浅谈关于高校基建档案的管理

摘 要：本文按照基建档案管理模式随时代的演化、利用者的需求等方面的因素分析，从纸质基建档案管理、一般基建档案管理系统、高级基建档案管理系统模式探讨等，层层递进地阐述了方便、快捷、安全的基建档案管理模式。

关键词：基建档案管理;基建档案利用者;基建档案数字化

一、高校基建档案传统管理模式分析

随着社会经济地发展，人民生活水平地提高，高校基建档案的利用率也越来越高。根据统计数据，近几年来，高校基建档案利用卷次都在几百卷上下，参看下表。

在基建档案利用率逐年提高的前提下，如果按照传统查阅基建档案的管理模式，既不方便利用者，档案人员的工作效率也很低。传统查阅基建档案的模式，是建立在查阅纸质基建档案之上的。一项基本建设工程结束后，高校基建等相关部门会以卷为单位，将此项工程的全部基建档案，从文件到各类图纸都移交进高校档案部门。档案人员根据他们的要求，去库房取出案卷提供给利用者。因为基建档案中有大量的图纸，利用者在利用这些图纸时，大多数情况需要局部或全图复印。高校档案部门一般都配备了普通复印机，可以输出A3和A4的图纸，但很少能配备专业工程复印机。我们的做法是，如果局部复印图纸就能满足利用者需求的，就用普通复印机最大幅面的A3纸型，复印图纸的局部。如果局部复印不能满足，就得进行图纸局部复印后拼接成原图。拼接后的图纸，不好卷曲，携带不方便。在利用中，利用者提出上报需要等，必须按原图大小来复印时，只能将图纸拿到馆外去复印。外借过程会产生两个成本：第一，原图纸的损耗成本。工程图纸复印机，一般需要把原图纸卷入工程复印机中，这样增加了原图纸的损耗。第二，外借时间成本。因为有的高校出现过图纸外借丢失的情况，所以当图纸外借时，档案部门会有档案人员跟随复印图纸的全程。这样确实保证了图纸的安全，但一来一回的外借、归还图纸的时间，跟随的档案人员至少半天都要搭在其中，工作效率大大降低。

有些利用者提出，可以不用图纸局部或者原图外借复印，但需要用手机拍摄原图。现在手机拍摄这么普遍，利用者来馆查阅基建档案时，非常喜欢用手机拍摄局部或整体基建图纸。手机拍摄后，他们导出电子版，拿到有工程复印机的地方原尺寸输出。现场作业时，看电子版比看纸质复印件要方便得多。这样做，确实方便了利用者，也减少了图纸外借产生的损耗和时间成本，但又增加了基建档案电子版流失的风险。一个高校的建筑物图纸电子版广泛流散，这会对高校产生安全隐患。在没有对基建档案数字化之前，纸质档案利用模式中这种弊端很难解决。

二、一般基建档案管理系统简介

鉴于上述基建档案传统管理模式的弊端，有的高校档案部门开发了基建档案管理系统。先要对全部基建档案进行数字化。因为基建档案中绝大多数都是图纸，为了今后清晰准确地查看，扫描的格式建议是tif图片格式，一份基建文件或是图纸，形成一个电子文件。现在存档的基建图纸，都为蓝图。在查看纸质版蓝图时，无论直接查阅蓝图，或是将蓝图复印后查阅，查阅效果还是可以的。但是将蓝图数字化后，在计算机上查看时，就要取决于蓝图本身的清晰度。年代久远的蓝图，在计算机上查看时，会受到一些影响，再打印出来，查看效果更差一些。所以条件允许时，建议每一份图纸扫描后，留存蓝图和消蓝后的白图两个版本。蓝图用于存档，白图用于查阅。

基建档案扫描工作完成后，需要对每一份基建档案进行著录。著录的字段中，最好每一份文件都有该基建工程的名称。例如，某某号住宅楼的建筑施工许可证、一层平面图等。这样在导入系统后，文件级查询时，能够准确地调出这份文件。档案部门可以在电子档案查阅大厅设置计算机，专门供查阅基建档案的利用者使用。因为基建档案的扫描格式都是tif图片格式，每张图片至少几百M大小，所以计算机的配置要高，网速要快，否则查看时，打开一张图的速度会很慢。计算机最好直接连接一台普通打印机，如果利用者需要打印基建档案，就不用通过网络打印，这样查阅速度也会提高。打印机支持将一张基建图纸，缩放成1张或多张A3或A4纸输出。这样就省去了传统纸质基建档案查询中，局部复印或复印后拼接的程序。

高校基建档案管理系统建立后，各单位利用时需要分配账号和权限。一般情况下，档案部门会给利用率高、人员相对固定的部门设置基建档案开放权限。比如基建、后勤、保卫、资产、审计、公共资源等部门。档案部门可以给这些部门，相对利用频繁且固定的人员注册账号，作为这个部门利用基建档案的账号，利用权限是开放级，即可以查看基建档案管理系统中的全部基建档案。对于校内其他机关部处或是院系偶尔来查阅基建档案的，可以让利用者临时注册一个账号，查阅权限是限制级别，就是只能查看某一个工程的某份基建档案。

