信息化时代档案管理创新与发展

摘 要：随着科技与网络的发展，人们需要处理的信息数据越来越多，社会对人才的信息处理能力要求也越来越高。档案是一个事业单位的发展历史见证，是事业单位的精神财富，对事业单位日后的可持续发展有重要借鉴及指导意义。信息化时代对事业单位档案的管理质量要求越来越高，为了做好事业单位档案管理，使事业单位档案管理符合信息化时代发展需求，文章在分析事业单位档案管理信息化定义及信息化时代档案管理创新必要性的基础上探讨信息化时代档案管理的创新与发展，以为事业单位档案有效管理提供参考。

关键词：信息化时代;档案管理;创新;发展

科技及网络推动社会向信息化时代发展，在信息化时代，信息技术在人们生活和工作中的应用越来越广泛，并为人们工作和生活带来了很多便利。在信息化时代信息技术的广泛应用也使事业单位的竞争日趋激励，事业单位为了较好的发展，并在竞争中立足，需要加强单位的档案创新管理，结合信息化时代需求，利用信息化手段，加强档案发展管理，以促进事业单位可持续发展。

一、档案信息化概述

1.含义。档案信息化是通过信息化技术对档案管理进行组织与规划管理，目的是实现档案管理的高效性。档案信息化是建立在信息化技术之上的档案管理，是档案管理数字化的基础。在信息化背景下，事业单位需要加强规章制度的建设，在实现档案信息化管理的基础上使档案管理科学统一，在利用信息技术的优势基础上促进档案管理全面发展。

2.内容。档案管理信息化主要是通过基础信息化设施的建设，实现档案信息化管理的硬件及软件支撑，以为档案管理信息化奠定基础。在信息化时代事业单位的档案管理要做好资源建设，以提升档案资源管理的有效性，将档案资源与数字档案进行结合，实现档案共享。要加强事业单位人才队伍建设，以为档案信息化管理提供技术及人才支持。

二、信息化時代档案管理创新与发展的必要性

1.适应信息化时代的社会需求。信息化时代，随着信息技术的不断发展与创新，人们的交流越来越紧密，需要处理的信息也越来越多，在信息化环境下社会对事业单位档案管理的要求也越来越高。档案是事业单位发展的见证，是事业单位的精神财富，在见证事业单位发展历史的基础上对事业单位的未来发展有重要指导作用。事业单位的档案管理不仅关系到事业单位的发展，还关系到单位员工的利益。在信息化时代，单纯依靠传统的档案管理方式难以满足档案信息的真实性与完整性，会阻碍事业单位的发展。需要对档案管理进行创新，通过信息技术的应用，完善档案信息化建设与管理，使档案更好的服务于单位发展，并促进单位可持续发展。

2.促进事业单位不断发展。在信息化时代，随着信息技术的不断升级，人们对信息技术的应用也在增强。档案管理进行创新有利于对档案信息的搜集与整理，满足人们高价值、高时效的档案需求，在此基础上满足社会发展需求。事业单位在信息化时代要不断发展需要引进先进技术人才。事业单位人事档案的管理创新可以帮助单位做好人事资源配置，实现人才最优分配，使人才在最适合自己的岗位上发挥最大效用。通过档案管理的创新，将信息技术融入到档案管理中，可帮助事业单位吸引优秀人才的加入，以提高单位的工作质量，提升单位在市场竞争中的优势。

三、信息化时代档案管理创新与发展对策

1.完善档案管理相关法规。健全的法规制度是开展工作的基础和保障，在信息化时代，随着信息技术的广泛应用，档案在收集及管理过程中会遇到一系列的阻碍，档案管理需要依托新的法规制度进行工作的开展。原有的档案管理制度不能适应信息时代对档案管理的高要求，需要结合信息化时代的发展需求及实际国情，根据事业单位档案管理过程中存在的问题制定相关法规制度，以保证档案管理有序开展，为信息化时代档案管理创新提供方向指引。

2.创新档案管理服务方式。在信息化时代进行档案管理创新需要创新档案管理服务方式。首先，加强事业单位之间的联系，目的是实现单位之间档案资源的共享，通过单位之间横向及纵向的联系，加强单位之间合作，改善档案管理服务方式，提高档案的利用效率。社会进入信息化时代后，信息资源大量增加，面对庞大的信息资源，单靠一个单位的档案室进行档案收集与管理是难以实现的。需要各事业单位进行横向纵向联合，以提高资源共享效果。其次，加强档案资源电子化建设。在信息化时代，档案资源可以借助信息技术整理成电子文件，并通过网络和平台进行收集、上传、整理和管理，以实现档案异地调阅和使用。对档案进行电子化建设，有利于档案的收集、整理、上传、接收、查询及利用，能提高档案的价值。再次，构建档案网络服务平台。传统档案管理过程中由于档案的纸制性使资料搜索及查找极耗时间和人力，导致档案管理工作效率低。在信息化时代，对档案管理进行创新，可依托互联网及信息技术建设档案管理网络平台，使档案在开放的网络中实现有效利用。

