开展较早，存在着很多照片载体老化，难以长久保管的问题。以某档案馆为例，现存最早的照片档案为60年代末的纸质版黑白照片，距今已有几十年的历史。这些老旧照片是由传统光学照片由感光材料制成，经过多年的存放和长久的借用翻拍，照片的耐久性、画面质量均不同程度受到影响，尤其是上世纪80年代后的彩色照片，褪色、渗化、失真、褶皱等现象十分严重，有些照片还出现了腐蚀和霉变，严重影响照片档案利用价值。对此，有必要对老旧照片进行转码处理，实现老照片的数字化，进一步增加照片档案的保管期限。

以上几种情况，造成数码照片档案长久的管理带来很大的困难，因此我们急需要一个覆盖收集、鉴定、整理、保存等环节，科学、严谨的工作方式。

三、数码照片档案管理的主要方法

1.提高数码照片档案管理意识，完善档案收集、鉴定方法

尽管数码照片在现实工作中大量产生，但一些数码照片的拍摄人员归档意识不强，以及存在一定的顾虑，担心这些数码照片归档后，利用起来不方便等原因，造成大量的珍贵数码照片没有存档。如果档案工作人员不加强宣传，不主动收集，也难以将数码照片转变为数码照片档案永久保存下来。因此，档案工作人员需要通过宣传加强员工归档意识，并且应始终坚持积极的征集态度，各立档单位档案员主动与相关宣传部门负责人建立联系，积极征集他们拥有的数码照片。首先应由主管部门和相关机构进行组织，吸纳档案管理专业人员参与，形成系统化、组织化、规范化的数码照片档案知识培训，由于数码照片档案涉及到一定的摄影知识和计算机知识，因此要加强档案管理人员这两方面知识的培训，同步展开、异地联动，借助专题讲座、定期培训培养专业人员的档案管理意识。目前，不少档案部门尝试设立专人参与相关部门各种重大活动的拍摄工作，或许是收集数码照片档案的良方之一。

档案人员在接受数码照片时，要对其质量与真实性进行鉴定。剪裁或者修改过的数码照片是不能作为档案归档的，因此数码照片的鉴定工作是必须的。在鉴定工作中，最常见的是用文件的形成时间与事件时间对照来鉴别真伪，但是一些专用软件可以对包括 “相片拍摄时间”在内的各种属性进行修改，因此判定数码照片时还需考虑其它因素。由于一些重大活动的拍摄者在两人以上，可以通过不同拍摄者之间数码照片的对比来鉴别真伪，同时还可以通过录像片等其它资料鉴别原始性。同时，归档的数码照片档案需要采用只读光盘，并且在移交登记表中注明文件的特征、设备环境特征、图像记录特征、移交人审核人签字，除了从技术上，还从制度上保障其真实性。

2.加强数码照片档案整理标准化、规范化

数码照片由于拍摄内容重复性强、数量大，整理者可以从中精挑细选，找到可反映事件或人物最真实、最具代表意义的照片归档。

数码照片档案整理、编目由档案员统一进行具体按以下步骤操作。

第一，数码照片档案分类与编号。数码照片整理的第一步就是要进行筛选和分类，对于重复或者没有利用价值的照片予以删除，内容重复度高的照片要酌情留用一到两张。利用价值和重要度较高的照片在保存数码照片的基础上要对照片进行打印，存储在档案室。

数码照片在名称上通常精确到日，如2002.05.27，用八位阿拉伯数字表示;标题名则是对该照片的简要描述，通常包括时间、地点、人物、是由等，文件夹下存放数码照片文件。对文件夹内的数码照片文件一般可按时间或重要程度先后排列.并按其排列顺序编号。如果某一事件具有连续性，尽管中间存有其它事件，也可以酌情排列在一起。

第二，整理具体文件夹内数码照片。第一步，挑选出事件中不同地点、不同人物、不同图像内容的照片;第二步，在相同地点、相同人物中再选择照片质量好，清晰完整的照片。在选择时，应确保通过照片可以将整个事件串连起来，也就是留存下来的照片应该不是孤立且看不出头绪的，中间不应缺少过渡事件的影像。

第三，编号排列。从数码设备中取出的原始数码照片通常按一定规律进行自动编号，在归档整理时，为了体现档案之间的关系，我们参照有关标准进行重新的命名编号，同一个年度文件夹下不同事件编“事件号”，同一事件号文件夹内再编 “照片号”，表现同一事件中不同的场景图像。

第四，著录数据。传统的纸质照片的著录，只需要著录时间、事件、人物、地点、摄影者、底片、册号等标识要素，但是数码照片有别于纸质照片，需要的元数据更多。数码照片的著录包括三个部分的内容，一是照片的背景信息，即时间、事件、人物、地点、背景;二是照片的摄影信息，包括摄影人、摄影时间、原始图像的属性信息（曝光度、像素、格式等）;三是存档信息，包括档号、数码照片号、册好、档案馆代号等，著录信息越详细，其管理和利用就越方便。但是在实际操作过程中，数码照片的整理者有时未必是拍摄者，即使是拍摄者也未必知道照片中的全部内容，因此，在移交登记表中需要尽可能地记录数码照片的基础信息，并且一定在著录时向有关部门或相关者耐心寻问照片档案的相关信息，爭取将各类元数据信息著录完整准确。

3.采用多元化保存方式

数码照片的存储介质，一般来讲电脑和移动硬盘可作为临时性图片存储方式，不能是永久保存。一方面硬盘成本高;另一方面再防震的硬盘，若摔到地上或遇到震动，就会损坏，所以不能长期存储大量图片文件。作为永久保存，最好的存储介质是光盘，便于分类存储图片。同时，光盘体积小，不怕震动，保存时间长、价格较低等多方面的优势，有利于长期储存照片档案。

在现实生活中，由于各种自然的、人为的因素，对数码照片档案的保存安全性造成很大的威胁，采用合理有效的备份是解除这种威胁的常用手段。常用的备份方式有：（1）数据拷贝备份，就是将服务器上的数据刻录到光盘、磁盘等介质上，脱机备份，这样备份方式一般是刻录三套，一套封存，一套利用，一套异地保管，适用于小型档案馆的电子档案信息的保存;（2）异地双服务器备份，这是最实时的备份，这种方式可靠性高但是费用大，适用于大中型档案馆的网络服务。合理有效的备份机制是保障数码照片档案信息安全的必要手段。

只要深入地研究数码照片形成和管理的特点及规律，我们必能在数码照片档案管理上更进一步。

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作者简介：徐微（1987-），女，江西宜春人，中国石油化工股份有限公司广州分公司，职称：馆员，研究方向：档案管理。