加强事业单位档案信息化建设的意义与路径

摘  要：随着时代的发展以及信息技术水平的不断提高，档案行业在管理形态以及开发手段等发面都有了巨大的进步，尤其是我国国家级别的档案管理中心已然能够在传统管理模式中大胆地插入信息化内容，其有效实现了档案管理的智能化、科学化以及高效化。在这样的背景之下，事业单位的档案信息管理工作也获得了一定的发展，但是相较于我国国家级档案管理中心而言，尚且还存在着诸多不足之处，这就使得事业单位的档案管理工作与国家级档案中心管理工作相互脱离，严重影响了二者之间的交互沟通，甚至影响了事业单位档案机制的长效发展。所以，全方位地强化我国事业单位的档案管理工作，在其中融入大量信息化内容有助于贴合国家档案管理部门的需要，实现由上到下的专业档案信息交互机制，这对于推进我国精神文明建设以及事业单位发展而言，意义非凡。下面，本文就强化事业单位档案信息化建设的意义做出了简单探析，同时分析了现阶段事业单位强化档案信息化工作的路径。

关键词：事业单位;档案建设;信息化手段;意义;路径

档案管理是一项历史悠久的工作，其是社会发展过程中的重要推进力。在最近几年，我国信息技术正在不断地成熟，档案行业无论是在管理、开发等方面都获得了巨大的进步，尤其是国家级别的档案管理中心已然实现标准化以及规范化档案信息化建设，这有效提高了我国档案管理工作的高度。企业事业单位的档案管理工作极为重要，并且为事业单位的特殊工作提供了大量的数据支撑。但是由于其受到多方面限制，因此尚且存在大量问题，这使得其严重偏离社会的发展进程。介于此，事业单位有必要全面加强档案信息化建设工作，以此来革新自身的档案管理模式，为自身发展带来推进作用。

一、事业单位档案信息化建设的意义

1.减少所需成本投入，实现高效管理

档案管理信息化能够有效地和无纸化办公相互关联，二者的无缝衔接能够在极大程度上地缩减事业单位需要投入的管理资本，全方位地提高档案管理工作质量以及工作效率。档案信息化能够有效拉近档案管理部门以及单位中其他部门之间的交互沟通，事业单位各项文字材料从制作开始到领导审阅签发，到建立档案等多个环节都能够通过计算机实现，这样可以在极大程度上地解决工作的困难度，有助于深度提高视野单位档案管理的工作水准。

2.档案整理收集将会更为简单

在互联网信息技术的支撑之下，事业单位档案信息化建设工作有助于简化工作流程，包含档案信息的收集、整理、查询等工作内容都能够在信息技术的引领之下更为简便，这就能够保证档案资料的长久保存。档案管理工作实现信息化处理，通过计算机来对档案做出整理、编辑检索、内容提要、目录，可以任意对其做出排列、分类、整序以及检索，整个过程几乎是全自动，这样就可以极大程度上地缩减寻找档案的时间，有效推进后续工作的正常进行。档案储存过程更加地集成化，能够在更小的空间之内存储更多的信息内容，实现高密度收集。

3.实现高安全性地档案保障

互联网信息技术的保密性相较于传统的纸质档案而言更高，其能够实现档案资料的秘密防护。档案信息管理系统能够建设相应的防火墙以及数据监测技术、数据恢复技术等等，以此来实现对信息内容的加密以及权限管理，从软件角度来有效摆脱外界的入侵，保障各项电子档案的基本安全，尽可能地防止因黑客入侵或者受到病毒侵犯而产生的网络信息泄密问题。

4.高效率数据收集与统计

一般来讲，事业单位所涉猎到的档案信息库是极为庞大的，各项数据内容的收集与统计一直都是一项工作难点。在信息技术的引导之下，事业单位可以在开展数据收集与统计工作的时候，正确采用大数据技术，以此来更为有效地检索自己需要的数据内容，以此来为企业后续的决策提供相应的数据支撑。档案管理工作信息化使得大数据统计分析不再困难，因此将其应用于数据收集与统计工作中必然可以有效推进事业单位发展。例如，在事业单位开展周年干部培训大会的时候，接受培训的人员数量、培训成绩、培训质量等内容都可以借由大数据技术予以分析，将此作为基础，更好地指引员工工作。

5.提供与高层级档案管理中心交互的机会

创设档案管理信息网络能够有效推挤事业单位档案信息的管理水准，如此一来就能够更好地和当前我国国家级别的档案中心实现信息内容的交互沟通传递，在数据共享的帮助之下，档案开发工作将会受到有效推进，同时也为事业单位的发展提供了巨大的便利。

