数字转型背景下高校电子文件管理工作创新型研究

张宝爱

摘 要：随着信息化技术的不断更新与完善，数字技术以闪电之势渗透并融入到高校事业发展的各项工作中，高校电子文件管理工作在学校教育发展、行政管理、构建历史记忆及提供情报决策等方面扮演重要角色。在数字转型大势背景之下，本文通过概括阐述高校电子文件管理的重要意义、电子文件管理工作中存在的诸多不足及具有建设性的创新型对策等，以此加强电子文件管理工作质量，从而促进高校电子文件工作的发展。

关键词：数字转型;高校档案;电子文件;档案工作

随着信息革命浪潮的不断席卷，数字转型已悄无声息地发生在高校各项工作之中，电子文件作为高校教学、科研、行政等工作中形成的管理痕迹，在学校教育发展、行政管理、构建历史记忆及提供情报决策等方面都扮演很重要的角色。高等学校作为国民教育的中坚和培养高层次人才的基地，不论是响应国家十三五规划中明确提出的信息化建设纲要，还是提高办学质量，都要加强对电子文件的管理工作。以信息化不断深入为基础，依托数字转型契机，创新工作方式、转变工作思维，从质上改变电子文件管理现状。

一、高校电子文件管理工作的重要意义

1.数字转型已是文件管理的主流形式。国家档案事业十三五规划中明确提出，今后档案管理工作要加速信息化、数据化与数字化。中国人民大学信息管理学院冯惠玲教授在其著作《全球范围内文件管理的数字转型》中写道：在国内外研究范围中数字转型的发展趋势已在档案管理与文件管理中推行开来，这是发展的大方向、大趋势。面对新形势，我们要整体调整、协调方案、共同努力，积极应对电子文件管理中的新问题，针对海量文件激增、电子文件载体更新快、永久读取与保存等情况，找到创新的应对策略。

随着互联网络技术飞速发展，我国信息化进程不断建设更新、完善，信息化工程在我国政治经济文化科学技术等领域作用日趋凸显，为此国家在上世纪90年代启动了一批信息化国字头工程。由国家相关部委牵头，建立完善信息化相关制度规范，成立专门领导小组，并制定了《2006-2020年国家信息化发展规划》，同时在近几次国家五年规划中信息化均有重笔提及。各方面都可以看出我国信息化、数字化转型已在稳步进行之中，数字转型所涉及诸多领域，教育医疗卫生交通民生电子政务等等，使业务更加便利快捷。因此，对各个单位的档案文件的电子化高效、科学性管理显得尤为重要，且是迫在眉睫。

2.電子文件管理制度渐次制度化、体系化。我国关于电子文件管理的理论与实践双方面研究已长达20年之久，可以说是同我国信息化建设一同发展起来的。电子文件管理工作在各行各业中生根发芽之际，国家也对应出台、颁布了相关的管理规定与制度规范，这些政策规章对电子文件管理工作起到指导与引领作用。2003年7月由国家档案局颁布了《电子公文归档管理暂行办法》、同年国办也对应颁布了《电子公文传输管理办法》，2009年中办国办联合发文《电子文件管理暂行办法》。与此同时，还有行业规范、领域规范等，教育部联合国家档案局发布了《高等学校档案管理办法》、2016年国家标准《电子文件归档与电子文件档案管理规范》。以上这些规章标准对于电子文件管理均都起到积极指导作用，也是电子文件管理工作的重要参考依据。

3.教育信息化、数据化以电子文件作为管理基础与单元。随着我国教育进入到一个新的时期、阶段，教育信息化已成为教育事业发展过程中的一个成果，并且教育信息化也是当前整个社会信息化建设的重点模板与部分。在十三五规划中教育现代化、创新型的建设之路上教育信息化作为核心动能起着巨大作用，信息化与数据化、智能化都是以电子文件作为管理基础与单元。国家层面上，教育部于2016年下半年发布了《教育信息化十三五规划纲要》，这是在教育部四年前发布教育信息化十年发展规划（2011-2020）后，又一次对教育信息化建设工作做出战略部署。从深层来讲，提高教育信息化有助于提升学校教学质量、行政效率及服务满意度等，这也是提升学校教务部门教学治理能力的一种创新手段。将教学内容与信息化技术创新性合二为一融合起来，既是对传统教学工作的革新，也是带动学生学习、吸收知识的转变，更是以学生为中心的重要举措。电子文件作为教育信息化、数据化的基础与单元，要加强对它的管理，使电子文件管理工作真正成为教育信息化事业的厚实地基。

