知识管理理论在高校档案管理中的应用研究

摘 要：在我国新课改之后，（新课改和高校档案有没有关系？）我国高校档案管理也随之改革，其管理模式更加向现代化、科学化发展。但是在实际应用过程中，仍然存在一些问题，影响了档案管理效果，造成了一定的影响。基于此，本文将探究在知识管理理论下，高校档案管理的应用措施，旨在提高高校档案管理水平，从而让高校档案管理为高校后续发展奠定良好的基础。

关键词：知识管理;高校档案管理;应用措施

高校在逐步发展过程中产生了高校档案，其中充满了高校历史记录以及思想结晶。高校档案管理具有重要的作用，不仅是学校档案工作的职能部门，还是存放档案科学文化的事业机构，若是想要办好学校，就必须重视高校档案管理。但是，在目前管理中，由于各种原因，导致高校档案管理并不能实现其效能。因此，需要将知识管理理念融入其中，弘扬高校传统与科研文化。

一、知识管理理论

1.发展历程

于20世纪60年代，美国彼得·德鲁克提出知识工作者及知识管理概念，并指出现在已经步入了知识经济社会，资本已经不再是经济资源，知识才是社会发展的源动力。之后80年代，其发表相关论文，开拓了知识管理工作，提出未来企业应当以知识为基础进行管理。90年代时，美国教授托马斯·H达文波特对于知识管理实践工作作出拓展，构架了知识管理模型，在知识管理实践中发挥了重要作用。与此同时，日本教授中郁次郎对西方管理专家提出的知识管理注重技术对隐形知识有所疏忽的理论提出质疑，对知识管理中隐性知识及显性知识之间的区别系统性论述，提出了知识管理创新的新途径。并在之后的发展中，越来越多的专家提出隐性知识的重要作用，为知识管理的应用提供了理论基础。

2.知识管理

基于知识管理理念存在的知识管理，是一种更为灵活的管理模式，能够将人与知识有效结合，人可以丰富知识内涵，而知识也可以丰富人的世界。在管理中，知识管理属于新型概念，与一般管理模式不同，其主要是在组织中构建出质化与量化的知识系统，从而通过分享、创造、整合、创新等过程让组织在不断的知识回馈中获得新的个人与组织的智慧循环，有助于组织在市场变迁中作出合适的决策。可以将其定义为：知识管理就是对知识创造及应用过程的管理规划活动。

3.档案知识管理

知识管理理念下的档案知识管理，主要是在档案中融入知识管理理念，在原有的信息化档案实体管理基础上，更加重视构建档案管理系统知识流，并建立起档案利用者更为满意的档案知识服务体制。原有档案管理人员的工作也发生一些改变，从实体档案的保管者转变成知识提供者，将数据库向知识库转变，由此数据的传递也就变为知识的传递。而在高校管理中，主要是在实践中落实管理经营理念，对于旧有模式已经更新。在以往的管理之中，工作重心重点落在构建知识系统中，落实服务内容及服务体系。因此，在目前的档案管理之中，需要强化管理人员的管理力度，逐渐从传统档案管理模式向知识管理过度。

二、知识管理与高校档案管理之间的关联

知识管理属于新型管理理念，与高校档案管理揩油（揩油什么意思，用在这里合适吗？还是手误打错了？）密切的联系，主要有以下几方面：

1.知识管理的基础是档案管理

知识管理具有其他管理模式没有的优势，就是认识到知识是组织发展中的重要资源，而文档形式能够永久对组织知识保存。所以，文档管理是知识管理中重要组成部分，并且文档管理也能够处理显性知识，是知识管理中的基础。

在高校档案管理中，其中内容包含了教育教学、招生、科研等原始活动记录，其中类别有行政、基本建设、教学、学生、科研等，档案中记载着学校发展历程，教学科研过程及经验，学校学科发展知识等，不仅包含了原始高校信息，更是学校发展中的关键知识资源。高校是知识密集组织，档案中存有数量众多的知识信息，尤其在实施收集中，文档（教学成果、学术论著等）管理是基础，因此，高校显性知识的档案管理，能够为知识管理的实施奠定良好的基础。

2.知识管理与档案管理具有目标同向性

在档案管理中，其与知识管理功能本质相同，都是利用有价值的信息为组织服务。档案管理工作能够对档案进行有序管理，提供利用者需要的信息、知识等，实现组织价值最大化。而知识管理主要是识别、获取知识等，提高知识利用率，从而提升个人及组织知识管理能力，两者在目标上具有同向性。

3.知识管理和档案管理都能加工人类社会实践认知

这两种管理方式都是对人类社会中产生的信息进行加工、收集、传递、存储利用的过程，在知识深加工过程中，需要清除信息管理中的主要内容，不仅是知识外在形态特征，还有知识内在特征。同时，这两种管理加工只是个过程，与现代科学技术相结合，档案管理实施电子文件、全程管理离不开信息技术的支撑，而知识管理是多层次复杂的管理流程，需要在技术操作中使用推拉、群件、数据挖掘等技术。

