浅析基于大数据时代的档案价值及其利用

安琴

摘 要：大数据时代信息技术进一步发展，档案是一直应用在各个领域保存信息的一种方式，但是当下的档案查询相对比较繁琐，部分档案还需要在特定的环境下才能进行查阅。本文主要在于分析大数据时代下的档案的特征，如何在新形势下保存档案，如何高效利用档案，论述大数据时代档案的数据价值开发与利用建议。

关键词：大数据档案;档案管理;档案价值及应用

随着科学技术的进一步发展，我国也在慢慢进入一个新的信息时代—大数据时代。大数据促使各行各业的数据信息得到归纳和整理。传统的档案都是具备档案属性，如何让传统的档案在新的时代下管理起来变得轻松，也让数据资源变得更重要，我们可以考虑将档案转换成电子文档的形式来进行保存和整理，当然，部分资料也需要采用图片的格式进行保存。通过云端这一新型查阅信息的理念的深入，如何提高数据资源管理的水平以及分析能力，以及如何应用这些档案，实现档案的价值成为新话题。

一、大数据下档案特征与价值

1.大数据下的档案理念

“大数据”是数据信息化的新时代的简称，“大数据”之所以成为这个时代常见的名词，成为大多数国家信息化发展的方向，都是依赖互联网应用、云端技术以及物联网等技术的发展。现如今，西方国家互联网发展较早，对于档案的信息化也日趋成熟，纸质档案开始慢慢成为过去式，并开始退出时代的舞台。电子化档案的应用已经相对成熟，成为了主流。在我国的电子化档案管理发展还不够，虽然部分档案也开始实现电子化，但是需要进一步发展。以电子化信息档案作为档案管理发展方向，以大数据理念作为档案管理理念，来弥补我国对于信息化技术以及相关领域的不足，使档案的价值得到最好的发挥。

2.大数据下档案特征

“大数据”在计算机存储、读取以及相关软件的成熟应用，得以发展。其核心就是对于数据采集、存储、整合、以及处理与分析，通过网络上提供的云储存、智能分析等服务形成了典型的三个特征。首先，更具社会性这一特性，互联网在全球的应用，让信息交流变得没有界限，对于各行各业的交流变得更加紧密，便于统一规范，为发展提供支持和推动作用。其次，是数据的整体性。以往，我们查阅档案，都是单一档案，其档案中体现出的价值相对单一，甚至真实性也无法进行判断。但是通过大数据就不一样，单一的档案只是作为部分档案被存储在个体数据库中，查阅档案时，会展现一段时间内的档案信息和数据产生的变化，从而在整体上发现其价值。最后，是时刻变化的动态性。随着智能手机这一新型数据载体的出现，资料的收集也由传统的PC端转移到了移动端，数据更新更加快捷和便利。

3.档案数据的价值

档案之所以存在，就是其有参考的价值，然而大数据下的档案，是以其他形式存在的多元化数据，其蕴含的情报信息并没有因为形态的变化而任何减少。存储的成本却得到了实质性的减少。档案记载的内容，就是为了将信息转变为知识，但是大数据下的档案数据通过关联分析，直接挖掘出数据中潜在的数据，这些恰恰赋予了档案在数字人文中的价值。电子档案是公众获取信息的一种方式，档案的价值更多的在于共享上。不过，要如何保证档案数据在开放时还处在法律法规允许的范围内，这也是档案是否有价值或者价值是否能够提升的重要依据。

二、在大数据背景下开发档案价值与意义

1. 档案数据的价值

面对新时代档案的变化，让人们对于档案的价值有了不一样的理解和解读。抛弃了先查阅档案再整理这一处理方式，让获取的档案资料不再是单一的资料，查询出的档案资料相互关联性更加准确有效。可以从不通过的角度进行查阅和分析，让数据得以共享给更多有需要的人，让档案的价值增加重复再利用这一特性，让档案获得新的价值。不断更新数据的档案也让档案变得更具时效性和预判性，这一特性是与传统的机关单位、图书馆等这些特殊的档案管理部门的死板资料完全不同，不断更新的数据对于当前的状况以及未来一段时间内的变化都会有一定的指向性。从宏观的角度出发，让档案价值的开发更具有整体性，能让档案的价值更高于档案本身的价值。

