做好综合办公室文秘工作的对策探讨

闫利

摘要：综合办公室作为一个单位或企业的重要组成部门，其具有上下联系、文件传达、内外沟通、人员规划等多重作用，是单位或者企业能够正常运转的重要枢纽场所。而文秘人员作为综合办公室的主要工作人员，其个人能力与工作结果对综合办公室的工作效率与工作质量承担了非常重要的影响，因此综合办公室文秘人员必须不断提升个人素质以及工作质量，确保自身文秘工作的结果能够符合综合办公室各项工作内容与工作成果的要求。本文将针对综合办公室文秘工作的重要意义进行分析总结，同时结合当前综合办公室文秘工作的特点探讨提升综合办公室文秘工作质量的策略。

关键词：综合办公室;文秘工作;重要意义;工作特点;提升策略

文秘工作作为对文书工作以及秘书工作的总称，是当前单位或者企业中各级领导指挥机关进行日常工作的一项重要工作内容，是实现机关指挥职能的一项重要措施，也是为机关领导提供指挥策略与参考帮助的重要举措。本文将针对综合办公室文秘工作的重要意义进行分析总结，同时结合当前综合办公室文秘工作的特点探讨提升综合办公室文秘工作质量的策略。

一、综合办公室文秘工作的重要意义

1.1 提升整体机关的工作效率

综合办公室文秘工作的开展能够在充分理解上级领导工作意图与指挥策略的情况下，将其清晰明确的传送给下级工作人员，对帮助下级工作人员清晰明确、完整无误的理解上级领导的指挥意图有着非常重要的意义，能有效避免上下交流或者内外交流过程中由于种种原因而导致的办公意图偏差或者失误现象。同时综合办公室文秘工作的开展能够充分了解当前机关及企业在实际工作过程中的各项工作进展，为上级领导提供全面清晰的信息参考与决策帮助，从而对提升整体机关的工作效率发挥了非常重要的作用。

1.2 提升整体组织的协调能力

在机关各项工作的实际展开过程中，由于种种原因经常会出现上下交流与内外交流中的不通畅现象。而综合办公室文秘工作的开展，首先能够帮助上级与下级、机关内与机关外进行非常顺畅的交流沟通，确保双方对工作意图和工作目标的理解始终保持一致性;其次综合办公室文秘工作的开展，能够借助自身的特殊身份促进上级与下级、机关内与机关外的顺利沟通，尤其是针对某些很容易引发误会或者错误认知的工作事项，综合办公室文秘工作的开展能够有效提升其沟通交流的顺畅性;最后综合办公室文秘工作的开展要求工作人员必须全面清晰的了解机关内各项工作进展，熟悉机关内各级部门与各个人员的实际工作情况，因此综合办公室文秘工作的开展对提升整体组织的协调能力有非常重要的意义。

二、综合办公室文秘工作的主要特点

2.1 事务繁杂

由于综合办公室在机关组织结构中的承上启下作用，因此综合办公室文秘工作在实际开展过程中经常会面临诸多工作事项，包括文件收发、分文批注、阅读管理、运转递送、立卷归档、清缴销毁、拟办核稿、综合材料、会议記录、政治接洽等等。因此结合综合办公室文秘工作的实际开展情况来看，其具有事务繁杂且工作质量要求极高、极全的特点。

2.2 人员较少

结合当前综合办公室文秘工作的实际开展情况来看，当前无论是机关内还是企业内负责综合办公室文秘工作的人员数量均存在偏低、偏少的现象。大部分企业与机关在实际综合办公室文秘工作的开展过程中其工作人员数量不超过个位数，因此综合办公室文秘工作还存在着人员数量较少、工作负担较重的特点。

2.3 信息保密

由于综合办公室文秘工作直接与上级领导对接，同时其管理的各项工作内容中涉及到大量单位与企业内部的项目信息。因此综合办公室文秘工作的开展要求工作人员必须具有良好的个人能力与职业道德，尤其注重综合办公室文秘工作人员的保密能力，避免由于个人素质问题导致企业或者机关信息泄露。

三、综合办公室文秘工作的提升策略

3.1 提升综合办公室文秘工作人员自身素质

综合办公室文秘工作人员在具体工作的开展过程中，首先其个人必须要不断强化自身素质，加强对综合办公室文秘工作开展过程中各项工作能力的学习，进而不断提升其自身业务能力，依据当前单位和企业的工作制度要求不断完成上级领导的叮嘱与分配;其次机关单位在综合办公室文秘工作的开展过程中，也要不断加强对工作人员的素质培训与能力培训，要不断强化工作人员的政治政治立场与业务素质，注重工作人员对单位内各项管理制度、人事制度、工资制度的理解和运用能力，确保其个人能力与素质能够满足综合办公室文秘工作的开展要求。

3.2 强化综合办公室文秘工作人员服务意识

综合办公室文秘工作就其本质而言仍属于服务类行业。因此综合办公室文秘工作人员必须要不断提升自身的服务意识，不仅包括对上级领导的服务意识，也要包括对下级工作人员的服务意识，从而在机关整体氛围中塑造以人为本的工作态度。首先综合办公室文秘工作人员必须要将以往的被动式服务转变为主动式服务，及早发现自身与单位在各项工作开展过程中存在的问题，以此为领导提供科学合理的信息参考;其次综合办公室文秘工作人员必须进一步拓展自身业务的服务领域，在满足上级领导工作指示的基础上进一步满足基层的服务要求，努力促进各项工作顺利开展。

3.3 巩固综合办公室文秘工作人员工作作风

综合办公室文秘工作人员必须要明确掌握单位内部的各项纪律条例与管理条例，严格执行单位内部的具体管理制度和各项管理要求，从而在综合办公室内部形成严肃认真的工作氛围。在此过程中，综合办公室领导要针对当前文秘工作的实际开展情况进行有效总结，发现问题并查找问题的形成原因，制定问题的解决方案;其次综合办公室文秘工作人员要注意时刻保持真诚、尊重、宽容的工作态度，注意自身在工作中的行为、语言的规范化和文明化，确保与上下级沟通交流的顺畅性。

3.4 优化综合办公室文秘工作人员工作效率

综合办公室作为机关单位和企业运行过程中具有承上启下作用的重要部门，其必须要不断提升自身的工作效率以满足单位和企业的日常管理要求与发展要求。而综合办公室文秘工作在实际开展的过程中也要配合这一发展目标，不断提升综合办公室文秘工作人员的工作效率，促进机关单位与企业内部各项事务的顺利解决、各项工作的顺利开展。在此过程中，文秘人员要主动提升自身工作效率，及时接发上级主管部门的文件内容，对于领导批示与电话接听要进行周密安排以避免信息传输中的差错问题;其次综合办公室文秘工作人员要注重上下级部门与各级岗位之间的协调统筹工作，坚持重大问题进行归口报告的原则，在注重保密性的做好上下沟通、各级沟通的桥梁，不断提升自身工作效率。

四、结语

综上所述，综合办公室文秘工作人员要不断提升个人素质与个人能力，不断强化自身政治历程的坚定性与正确性，不断提升自身主动性服务意识并强化自身工作作风，确保综合办公室文秘工作的效率与质量不断提升，确保综合办公室各项工作顺利开展。

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（作者单位：河南省交通运输厅高速公路少林寺至新乡管理处）