基于案例分析的科技文件组卷理论与实践新探

高胜楠 吴建华

[摘要]科技文件组卷既是科技档案管理学的重要内容，又是科技文件整理的核心工作。针对当前科技文件组卷研究中只考虑了单个科技项目形成文件数量较多时的案卷拆分，未考虑单个科技项目形成文件数量较少时的案卷组合的问题，提出了“项目组合”的概念，即把项目文件形成时间一致、项目类型一致、所形成全部文件厚薄一致的项目组织在一起，形成一个整体，并以房地产估价活动中的科技文件组卷为例论证了“项目组合”思想的现实必要性与理论可行性，梳理了引入“项目组合”概念后案卷组织与案卷编目等业务环节的变化。

[关键词]科技文件案卷组织案卷编目

[分类号]G270

Exploration on Theories and Practice about the Organization of Scientific Documents Based on Case Analysis

Gao Shengnan，Wu Jianhua

（School of Information Management of Nanjing University，Nanjing，Jiangsu，210023）

Abstract： Science and technology documents are not only the core of science and technology management but also essential content of science and technology management science. In the current criteria of the science and technology management and almost all of books named management science of scientific and technical archives，the documents are split into multiple files according to their internal categories. However，there are few studies of how documents are merged into one file when there are a few ones in a technology project. We proposed the term of“project mergence”，which means the project file is formed at the same time and the project type is consistent. Each project forms a whole document of consistent thickness and consistency in the organization of the project file together to form a whole，taking the real estate appraisal activity as an example，it demonstrates the practical necessity and theoretical feasibility of the " project mergence "，and analyzed the change of file organization and file catalogue if project mergence was taken into.

Keywords： Science and Technology Document； File Organization； File Cataloging

科技文件是在社會生产、工程建设、科技活动中直接形成的信息记录，是科技工作正常运作的必备要素。一项科技、生产活动形成的所有文件之间具有密切的有机联系，需要作为一个整体加以管理。在科技文件形成、积累之后，特别是在归档准备过程中，科技档案部门应根据本单位科技活动的特点和科技文件的形成规律，协助、指导科技部门和科技人员做好科技文件归档前的整理工作，通过超前管理协调科技文件工作与科技档案工作，确保科技文件与科技档案的系统、完整。而科技文件组卷正是对科技文件进行归档管理的环节，是科技档案全程管理的基础，也是科技档案管理学的重要内容和科技文件整理的核心工作。

1科技文件组卷研究的现状与问题

1.1研究现状

科技档案管理学又称“技术档案管理学”，是档案学的分支。1953年开始的“一五”计划的工作重点是工业化建设，这促使实践活动中形成了大量的科技文件。为了科学管理这些科技文件，科技档案管理学正式创立。1956年“向科学进军”的号召进一步推动了科技档案工作和科技档案管理学研究的发展。1958年，中国人民大学开设了科技档案管理学课程。1986年，国家教委正式把科技档案管理学确定为高等院校档案专业必须开设的重点课程。在此基础上，各研究机构相继出版了科技档案管理学专著，如中国人民大学[1-4]、南京大学[5]、云南大学[6]等，这些专著均在科技档案收集与整理章节中论述了科技文件的形成与整理要点，强调了科技文件归档前案卷组织工作的重要性。在期刊方面，笔者以“科技文件”并含“组卷”“立卷”“整理”等为检索词，在中国知网学术期刊数据库检索平台进行主题检索，检索时间为2018年9月20日，仅得到相关文献8篇。这8篇文献发表时间集中在20世纪八九十年代，内容涉及科技文件组卷的含义、重要性、原则、方法等，其中围绕组卷方法展开的研究主要是对同时期出版的《科技档案管理学》著作中组卷方法在实际工作中的应用探讨。因此，本文对科技文件组卷的研究一方面基于文献调研，另一方面基于各时期公布的国家标准文本，研究内容主要是案卷组织和案卷编目。所谓案卷组织，是将同一类别下的一组相关文件组合在一起的过程，原则是在遵循科技文件形成规律的前提下，保持案卷的成套性、系统性。现有研究针对不同类型的科技文件提出了九种组织案卷的方法，分别是按结构、子项或子课题、工序、问题、专业、名称或文件性质、地区、时间、责任者等进行组卷。所谓案卷编目，是以著录与标引方式揭示案卷内科技文件的内容和形式特征，借助著录与标引的内容将案卷内经过系统整理的科技文件的结果固定下来的过程。主要内容包括页码编制，案卷目录、封面、脊背标签及卷内备考表填写等。案卷编目是案卷组织规范化、标准化的基础，案卷编目的直接目的是用相应的语言和符号清晰、准确地反映案卷组织的成果，要求书写文字工整、字迹清晰。

