医院人事档案管理中存在的问题及对策

章雷

摘 要：人事档案的存在能够帮助医院加强对人才的管理，目前医院竞争激烈，对于人才的需求不断提升，所以整个人事档案的管理工作也在向着高效性和科学化的方向发展。从目前医院人事档案管理工作的现状来看还存在很多问题。所以，重点对其存在的问题进行分析，然后在此基础上提出针对性的优化政策。

关键词：医院;人事档案;档案问题;对策

伴随着社会经济的快速发展，人力资源流动性变得愈加明显。随之而来的是其人事档案管理中暴露的问题越来越严重。医院人事档案是反映整个医院工作者的个人信息、成长、绩效、思想道德与奖罚等多方面信息的重要资料，它不但是医院进行人才管理的重要依据，同时也是医院工作者自我成长和自我维护的重要基础。在信息技术飞速发展的今天，更加应该高度重视对人事档案的管理。所以为了促进医院工作的有效开展和工作人员的成长，及时对其管理之中存在的问题进行反思和解决是极具必要性的。

一、存在问题

1.缺乏管理意识

在医院管理工作之中普遍存在重病历档案、轻档案管理的情况，究其原因不外乎：第一，没有有效宣传《档案法》;第二，因为档案工作无法直接创造相应的经济效益，因此缺乏对档案社会及经济效益缺乏宣传，公众对于档案的利用效益了解程度较低;第三，传统档案管理之中过于重视“藏”，忽视“用”，因此导致医院领导层和职工都不够重视档案的作用，整体管理意识相对比较薄弱，甚至有些人认为没有档案管理工作也是可以的。另外，再因为档案在整个医院建设之中所发挥的作用比较弱，信息资源开发程度缺乏，所以使其利用率相对都比较低。

2.管理机构不健全，整体职能较为混乱

通常医院的档案管理由行政办公室的综合档案室负责。但是因为整个行业管理的基本要求以及历史的一些原因，综合的档案室通常仅僅管理文书，而有关的科技、人事、音像、病理切片、病历档案等全部分属于各个职能部门和科室进行管理，由此就导致出现了管理机构过多的局面，所以目前医院档案管理都还未形成一套科学、统一的管理制度及标准。在社会和科学技术不断发展之下，档案自身的内涵以及作用等产生了一定的变化，由于医院尚未形成统一的管理标准，就导致大部分的档案没有被有效纳入管理之中，因此也就没有实现有效的开发利用，档案自身价值难以发挥，管理的意义名存实亡。

3.管理人员素质较低

当前管理人员专业出身的比较少，整体知识结构老化，学历较低，缺乏系统的现代科学知识，因此无法适应目前的管理需求。很多医院甚至将该项工作简单地理解成文件的收集和装订，所以档案管理人员的水平几乎停留在经验上面。还有一大部分的人员属于兼职，所以不论是工作时间，还是工作精力都无法得到有效保证。当下还有一部分人员不愿意从事该项工作，整个岗位上人员调动相对比较频繁，这就影响了基本的管理水平。

4.管理方式与制度缺乏先进性

目前人事制度不断改革创新，医院进行人才选拔和创新的手续也在不断简化。因为人事档案管理工作尚未进行及时的修正与补充，因此就导致人才流动困难，还有一些医院其整体人事材料存在不完整现象，给各项人事审批及审核工作带来了一定不便。档案管理工作本身是一种政治性和机密性非常强的工作，其材料必须由专人管理，且单独存放。但是因为医院当中管理工作量相对比较大，所以从事该项工作的人员基本都是兼职，缺乏专业管理。另外在管理方式上，由于缺乏相应的管理软件，管理手段较为原始和粗放，这就极易导致相关材料无法及时归档或者资料不全的情况。同时，还有一些职称考评、科研以及业绩考核等材料归档不及时而导致其材料不能真实反映本人的实际情况。

5.交接手续缺乏严密性

在进行档案移交的时候实施的打包移交方式，相关手续也未按照程序进行办理，不论是档案的数量还是材料数量等存在界限不清和职责不明确的问题;甚至还有一部分人认为，档案的移交仅仅是钥匙的交接，因此这就导致前后的管理工作出现脱节问题。

6.档案内容存在不真实的情况

人员政治历史材料过多，有关业绩与专业的材料比较少，在鉴定考核之中大多都是赞扬术语和千篇一律的希望之词。有时候，为了某些人的需求，在其档案之中参加工作的时间、出生年月以及文化程度等还存在前后记载不一的现象，甚至一些领导干部的档案也存在这样的情况，其中流动人员之中这样的情况更加普遍。