在上述模式下建立的基建档案管理系统，大大方便了利用者，解决了传统纸质基建档案利用中的一些问题。但是在这个系统的利用中，利用者也随时给我们提出了更高要求。

三、高级基建档案管理系统模式构想

同一基建工程建筑物的名称往往不只一个。比如，申请这个建筑项目时，名称是教学楼。但建成后，基建档案移交时，把它称为“新主楼”。根据位置，大家又习惯称其为“前主楼”。这种近十年的建筑查阅起来还好，利用者无论用什么名称查阅，大家基本都知道指的是哪个建筑。比较难共识的是上世纪七八十年代，甚至五六十年代的建筑。例如，当年的老楼号将这些建筑依次命名为工1、工2等，后来更改了楼号，有乐育、励耘等等。遇到查阅老建筑物时，档案人员先要在新旧楼号对比表中查找一下。盡管把这些曾用名都输入到基建档案管理系统中，但查阅起来还是不方便。

有的基建档案被调出后，查阅者发现并不是现在楼体的图纸，但是名称确实一致。于是还要再去现场实际查看，回来再比对图纸。这种情况年代久远的基建图纸中比较多见。有可能是当时报审时是一种建筑设计方案，实际建造时做了调整，建造后的图纸没有完整保留下来。也有可能当年移交基建档案时，就有不同建筑物档案混杂一起的情况……

基建档案管理系统的建立，仍没解决原尺寸图纸输出和电子版利用的问题。近两年，消防审批上报时，上级主管部门要求提供基建原图纸大小复印件的情况特别多。因为已经进行了数字化扫描，所以就直接将扫描后的电子版，以pdf格式由学校相关部门拷贝走，自行去打印上报。虽然会签署一定的保密协议，但毕竟是在校外打印，还是有一定风险。

大多数利用者查阅基建图之后，是需要在现场作业的，走来走去，登高爬低，拿着图纸复印件很不方便，所以他们愿意用手机拍摄原图，这样携带、利用都很便捷。但是手机拍摄基建档案的方式，容易造成高校基建档案电子版的流失，对高校安全带来隐患。

对于上述基建档案利用中的难点问题，我们想通过改进、升级基建档案管理系统和资源整合的方式来解决，下面是模式构想。

利用基建档案管理系统查阅基建图纸时，用关键词搜索，不如用方位搜索更直接。无论是基建、后勤等经常来查阅基建图纸的人员，还是机关部处、院系偶尔来查阅的人员;无论老职工还是年轻职工，他们可以对建筑物的名称叫法不一，但是对于这个建筑物位置的确定大家是一致的。所以在对基建档案管理系统改进、升级时，要先升级这个管理系统的入口。可以在系统界面放置一个全校的位置地图，每个建筑，包括教学楼、学生宿舍、食堂、校医院、家属住宅等等，都要在这个位置地图中显示出来。利用者账号登陆基建档案管理系统后，首先看到的是这张位置地图。点开位置地图中的某一个建筑物后，可以看到它的全景图片（如果是三维图就更好了）、建筑物名称（包括曾用名）。进入下一级，显示出这个建筑物的所有基建档案。根据对利用者的调研，他们希望这一级能够显示出这个楼体所有的基建档案，包括项目建设时期的，以及历次装修改造后的。根据部门立卷原则，哪个部门形成的档案，由哪个部门立卷归档。基建工程建设档案，由基建部门移交;后期装修改造档案，由后勤管理部门移交。档案部门要将不同部门移交的同一建筑物的基建类档案，整合到一起，导入基建档案管理系统中。检索时，可以是案卷级检索，也可以有文件级高级检索框。要实现位置检索这个功能，首先要把建筑物实体位置和档案部门中保存的基建档案一一对应起来。这项工作单靠档案部门完成不了，必须有基建、后勤等部门的协作，共同完成。一一对应后，就要为每个建筑楼体进行全景拍摄，图片可以是一张，也可以是多张。如果能三维效果图就更好了，楼体当前的楼号要显示出来。这样利用者查阅时就非常直观了。

为了避免手机拍摄基建图纸，造成电子档案流失的问题，可以开发基建档案管理系统的客户端。只要有网络，利用者不用到档案部门，就可以在自己的手机或电脑上，随时查看基建图纸，这样就可以在施工作业现场查图了。对于需要原尺寸纸质版基建图纸，可以和校内有工程复印机的部门进行资源整合。高校有的部门，因为工作需要，已经购置了专业工程复印机。因为是高校自己的部门，所以安全性比校外复印图纸的机构有了很大的保障。档案部门可以和配备专业工程复印机的部门签署一项保密协议。当利用者提出原尺寸纸质版图纸的需求时，档案部门将图纸电子版发送给有专业工程复印机部门，由他们给打印出原图尺寸图纸，利用者去那里取走图纸。

以上提出的这些设想，初步解决了利用者利用基建档案时的一些问题。多年档案管理的经验让我们认识到，在推动档案数字化进程中，要引导利用者，适应查阅电子档案的方式。在基建档案管理系统刚刚开发之际，由于系统不完善，有些时候确实不如手工查阅便捷。但是随着管理系统的不断改进、升级，基建档案管理系统方便、快捷、安全的优势越来越明显，它终将取代纸质档案查询。

参考文献：

[1]王 淼.大數据背景下基建档案建设分析[J].城建档案，2019

[2]和兴兰.基建档案数字化工作初探[J].北京档案，2019

作者简介：陈新（1972-），女，满族，硕士学位，副研究馆员，档案信息管理。