1.2研究中存在的问题

“案卷是反映工作活动的来龙去脉和历史事实，便于文件交接、统计、检索等管理工作的基本单位，是一组根据立卷特征而组合的集合体”[7]。各版本的《科技档案管理学》给予了统一的表述，即“案卷是一组具有有机联系的、数量适度、价值和密级相同的科技文件的集合体”[8]。而相关的国家标准把案卷的定义统一表述为“案卷是由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位”，如《文书档案案卷格式》（GB/T 9705-1998）、《文书档案案卷格式》（GB/ T 9705-2008）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822—2000）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822—2008）。可见，案卷在理论上的理解是文件集合体，在实践中的表现是一种保管单位。在档案管理中，任何一个保管单位都要有质和量两方面的规定，通过质与量的把控达到优化管理的目标。对于案卷，“质”要求在理论与实践上均要具有有机联系，而量的界限在定义与标准规范中均未有明确表述，或仅以“数量适度”论之。案卷组织中量的界限的实质是案卷的组合度，在手工组卷的环境下即为案卷的厚度问题，而案卷的厚度受案卷盒的厚度的影响。《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822—2008）规定的案卷盒的厚度为D=10、20、30、40、50、60，单位统一为mm；《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015）规定的案卷盒的厚度为20、30、40、50，单位统一为mm。也就是说，符合标准规范的案卷盒的厚度范围在10mm—60mm之间，在组织案卷时，案卷的组合度也应控制在这个范围之内。

通常情况下，项目中形成的科技文件要保持项目的独立、完整，以项目为单位，一个科技项目的文件组成一个案卷。假设一个项目中所有文件的厚度为H，那么，根据标准中给出的卷盒的厚度，结合H的取值范围可将当前研究中的组卷方法概括如下：

（1）当10mm≤H≤60mm时，将所有项目文件组织成一个案卷，选择与案卷厚度接近的卷盒，案卷题名即为项目名称。

（2）当H>60mm时，将所有项目文件组织多个案卷，通过选取案卷内文件的某一内容或形式特征对全部文件进行一次或多次拆分。若无需按内容或形式特征进行拆分，则可按文件形成顺序或项目流程进行合理分解，多卷装盒。案卷题名为项目名称加拆分案卷所选取的内容或形式特征，或项目名称加卷盒顺序号。

（3）当H<10mm时，现有研究未指出该情况下的组卷方法。

显然，前两种情况在实践中经常发生，其共同特征是所组案卷包含了一个项目内所形成的全部文件，当前的标准规范和专著充分考虑了这两种情况，给出了相应的理论指导，据此，科技部门在案卷组织方法和案卷卷盒的选择上积累了丰富的实践经验。第三种情况在以往的实践中极少遇到，即单个项目所形成文件的厚度不足10mm，但这种情况并非不存在。那么当H<10mm时，具体活动中科技文件组卷的实际状况为何？多个形成文件较少的项目能否进行组合组卷？其后续的业务环节又会有哪些变化？也就是说，当前的标准規范和专著都只考虑了单个项目形成文件数量较多的情况，未考虑单个项目形成文件较少的情况，这不得不说是科技文件组卷研究中的疏漏之处。

2科技文件组卷的新情况——以房地产估价活动为例

档案管理实践是档案学理论的基础与来源，也是档案学理论发展的根本动力。从具体的实践活动中了解当前科技文件组卷的真实情况，对于完善科技文件组卷研究具有重要意义。笔者调研发现，上述第三种情况在一些科技活动中已形成符合实际需要的组卷方法，但相关理论的修正略显滞后。作为一项实践性较强且实践变化先于理论发展的活动形式，对其研究以具体案例为切入点可以更直观地了解当前活动中的新情况。

2.1房地产估价活动及其形成文件分析

房地产估价活动是房地产业的重要组成部分，是专业房地产估价人员通过对房地产估价对象价值因素的分析，依据一定的原则和方法对房地产估价对象进行的估算和判定[9]。房地产估价活动围绕每一个独立的项目，形成了相关估价文件，这些估价文件是有关部门对该领域进行监督和检查的依据，同时是体现估价机构的估价技术和估价管理水平的重要凭证。估价活动的主要项目类型包括抵押评估类、拆迁评估类和司法鉴定评估类三类，这些估价活动形成的文件及对应要素如表1所示。

