特高压交流工程档案管理创新

罗本壁 宋洪磊 倪向萍

工程档案管理是电网工程建设的重要组成部分，是工程建设成果的重要内容之一，也是关于工程建设的真实记录。但以往工程档案管理中，仍存在一些问题，影响档案管理成效：一是工程建设中普遍存在不同程度的“重实体、轻档案”的客观现象；二是各类合规性文件办理周期长，往往会影响档案资料的及时性与完整性；三是特高压交流工程参建单位多、管理模式新、管理环节多、技术难度大、工艺水平高、技术创新多，以往的工程现场档案管理模式难以满足特高压交流工程对档案资料的管理需求。

特高压交流工程档案管理是一项系统性工作，涉及参与工程建设的环节、单位、部门多，资料种类与数量多、工作协调难度大。为了提升档案管理水平，国家电网有限公司交流建设分公司（以下简称“交流公司”）提出并实施了一系列管理创新措施。

完善档案管理组织机构

为完善档案管理组织机构，在各特高压交流工程中分别组织成立了档案协调工作组，由国家电网有限公司（以下简称“国网公司”）总部牵头管理部门、交流公司、建设管理、设计、监理、施工等单位组成，对工程建设全过程的档案收集、整理、移交等工作进行组织协调和沟通反馈，对档案管理过程管控的各项要求进行督促落实。档案协调工作组统筹推进档案管理各项工作，起到了良好的沟通作用，保证了档案管理各项要求的贯彻落实。

档案资料管理贯穿工程建设各环节，需要所有管理人员参加档案资料的收集整理工作。为探索新的管理模式，交流公司还组织成立了统筹支撑中心和档案管理的统一工作平台，推进“全员、全过程”档案管理，有效提升档案管理水平与工作效率。

加强档案管理制度建设

特高压交流工程建设规模大、参建单位多，各类资料数量多、形式多，而且还包括很多创新性设备、技术和工艺。为适应工程要求，交流公司组织编制并发布了《特高压交流工程档案管理手册》《特高压交流工程档案管理标准化手册》，为工程所有参建人员和档案专业人员提供工作指导。

《特高压交流工程档案管理手册》明确了各参建单位在新管理模式下的档案管理职责，提出了工程档案全业务流程管理要求和工作要点，明确了工程建设各阶段的归档文件目录和责任单位。

《特高压交流工程档案管理标准化手册》是工程档案资料整理的指导性与依据性制度，分两个批次发布了变电站土建分册、电气分册、线路分册、导线绝缘子和金具分册、铁塔分册，以及设计分册、环保水保分册和材料监造分册。这些手册对工程建设质量验收和评定、强制性条文实施等各类专业表格样式进行了全面规定，规范了资料的整理和归档实务。

《特高压交流工程档案管理手册》《特高压交流工程档案管理标准化手册》对于特高压交流工程档案管理起到了全面规范、有效指导、强化标准的作用，过程资料与档案的质量水平得到了全面提升，真实、准确、同步地记录了工程建设的全过程。

强化档案过程管理

开展档案预立卷，加强档案过程管理

为增强特高压交流工程档案管理的同步性、完整性，交流公司提出并全面实施了“档案预立卷”管理措施。由责任单位按照相关规定对自身应形成的资料清单进行梳理，提前确定归档范围和工作计划，提前准备档案室、资料盒，并上架备用；在工程施工过程中，安排专人对照收集文件清单并对文件资料进行跟踪，在相关工作完成后规定期限内完成文件收集和整理，及时编写预立卷文件清单及有关说明。交流公司同步进行“档案分阶段移交条件确认”检查。经过整改确认后，过程资料仍以预立卷方式存放在资料形成单位，参照档案室管理模式进行专人管理，以保证资料始终处于受控状态。

通过“档案预立卷”措施，保證现场资料管理的同步性和及时性，同时也保证了重要资料及时收集、及时发现问题，减轻档案移交阶段的工作压力，对提高资料的及时性、完整性和正确性具有重要意义。