二、事业单位档案信息化建设的路径

1.制定符合单位发展的档案信息化总体规划

事業单位的档案信息化建设绝非是一蹴而就的，其从属于一项系统工程，往往会涉猎到单位发展过程中的诸多环节以及方方面面，所以事业单位的档案信息化工作建设的前提是服从于当前事业单位的发展前景，创设相应的单位档案信息化管理道路，按照事业单位具备的相应特点以及发展目标，渗透到科学调查工作之中，创设出更为切实有效的长期档案信息管理计划以及短期档案信息管理计划，同时与单位内部的其他部门之间做出合理接轨，以此来保证所有单位部门均能够在档案信息化工作的引导之下和单位内部的其他管理部门开展有机合作，信息共享。同时还要和本单位的公文管理以及信息中心的建设相互促进，于单位的网络办公司系统相互契合，以此来形成更为完整的单位档案信息化管理网络，切实有效地提高事业单位档案信息化建设的高度。

2.逐步推进档案管理工作的信息资源数字化

档案信息内容的数字化是执行档案管理信息化建设的重要内容，同时也是事业单位创新档案信息管理模式的重要支撑，档案数字化主要是采用先进的信息数字技术，而后将单位内部以物质载体形式展现出的档案信息做数字化处理，使其成为相应的数字信息，同时根据这些信息档案来设置相应的目录数据库，以方便后续查询。具体方法为：首先，事业单位在开展日常工作的过程中常常会应用到大量电子音像材料或者电子版材料，通过计算机互联网来将这些资源信息转变成为数字化文档，并将其存储;其次，事业单位存有大量不同载体的档案，挑选其中的重点并且符合条件的档案做出数字化处理，使其转变为数字档案;最后，如果是上级或者其他单位所传递来的不同载体的档案公文或者相应资料，那么需要先将其做解密处理，而后转变为数字档案。在上述前提之下，引入专门用于档案管理的信息软件，借助于互联网技术来事先档案目录编辑等等工作，通过更少的空间来储存更多的信息内容，通过更为简洁的操作手法来提供更轻松的查询工作，为后续实现档案信息化提供铺垫作用。

3.创立档案网站，逐步实现档案信息传递的网络化

事业单位如果想要更为深入地实现档案信息化，那么就有必要创建属于自己的档案信息网站，通过网页的形式来为人们提供相应的档案查询服务，以及相應的电子文件归档帮助;档案网站需要和事业单位内部的OA系统形成连通状态，以此来保证事业单位的办公系统能够和档案管理工作相互连接，创设出更为合理的一体化机制，将单位内部的各个部门的信息工作全部考虑其中，以此来达成相应的资源共享工作，尽最大可能来提高档案管理工作的综合效益;创设相应的信息档案网站，事业单位需要慎重选择设备，采取最为先进标准的主流化管理设备同时加装先进的软件，同时注重设备以及软件之间的更新换代，以此来保证推进档案信息管理工作的软件、设备均能有效贴合当前的时代发展速率，保障网站的整体运行效率以及其工作质量。

4.档案信息管理工作需要标准化

现阶段，事业单位档案信息化建设的核心要素就是将档案管理工作标准化，这是保障档案信息网络数据趋于正常水平的重要内容。事业单位在开展档案信息化建设的过程中，必须要贴合相应的国家信息管理标准，同时按照地区对于网络运营的实际要求开展信息化建设工作，按照自身的发展需要以及相应工作特点来确定更为完善的内部管理体系。对于技术层面的内部标准而言，其标准化主要体现于数据库结构以及档案管理格式等方面的统一设定，同时需要对数据库内部的软硬件的文档格式以及相关的数据编码做出合理的设定，只有这样才能实现档案信息的统一格式，方便后续于网络之中进行传输解码，更为切实有效地实现数据共享工作，有效解决因为档案格式的差异所造成的数据传输失败、解码工作无法有效进行的网络障碍问题。

5.建设档案网站服务中心，为社会提供信息支撑

一般来讲，事业单位不仅仅承担着推进自身发展的任务，而且还承载着社会管理这一重要责任，掌握着有关我国民生的信息内容，在相关政策允许的情况之下，事业单位有必要正确应用档案信息网络，创设符合自身发展以及公众需求的网站服务中心，借助于自身具备的档案来为公众提供相应的服务帮助，和民生网相互合并，通过信息互补的方法来为公众提供民生信息、社会信息以及个人咨询等多方面的数字化服务;和相关业务单位的网络服务中心合并，以此来达成信息系统合并，扩大公众可知的服务信息范围。

三、结束语

总之，事业单位的档案管理工作是推进我国精神文明建设的重要组成部分，同时也是实现国家档案事业发展的重要推进力量，是我国事业单位蓬勃发展的核心要素。在新时代的引领之下，事业单位有必要正确应用信息化手段，将其融合到档案管理工作之中，全方位地提高人员的工作素养，投入更多的精力以及时间来促进档案数字化的完成，创设相应的档案信息网站，以此来最大限度地激发出档案信息化建设的重要作用，全面加快档案管理工作的效率以及质量，只有这样才能保证事业单位更为有效地贴合当前的时代发展进程，为社会发展带来源源不断的推进作用。

参考文献：

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[3]李 霞.大数据背景下事业单位电子档案信息化管理探讨[J].中国管理信息化，2018，21（04）：161-162.

作者简介：张美佳（1984-），女，汉族，黑龙江省绥化市望奎县人，汉语言文学本科，任职于黑龙江省绥化市望奎县卫生健康局科员，研究方向：档案管理。