三、知识管理理论在高校档案管理中应用存在的问题

1.歷史因素

由于教育行业本身存在特殊性，高校大多数人对于知识管理理念并不清楚，将其看作是信息化管理的“新外衣”，并且，高校中处于主导地位的是教师以及教研人员，并不能像普通企业一样进行知识管理，若是将金融资本核心理念融入到高校管理中，将会对高校的发展产生阻碍。

2.文化因素

我国知识分子中，更多的是“文人相轻”的意识，对于知识共享存在着一定的抵触心理，在人才引进中还有可能出现嫉贤妒能等情况，学术领域中还有论资排辈、评审不公正等现象，都会对知识创新利用造成影响。

3.管理水平低下

高校管理中对于知识管理推广普及环境存在一定的限制，并且高校管理层中并没有能够承担整个学校进行管理的部门，高校学院之间经常是各自为政，没有统一安排，不同院系的教职工也缺少交流，学习氛围接近于无，高校管理中更多的是少数人工作，对于大部分师生员工的积极性造成了影响，并且缺少团队合作精神，违背了知识共享理念。

4.管理流程不规范

在高校中应用知识管理，其主要在于知识收集、应用、交流、创新这一流程，实现知识运用的良性循环，但是，在目前的高校档案管理中，却并没有将知识管理流程循环起来，忽略了其中知识应用及交流的流程，影响了知识管理在高校档案管理中的应用。

四、知识管理理论在高校档案管理中应用措施

1.档案流程的管理革新

在目前高校档案管理中，若是想要将其与知识管理理念相结合，就需要对现有管理模式逐步更新，加强在档案管理中知识管理的内容，提高管理人员对知识管理的效率，在此基础上，将档案管理制度逐渐更新调整，符合高校发展理念，实现科学化、细致化知识收集管理。可将知识管理分为：知识为管理对象以及知识为应用目的这两种，建立知识库。并且，在逐步将档案管理向知识管理模式转变的过程中，管理人员不仅要重视知识收集整理，还要转移管理重心，把旧有管理模式向知识管理模式转移，丰富档案内容。同时，管理过程中还需要明确高校档案文件信息，让档案使用者反馈落实，从而达到科学化档案管理，完善档案管理体系。

2.创建完善的管理制度

需要在遵循国家法律的基础上构建档案知识管理，在以此为基础前提的情况下，提高相关高校领导知识管理的重要性认知，作出良好的榜样，对档案管理人员进行督促，科学合理的完成档案收集、开发、获取、利用等工作内容，做到有章可循，依法办事。目前，我国为了能够更好地提高高校档案管理水平，根据实际档案管理经验颁布了《档案法》与《高校档案管理办法》，需要高校在此基础上让档案管理工作更加科学合理。并且，高校领导也要在档案管理向知识管理转化过程中履行自身责任，明确档案管理内容及制度，让档案管理人员能够依照高校檔案管理制度进行管理，避免出现数据信息泄露等情况。

3.提高档案管理人员综合能力素质

若是想要在高校档案管理中落实知识管理模式，其主要是提高档案管理系统的工作效率，满足用户对知识获取的需求。因此，不仅需要高校创建完善的档案管理制度，更重要的是提高管理人员的综合能力素质，管理人员的素质与档案管理工作质量有着重要联系。高校可以开展定期档案管理人员培训活动，让管理人员对知识管理理念有所了解，认识到知识管理的重要性，还可以在工作中制定档案管理内容，让工作人员逐步提升自身管理水平及工作效率。同时，开展档案管理交流会，与其他高校联合交流档案管理方法，吸收更多先进知识，完善档案管理模式，提高自身档案管理水平。另外，在人员管理过程中，为了制约管理人员的不当行为，需要制定相应的管理制度，营造良好的档案管理氛围，提升档案管理效率。并且，重新分配档案管理人员，招聘新员工，为现有的高校档案管理工作带来新的活力。

随着时代的发展，目前已经成为了知识经济时代，需要在激烈的竞争环境中突破创新，才能推动高校档案管理工作进一步发展。传统的高校档案管理方式已经不能满足知识经济时代高校档案管理需求，档案管理不仅是对档案的参考，还需要发挥其组织知识以及创造利用等价值，利用原有旧知识创造出新知识。需要高校在档案管理过程中改变过去的管理模式，融入知识管理理念，从而提高我国高校档案管理水平。

参考文献：

[1]王 婷，段 岩.基于知识管理的档案管理系统的构建研究[J].机电兵船档案，2017（1）：49-52.

[2]赵 彦.知识管理视角下的高校档案数字化研究[J].无线互联科技，2017（14）：87-88.

作者简介：牛函娟（1981-），女，汉，陕西咸阳，本科，馆员，高校档案管理。

基金项目：陕西省教育厅专项科研计划项目（18JK0831）