组织分阶段预验收，固化阶段性工作成果

在“档案预立卷”的基础上，进一步提出了“分阶段预验收”工作模式，强化档案同步管理。以淮南-南京-上海特高压交流工程为例，前期论证阶段，拟以架空线路方式跨越长江，后期改为从底部穿越长江，即GIL管廊方式。在两个阶段中，工程前期行政审批文件多、专业性极强。为及时、真实地记录各工作环节，留存相关工作资料，对此工程试点开展了前期文件“分阶段预验收”，要求建设管理单位及时收集、整理前期工作的委托、论证、报告、批复等文件资料，确保工程前期文件不遗失，实现归档齐全、真实、准确。

增强档案管理意识

做好资料管理的基础性工作，不仅可以提升档案管理水平，而且还可以促进工程管理水平提升。因此，交流公司组织开展“透过档案看管理”主题系列活动，从系列培训教育活动、系列清单范本梳理、系列培训课件制作等角度出发，全面提升资料管理的基础性工作水平。

（1）开展系列普及教育活动。印发《特高压交流工程档案管理制度汇编》，普及国家、行业、企业档案管理规范和标准；编制《档案培训教材》、发布《档案知识题库》，组织全员进行档案管理考试；组织档案管理知识竞赛，普及档案管理基本知识，增强档案管理意识；组织编制《工程档案典型案例集》《档案过程检查操作手册》，提升档案管理水平与效率。

（2）梳理系列清单范本。梳理并更新施工过程记录文件归档资料目录，分变电土建、变电电气、线路施工、综合管理四个专业分别梳理质量记录性资料及相关技术标准，更新表格样式，明确填写规则。

（3）制作系列培训课件。基于已有的特高压交流工程数字化档案管理成果，重构工程建设全过程，组织编制系列培训视频课件，通过国网公司网络大学予以发布，并编制系列培训教材。

创新档案管理措施

交流公司组织开发档案管理全过程辅助系统，从档案资料形成、收集、检查与验收等环节实行全过程管理，并对历次检查发现的问题进行分类统计、汇总分析，便于后续工程档案管理水平的提升。该系统在蒙西-天津南、榆横-潍坊等特高压交流输变电工程的档案检查与验收中试点应用，取得了良好效果。

苏通GIL管廊工程是目前世界上电压等级最高、输送容量最大、技术水平最高的超长距离GIL创新工程，为首次采用江下管廊形式的特高压交流输电工程，技术难度大、可靠性要求高、创新项目多。在工程管理、建设施工中出现了大量本行业未曾出现过的管理类、技术类资料，需要采取有效的创新措施加以管理，满足档案资料管理需求。结合工程特点，交流公司开展广泛的调研，进行档案专项研究，明确归档范围、职责分工、表格样式内容、填写规则等，丰富了档案管理的内涵。具体做法如下。

（1）开展调查研究。工程开工前，交流公司组织相关人员到市政、水电等隧道工程进行调查研究，收集档案资料、技术标准、管理制度等，为工程档案资料管理提供有益的参考与借鉴。

（2）开展专题研究。由国网公司总部相关部门、交流公司牵头，与建设管理、监理、施工等单位联合开展研究，分析工程适用的施工技术标准，明确分阶段归档资料内容及填写要求；编制盾构隧道施工记录用表；确定质量验收范围、验收方法、记录表格等。同时，制定技术标准清单，规范施工记录、外委试验、强条执行记录等表格样式，编写了填写说明。

（3）从档案管理的角度明确归档文件目录。将档案管理通用性要求与工程实际管理需求进行有机结合，研究并明确了工程整体档案目录。

结语

综上所述，特高压交流工程档案管理实行国网公司总部统筹协调、交流公司专业化管控、省公司具体组织的工作模式。在工程建设中，健全组织体系、创新制度体系，采取档案预立卷、分阶段预验收等过程管理措施，并开展档案提升专项活动，立足工程实际及时开展档案管理创新专题研究，推广应用档案全过程管控系统，通过创新管理手段，有效提升了工程档案管理水平，从而进一步推动了电网工程建设管理水平的提升。