2.2房地产估价活动中的科技文件组卷

房地产估价文件在整理中出现两种比较典型的现象：一是同一项目的文件组织在多个连续的案卷盒中，以拆迁估价类项目为主；二是多个不同项目的文件组织在一个案卷盒中，以抵押估价类项目为主。第一种情况在以往的科技文件管理中较为常见，其拆卷方法有相关理论支撑，而第二种情况则极为少见，其组卷方法是否合理，值得思考。对房地产估价活动中这两种类型项目的特征进行分析，发现拆迁估价类项目估价工作周期较长，在估价期间可能会出现政策的变化，估价文件更改比较频繁，单个项目产生的估价文件数量较多，因此，在组卷装盒时只需考虑单个项目如何组卷，各项目之间互不干涉。而抵押评估类项目估价工作周期较短，所形成的估价文件具有一致性，且数量较少，因此在组卷装盒时将具有统一特征的多个连续项目的全部文件装在一个卷盒中，各项目按项目号顺序排列，在保持同一项目的所有文件集中保存的前提下，各项目之间凭借统一时间特征建立联系。显然，拆迁估价类项目的组卷情况与上文中10mm≤H≤60mm和H>60mm时的组卷方法一致，而抵押估价类项目的文件形成情况符合H<10mm的条件，但其组卷方法是否合理需要分析研究。

3科技文件组卷新理论提出的必要性与可行性

鉴于理论研究的疏漏和实践发展的需要，针对流程比较固定、程序比较规范、形成档案数量稳定且较少（一般厚度不足10mm）的项目，在案卷组织中引入“项目组合”的概念，将组卷单位由原来的“项目”拓展到“项目组合”存在必要性。这里的“项目组合”是指把具有相同属性或者特征的项目文件组织在一起，形成一个整体，其中相同属性或者特征是指项目文件形成时间一致、项目类型一致、每一项目所形成全部文件厚薄一致等。这一组卷思想的提出既有现实必要性，又有理论可行性。

3.1现实必要性

从实践角度来说，采用“项目组合”组卷既能优化经济投入，又能给查找和利用工作带来便利。一方面，开展科技档案的保管工作，要适当地考虑经济因素，对于形成文件数量较少的科技项目，如果按照一个卷盒中只放置一个项目文件的做法，不仅会增加卷盒的使用数量，还会占用较多的库房面积，产生极大的浪费，用“项目组合”替代“项目”进行组卷恰恰减少了这些不必要开支，降低档案管理中的经济投入；另一方面，这种组卷方法区分了不同类型项目，将相同属性或特征的项目组合在一起，结合同类项目的特点拟写案卷题名，实现快速查找，提高管理与利用的效率。这一改变的实质是增加一个级别的保管单位，在件和卷的基础上增加项目组合这一分类层级，减轻卷的数量过多给装盒、排架及查找利用工作带来的压力。

3.2理论可行性

从理论角度来说，采用“项目组合”组卷体现了有机联系性原则，正是这种有机联系使“项目组合”这一组卷思想具备了理论可行性。项目组合是在有机联系性指导下的合理组织，并非是不相关项目的随意组合。作为一种集中保管的形式，项目组合没有打破项目成套性和完整性原则[10]。不可否认，从整个整理工作的角度来看，有机联系并不局限在一个项目范围内，还可拓展到具有相同属性、相同特征的项目之间，将同一个类别的项目组织成为一个项目组合，遵循了文件的自然形成规律。这一思想的提出是科技文件档案化管理工作与时俱进、随实践发展的结果，其在实践中的应用表明了这一思想在管理上的科学性。

需要注意的是，在进行案卷组织时，只能对同属于一个类型的项目进行项目组合，不能将不同类型的项目进行组合。在卷盒的选择上，依单个项目所形成的文件的厚度而定，保持项目组合文件的最大厚度不超过单位所选卷盒的最大厚度。如在房地产估价档案中采取的是将十个抵押股价类项目放在一个60mm的卷盒中。对于组合过程中可能出现的跨年度的相邻项目，可根据各自年度内项目组合的厚度，分别选择与对应年度项目组合厚度相近的卷盒，避免将不同年度的项目组合在一起。

4科技文件组卷新理论指导下的科技文件组卷新实践

理论的完善还需要实践的推动与验证。在项目组合思想的指导下，案卷组织与案卷编目等业务环节也发生相应的变化。

4.1案卷组织的变化

（1）案卷组织的要求。随着立卷环境的变化，项目内文件的少量减少以及文件类型的固定，文件的系统化排列变得简单而程序化，为了遵循案卷组织便于利用和管理的原则，原本针对科技文件的要求应转移到科技项目上来。一是要求案卷内的科技项目必须具有有机联系。这是项目组合思想下组卷的基本要求，同属于一个类别的项目才可以组合成一个案卷。二是科技项目的数量要适度。不可能将所有同种业务的科技项目都组合到一起，也不可能将组合的项目数量进行一刀切的规定，因此在进行项目组合时要具体分析所选卷盒的厚度和组合项目形成的文件数量。三是所组科技项目要在保管期限与密级上保持一致。