7.档案管理信息化程度不高

这几年伴着科学技术的进一步发展，计算机网络等技术广泛应用在医院管理中，其整体管理手段在不断进步。但是在人事档案管理之中使用计算机网络管理的相对比较少，在该方面所投入的硬件也存在较大的不足，整个现代化管理方式比较落后。另外，由于医疗用房的日趋紧张化，使得档案管理室用地狭小，在设备方面也都是因地制宜，将阅档、办公和仓库等全部融合在一起，防火、防盗水平较低。另外，由于对原件的反复使用，出现纸张变黄、字迹褪色的情况。另外，还有一些先进的技术手段尚未充分挖掘，计算机技术的应用仅仅是将个人信息以及相关的档案目录输入进去，不论是资料的检索，还是调阅等都还是手工操作，无纸化阅档难以实现。

二、解决对策

1，提高认识和加强领导

医院领导人员需要高度重视档案管理工作，将其放在提升整体干部队伍水平的高度上。另外还需要建立专门的管理小组，定期对其工作进行检查、指导和监督，对于已经存在的问题应该及时进行解决;同时还需要建立管理考核制度，定期对其工作实施定量考核和动态化管理，由此推动整体工作制度的科学化和规范化。

2.强化基础工作建设

进一步完善相应的管理设施建设，其中需要建立防火防盗的专用档案库房，同时配置铁质的档案柜。在库房之中需要设立灭火装置、空调以及除湿装置等等;对于已经设置的各项安全措施要定期进行检查。同时还需要将阅档、办公以及库房三者分开，加大资金的投入力度，配备相应的计算机管理设备。

3.完善管理制度

档案管理工作比较琐碎繁杂，倘若没有相应的制度进行约束，势必造成管理混乱。对此，应该有效结合档案管理工作的实际情况和现实社会的基本需要，进一步完善相应的档案管理制度，加强落实力度。另外，还需要建立计算机辅助管理制度，不论是档案的转入，还是转出，都需要严格规范，同时阻止虚假材料入档。同时进一步完善相应的档案整理工作细则，确保其档案案卷更加完整和科学，进而给人事考察与任用提供精准实用的信息。

4.加强管理人员素质建设

人事档案的管理工作本身就是一项业务性和政策性较强的工作，它將保密性与服务性集于一身，所以这就需要相关人员加强自身素质建设，选择作风正派、责任心比较强的共产党员来从事这项工作，在平时还需要加强对其工作和生活的关怀，加大教育培养力度，以此提升其工作积极性。相应的主管部门还需要定期对其实施业务培训，让所有人员都能够及时掌握先进的管理技术和知识，并充分了解档案管理的重要性，提升责任心，提升管理水平。对于人员自身来说平时也需要自主学习，提升政治觉悟与专业素质。

5.改善档案收集方式

依照档案补充与形成的特点和来源，在收集的时候，因为人事档案形成具有一定的持续性，所以整个收集工作需要经常性，包括定期收集、不定期收集以及随时收集。其中随时收集就是依照档案形成的时间和所掌握的相关信息来向相关部门进行收集的;定期收集指的是依照医院的实际情况，每半年或者每季度和部门加强联系，并收集材料档案;不定期收集就是从整个管理工作的实际情况出发，并不对收集时间进行确定。在实际应用的时候医院需要依照自身的实际情况综合使用，灵活掌握，以确保收集工作的继续开展。

6.优化档案功能

要对档案的功能进行重新定位：首先，将其原有的重要部门保留下来;其次，进一步扩大和丰富档案的内涵，比如其中所涉及的医疗保险、养老保险等，加大对工作业绩的评价，增加一些奖惩、学习和特长等材料，便于今后医院能够依照自身需求来选择人才;最后，还需要将其他求职者和用人单位所需功能予以补充，避免弃档现象的发生。

7.强化和人才机构之间的沟通

需要加强和社会其它部门的联系，尤其是和人才机构之间的沟通，通过对流动人员档案在新形势之下管理方式的研究，制定适应于各项工作的档案收集与应用制度，以便及时收集人员在工作中的表现信息，同时使新形成的档案可以符合相应的管理要求，实现有效利用。

8.加强信息化建设

人事档案是非常重要的人才资源库，所以需要积极利用各种方式充分发挥其作用，需要实现工作手段的现代化，这是档案管理的基本需要，同时也是我国现代化事业的关键组成部分。加强对档案实施计算机辅助管理，通过对计算机以及扫描仪等设备和现代技术的应用，将档案资料输入到计算机之中，然后再通过有关技术进行处理，将图片、文字以及声音等资料转变成为数据信息，以此实现纸质档案和数据档案共存。同时还需要使用计算机网络技术创新管理，将一些不属于保密范围的信息与社会共享，不仅提升了档案管理工作的质量，还提升了利用率。

三、结束语

在新形势之下，医院当中的人事档案管理不但关乎所有医务人员的利益，还会对整个医院的发展带来一定影响，所以，必须重视起来人事档案管理，及时查找现阶段该管理工作存在的问题，不断对管理模式和方法进行完善，加大对专业人才的培养，以实现管理工作的完整性与真实性，最终推动医院的进一步发展。

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