3.做好档案安全管理。信息技术在档案管理中的应用给档案管理带来了便利，同时也给档案的保密带来一定挑战。在信息化时代，档案管理创新的同时要加强档案的保密管理，在保证档案正常使用的基础上提高档案的价值。将信息技术引入到档案管理过程中，如果在管理过程中计算机被病毒感染、人为操作失误或机器故障等都会影响档案保密性。为此，事业单位要采用先进的软件系统进行档案管理，以保证单位档案资料的安全性。档案管理人员要不定时对计算机进行杀毒及检测，避免病毒干扰档案的正常管理与使用。档案管理部门要加强档案平台及外部的网络链接管理，以避免档案丢失。事业单位要善于应用先进的网络安全技术保护档案资源，通过身份认证等技术提高档案信息化系统的安全性。

4.转变档案管理人员理念。在信息化时代，档案作为事业单位的精神及物质财富，对事业单位的发展有良好的促进作用。档案管理人员要加强管理意识，创新管理理念，以提高档案管理水平。在传统档案管理过程中，单位比较注重档案的收藏，轻视档案的管理。事业单位的档案既有收藏价值，又有实用价值，首先，要强化档案管理人员的创新意识，督促其提升档案管理效率，在重视收藏的同时重视管理。其次，要引导档案管理人员重视档案管理工作，明确档案的价值，认真负责的做好档案管理，以提高档案的使用效率。事业单位档案管理工作人员要根据信息化时代对档案管理的需求进行档案创新管理，在现代化创新意识的指导下应用网络进行创新管理尝试，通过探索和努力实现档案管理信息化，以为档案的日后使用奠定基础。

5.创新档案管理制度。事业单位要依据信息时代的档案管理需求及国家相关法规的指导进行管理创新制度的制定，以保证单位档案管理工作顺利开展。首先，事业单位要重视档案管理工作，将档案管理纳入到部门日常工作中来，通过完善相关管理制度规范档案管理行为。其次，要建立档案管理监督机制，通过对档案管理工作人员的监督保证档案收集、整理过程中档案的真实有效性。再次，建立档案管理责任制度，将档案管理各个环节的责任落实到个人，通过责任约束档案管理工作人员的行为，提高档案管理的质量。事业单位要加强单位内部各部门的联动，通过建立统一档案管理系统和管理制度，降低档案跨部门收集、整理、使用及管理的难度，提高档案管理效率。

6.加强档案管理人才培养。信息化时代，社会对专业性技术型人才的需求越来越多，人才在事业单位档案管理中也有举足轻重的作用。要创新档案管理，需要加强档案管理人才的引进与培养，以提高信息化时代档案管理效率及质量。首先，对现有档案管理人员进行培养，加强思想教育，使其重视档案管理工作，同时加强其档案管理能力，通过计算机操作培养、档案管理软件培训、档案管理时代需求培养等培养专业档案管理人才。其次，招聘有档案管理经验、技术能力强的管理人才，以壮大事业单位档案管理人才队伍，使档案管理符合信息化时代需求。资源好的单位可以选派优秀档案管理人才出国深造，将国外先进档案管理理念融入到本单位的档案工作中，以提高档案管理价值。

在培养档案管理人才的基础上要强化档案管理人员的与时俱进的理念，使其结合现代化服务方式在摒弃传统管理理论及方式的基础上结合计算机及网络进行管理手段创新，改善传统单一的档案管理工作理念和流程，使档案管理与现代化技术进行结合，以为档案使用人员提供高效服务。

7.加大投入提高档案管理科学性。信息化时代对档案的管理要求越来越高，事业单位领导要重视档案创新管理工作，督促档案管理人员认真对待档案管理的每个环节。同时要加大资金投入，为档案管理配备先进的硬件设备及软件设施，以提高档案管理的科学合理性。事业单位要从宏观角度和微观角度进行双重考虑，使档案管理成为单位的一个整体性工作任务，通过转变档案管理理念，融入信息时代的新理念，拓宽档案管理渠道，使档案管理在无形中得到创新。档案管理的创新要保证档案管理的合理性，明确档案管理的方向，跟随时代发展需求，在国家相关政策法规指导下加强信息技术应用，使档案管理在科学合理化的基础上真正实现内容及管理方式的创新。

总之，信息化时代为事业单位档案管理带来了便利，也带来了挑战。事业单位要正确认识信息化时代对档案管理的创新需求，在应用信息化技术优势的基础上规避信息技术给档案管理带来的弊端。事业单位要重视档案管理的创新与发展，通过完善档案管理制度，创新档案管理服务方式，培养档案管理人才，转让档案管理人员理念，加大档案管理的投入，以保证档案管理的安全性、科学性及先进性，以促进档案管理可持续发展，促进事业单位依托档案管理健康发展。

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作者简介：刘洋（1973-），女，汉族，吉林人，中级，本科，研究方向：档案管理。