（2）组织案卷的分类方法。科技项目的分类是依据属性特征对科技项目进行的系统标识和整理过程。科技活动及生产流程具有结构化特征，一般情况下，在一项科技活动及生产活动开展之前，项目的类别便可以确定。比如，房地产估价行业涉及的二手房估价、城市房屋拆迁估价、房地产司法鉴定估价三类项目，在进行案卷组织时，只能将这三种类型下的项目进行组合，而不能将这三种类型的项目互相组合。

（3）案卷内的排列顺序。按项目组合组卷后，不仅要考虑项目内文件的排序，还要着重考虑案卷内科技项目的系统排列。要充分考虑各科技项目在机构和工作程序上的相互隶属或衔接，把握科技项目的重要程度。

4.2案卷编目的变化

（1）“项目组合”思想下的页码编写。页码编写是案卷编目的首要环节，目的在于固定文件的位置和科技文件数量的统计。基本要求是只要页面上有书写内容就要编页码，从第一份文件的首页逐页标注，一般用阿拉伯数字。“项目组合”思想下，依然要遵循凡有书写内容的页面都要依次逐页标注要求，但标注形式有所变化，页码标注形式由之前从“1”开始依次逐页标注，变为从“1-1”开始以“项目顺序号加页码顺序号”的复合形式依次逐页标注，项目顺序号与页码顺序号之间用短横线隔开，比如“1-3”表示该案卷中第一个项目文件的第3页。对于已有页码的成套文件，可只将首页和尾页页码改成“1-n”的复合页码形式，中间部分可不必更改。

（2）“项目组合”思想下的卷内科技文件目录编制。案卷内科技文件目录是案卷内文件的明细表，通常置于案卷顶部。按“项目组合”组卷的卷内目录形式以全引目录为参考，即是以全宗为单位，按全宗内档案分类体系汇聚并排列案卷及案卷内每一份文件的条目，全面反映全宗内档案案卷和文件的实体控制状况[11]。“项目组合”思想下案卷内科技文件目录的内容包括：序号，指文件在案卷内的排列顺序号；项目号，指文件所属项目的项目号，反映“项目组合”的特征；文件编号，指文件的文件号；文件题名，即该份文件的文件标题；责任者，指文件的责任人或责任单位；日期，指文件的编制日期；页次，指文件首页所标注的页号；备注，指文件的说明信息，可不填。“项目组合”思想下案卷内科技文件目录表头如表2所示。

由表2可知，与之前的卷内科技文件目录表头形式相比，“项目组合”思想下的卷内文件目录表头增加了“项目号”选项，充分体现了“项目组合”的特征。在填写时，同一项目可只填写该项目的第一份文件的“项目号”一栏。

（3）“项目组合”思想下的案卷封面编制。案卷封面是案卷内容特征和形式特征的集中体现。“项目组合”思想下，案卷封面依然起到检索入口的作用，存在外封面和内封面两种形式，二者主要内容一致，都包含案卷题名项、案卷管理性内容项和档号项。第一，案卷题名是案卷内科技项目组合的综合名称。在结构上，“项目组合”思想下的案卷题名由两部分组成：一是项目组合名称，即案卷内科技项目组合所属类别的名称，通常是年度加项目类别；二是案卷内所含项目的起始顺序号，顺序号之间用“-”（短横）连接。比如：2006年抵押股价类项目11-20表示：2006年第十一到第二十个抵押股价类项目文件。第二，案卷管理性内容项目是对案卷内容特征和形式特征的补充，是对案卷组织和案卷编目工作的揭示，需要注明的是科技项目的责任单位、起止日期、密级、保管期限等。第三，档号项即是科技项目组合的身份证号，一般以分类号加项目起止顺序号的形式呈现。比如，若用GJ表示估价活动，用A表示抵押估价类项目，根据国家档案局颁布的行业标准《档号编制规则》（DA/T 13-1994），结合“项目组合”的特征与实践发展，上述案卷对应的档号可表示为：GJ.A.2006.11-20。活动类别、项目组合类别、年度、项目起止顺序号之间用“.”（右下角小圆点）隔开，项目起止顺序号用“-”（短横）连接。

在当前大力倡导单轨、单套、电子化的背景下，研究科技文件组卷依然具有理论与实践意义。一方面，完善的理论体系需要尽可能地涵盖实践活动及其变化，以发挥理论指导作用；另一方面，实践中文件的生成与管理并未实现充分的电子化，纸质文件在实践活动中的地位与作用依然不能忽视，其归档保存依然存在物理组卷。科技文件种类繁杂，形成过程既有共性，又存在差异，在具体管理工作中应注意具体问题具体分析，在科技文件组卷研究中不断地发掘疏漏并予以完善，推动科技档案管理学的发展。

參考文献

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