2. 让档案价值更具有现实意义

传统的档案保存都是存放在特定的档案仓库，如果是年久失修的档案仓库，无法有效的封存和保管档案，损坏的档案其价值就不言而喻了。如果建立专业的现代化档案库，对于资金的投入是十分巨大的，还需要专业的人员进行维护，以保证收藏的纸质档案一直存在价值。但是把大数据的概念引入到档案管理中，将传统的档案归档模式转为电子化这一新型方向，能让档案管理变的更多元化。节约了建立档案仓库的成本，通过专业培训工作人员，提升综合素质，让大数据档案完美的对接到网络的大环境下，让单一档案的查阅换成一种宏观的查阅方式，让原本已经无太大意义的档案或者相对研究价值比较狭小的档案依然能在新时代的档案时代里继续发挥作用。

三、如何在大数据背景下开发利用档案价值

1.加强团队建设，提高意识

档案管理是需要有专业知识储备的人员进行管理，要提高档案的利用价值，就需要拥有专业技术以及有良好职业素养的人组成团队来找挖掘档案深层次的价值，以应用到不同的领域中，有助于企业在发展的道路上有更多的依据，让企业发展少走弯路。加强团队建设，提高团队成员对于档案的敏感度，及时的更改和调整档案，提高档案的开发，让查询者获得更具价值资料，让档案价值得到极致的发挥，让档案开发和利用变得更有意义。

2.完善制度，优化体系。

不同行业，不同企业和组织在实际运营中都会产生不同的情况，都是唯一且不可替代，这些档案资料都是具有实际价值的，这样就需要开发者拥有完善的制度，同时也需要优化档案体系，这个与传统的档案管理相类似，都是将具有保存价值的重要数据资料进行分门别类的进行整理。区别在于，传统的保存手段需要建立一个档案室来进行存放，且通过专业人员进行修订和加工处理。需要专门的记录手段以方便资料的查询，查询时还需要在特定的地点。而新时代的档案存储只需要建立對应的数据库和类别，占空间很小，查询时，根据需要的关键字，就能不受地域，不受空间的限制，仅仅需要网络的支持就能查看到需要的资料。还能将相关的资料数据查询出来，对于某些档案的更改以及重新归类更加方便，也更准确。查询出的数据也更具时效性和更加完整。

3.多方合作

既然是大数据时代，如何才能体现出“大”这个字的意义，如果仅仅是单独一家来进行档案的开发和整合，往往会比较片面，就完全没有了大数据的意义。大数据资料的要求就是全面，只有越全面的资料，其价值才是最大的，与相关产业的合作，实现资源共享，资源互补，提高档案资源存在的实际价值。通过大数据平台这一良好的开发环境，更好、更深的加强了档案开发，同时对于档案进行纠错，让档案的准确性进一步提高。以创新思维来打破传统单一的保存和管理模式。

4. 强化设施管理

（1）软件开发与更新

作为档案的查询与添加工具，软件的开发是实现档案价值重要的一个环节，对于管理者而言，档案的添加需要简单，分类需要清晰，同时也需要实现采集功能，将网络上的零散的资源进行整合从而形成一份有意义的文档。同时也需要管理者拥有专业的知识进行整理和纠错。当然，开发更需要结合用户访问的特点进行发开，检索方式也需要进行优化和多功能。根据用户反馈信息进行调整，让软件更优化，搜索信息更全面。同时防止数据被修改和恶意损坏，还需要加强数据的病毒防护以及恶意攻击。

（2）硬件的维护与管理

硬件主要是连接在网络上的服务器，作为提供云端数据承载体的服务器，在配置方面要求相对较高，有别于常规的计算机。加上一直处于高速运转状态，会产生大量的热量，会加速电子元件的老化，因此，需要专业的人员进行定期或者不定期的维护才能保证服务器的正常运行，对于控制温度、湿度的基础设施也需要配备。当然云技术的应用，让庞大的数据存在不同的服务器上，也大大的减少了数据的丢失。对于服务器配置的需求，也需要根据软件开发时做出的预估进行预判。

四、结论

在大数据时代环境下，高度集成这一优势让档案价值远远高于了档案本身价值，其查询效率和查询信息的精确度让电子信息档案远远高于精心管理下保存的传统档案，因此，发展信息化档案管理已经成为当下的必然趋势。加强信息化团队的建设，培养专业的管理人员，深层次发掘档案价值，让档案价值在新时代得到更完美的体现，也是顺应社会发展的要求。

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