二、高校电子文件管理工作中存在的诸多不足

1.高校电子文件管理体制不健全、不完善。当前我国各省市高校在处理纸质载体档案时的方法一般是集中统一管理，对应管理线路大多围绕是业务部门（学院）——机构档案室——单位档案馆。现在我们所实行的《中华人民共和国档案法》中明确提出：务必要按照规章办法，对有价值需要归档的材料如期保质的进行归档工作，集中统一进行管理，不能因各种原因将材料据己占有。纸质载体的档案管理是严格按照文件生命周期理论的发展顺序进行的，其档案信息、载体是密切联系，紧密合一，很难出现对档案信息的失控管理。在网络环境下，电子文件的管理有别于纸质载体，最显著的则是档案信息与载体的可分离性。这种可分离性就是使电子文件管理易产生失控情况，流转去向、永久保存与读取等问题。目前，我国的档案工作实行双套制管理，所以档案人员更多关注在纸质档案上，则对电子文件管理态度就稍显“不重视”。网络环境的便捷，也会对档案管理有一定好处，网络平台的资源共享与共建，可以消除不必要的繁琐程度，高效实现查借阅利用。而一些处于远离教学科研业务等边缘部门，电子文件管理归档工作就会滞缓、怠慢，电子文件的管理就会力不从心。载体与档案信息的可分离性造成的如何管理、谁来管理等问题，是当前高校面临电子文件管理工作的最大难度。

2.高校电子文件管理工作的机制不配套、不成体系化。电子文件的生命周期如同纸质载体档案一样，从形成到销毁环节或者存入档案馆永久保存这样一个过程。电子文件的生命轨迹大体会经过三个信息系统：部门单位产生电子文件，进行事业性处理的业务系统;对所产生的电子文件进行捕捉和管理的电子文件系统;后期进行维护、运营及利用电子文件的档案数字智能系统这三个系统。以上三个系统基本上是各大高校进行电子文件管理的模型，但也不能适应全部学校。从电子文件流转在三个系统之间，便可以看出电子文件形成于多部门（机构）、多业务领域行业均有涉及、跨越周期非定量耗时长等特点。

三、改善高校电子文件管理现状的创新性意见

1.打好基础 提升规范化水平。对于电子文件的长期良性管理是基于在concept、technology、manage这三个维度下的合作与结合。电子文件的管理环境中concept（概念）的规范化会使各类电子文件术语达成共识，减少不必要的内耗;technology（技术）的规范化使的各个系统及子系统上对接0缓冲，提升操作性;manage（管理）的规范化使电子文件形成人员、档案管理人员在操作及管理上都按规定细则规范行事，提升工作效率与质量。电子文件的规范化管理水平，对于高校电子文件长久、稳定、良性发展起着至关重要的作用。

高校应将电子文件管理工作纳入至全校工作总体布局之中，从根本上做好基础性工作，充分明确出档案馆是电子文件的最终归宿地。在职责划分上，要明确信息化部门、档案机构及电子文件形成业务部门的职责。同时，还要制定出电子文件相关规章办法，打好规章制度的基础性工作。制定出如：《高校电子文件管理工作办法（试行）》、《高校电子文件归档实施细则及规范》等标准，为做好高校电子文件管理工作起到引领、导航这样的作用。

2.渐次发展 由点至面来寻求破局。高校电子文件管理工作涉及部门广、领域繁多、流转周期较为长久等诸多特点，同时电子文件的管理是从顶层涉及的制度规范到具体实施中的技术手段到最终协调沟通众多部门，这些都可以看出高校电子文件管理工作的一项极具系统性的工程。当前互联网络飞速发展，从其便利性与普及型来看，电子文件的适用性是具有长久、可持续性的，电子文件管理工作也会应时代的发展随时发生着变化。因此，高校电子文件管理工作要渐次发展，稳中谋发展。

电子文件的形成部门涉及面较多、广，如若从全校进行高校文件管理工作的改革，抓全面容易造成问题过多难以为继的局面。矛盾分主次，主次中分先后。高校档案部门可以以学校某几个部门为试点，从教务部门、科研机构及党校办为开端进行试运行。由点至面来寻求全局、全校的電子文件管理工作发展。

3.稳中求进 加强人才队伍搭建。高校电子文件管理工作是一项长久且系统性的工作，不仅仅是涉及管理、沟通、协调，更有技术、科研等需要解决，这些便需要一个强大的人才队伍来进行支撑。高校办公系统的业务流与电子文件系统中的信息流如何无缝衔接，电子文件所面临的国际性问题永久保存与读取、真实可靠性问题，电子文件承载信息的载体的使用寿命及电子文件管理环境等这些都需要一支强大团队来进行管理。同时，可以鼓励高校档案工作人员以电子文件工作为契机进行科研立项，借助教育科研等资源优势，一定程度上也会助推电子文件管理工作的进展。

四、结束语

互联网络技术悄然生风，各行各业都在“互联网+”的背景下愈发壮大浩然。今日今时我们身处于大数据的信息洪流之中，电子文件已与我们密切联系，高校电子文件在学校教学科研行政工作、社会记忆构建中都扮有重要角色。加强电子文件的管理已不是某一个学校、某一个行业领域的事情，已然发展成为全社会的任务。对高校电子文件管理体制机制的健全完善、人才梯队的建设及有力技术保障，定会使高校电子文件管理工作更加科学且高效。

参考文献：

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