大数据背景下高校档案管理信息化建构探讨

冯江博

摘 要：随着大数据和信息化管理的不断发展和普及，高校档案管理信息化建构也获得了一系列的支持，逐步迈向了成熟。在大数据背景下，高校档案管理信息化是必然之举，只有这样才能符合时代的要求，才能跟上发展的步伐。现代化的高校档案管理中，对各个工作环节都有更加标准和规范化的要求，这也是现代化管理的基础要素。高校在科研和教育中会诞生很多的档案资料，在当下的大数据时代中，这些档案资料的管理和利用也是目前丞待解决的问题。文章以大数据背景为前提探讨了高校档案管理信息化建构的具体方法和策略，并探析了大数据时代的主要特征，以期为高校档案现代化管理提供更多的参考信息。

关键词：大数据;高校档案管理;信息化;建构策略

新世纪以来，计算机技术和信息技术都取得了长足的发展，而与大数据相关的各项技术更是日渐成熟，逐渐被应用到越来越多的领域。大数据具有极强的数据收集能力，并且还能对庞大的数据库进行整合，达到数据共享的目的，让人们获得信息的成本和难度都得以大幅度降低，从而受到了很多行业和领域的欢迎。我国当下已经正式迈进了大数据时代，在大数据背景下，我国高校的档案资料作为最重要的信息资源之一，与时代背景正式接轨更是势在必行，本文将重点讨论高校档案管理信息化的具体建构策略。

一、大数据的特征分析

当下物联网和云计算以及大数据都逐渐走进了人们的生活，科学技术和计算机技术也在飞速发展中，目前大数据的发展和应用受到了越来越多人的关注。通过对大数据的深入分析，学术界目前普遍认为大数据具有四个主要特征：其一是量级，也就是拥有庞大的数据体量，可以从TB级提升到PB级或以上。其二是速度，大数据的数据生成用时非常短，且整合和处理数据的速度也极快。其三是多样性，大数据拥有的数据类型呈现出明显的多样性，这种多样性包括了数据的来源方式、生成类型和格式以及数据本身等。其四是价值，大数据的价值密度较低，大数据在生成数据时非常迅速，且数据体量庞大，所以有效数据和无效数据会出现一定程度的混杂，进而让大数据的价值密度受到了影响。大数据目前需要将业务逻辑和高级算法相结合才能不断提升数据的价值密度，这也是丞待解决的问题。所以，大数据的普遍特点就是数据体量庞大且处理速度快，还有明显的多样性。面对海量的数据源，需要运用更快更有效的技术才能从中找出潜在的逻辑和规律，进而为事物的发展提供判断依据，最终达到辨明方向和预估的目的。

二、分析大数据背景下构建高校档案管理信息化的必然性

大数据的应用价值逐渐受到了人们的认可，通过大数据可以获取新的认知，也能让人们不断创造出新的价值，更能改善市场和政府与公众之间的关系。大数据的发展对档案信息化建构提出了新的挑战，不能只停留在以往数字化的阶段，而是要迈向新的数据化阶段。根据目前的发展趋势来看，档案管理信息化建构必须要通过大数据来实现，通过大数据技术才能在高校海量的档案信息资源中挖掘出潜在的价值，进而才能提供更多的利用服務。

1.符合当下的社会发展要求

信息化是高校档案现代化管理的基础条件，高校档案管理工作必须与信息化高度结合才能制定出更加科学合理的管理制度，以此为前提才能确保信息的安全和有序，进而让管理工作更加有效和高效。以往的收集和搜索方式已经迈向了现代化，信息管理因而更加有效，同时让信息储存也更加的规范化。高校目前正处在现代化改革和建设中，所以高校档案信息化管理就成为了大数据背景下的必然发展趋势，更是符合当下的社会发展要求。

2.能够提升服务和效率

截至目前，很多高校其实都已经顺应了时代的发展，在档案信息化管理中应用了与大数据相关的各类软件，且受到了本校师生和社会各界人士的一致好评。通过实践应用发现，这些软件能有效提升档案管理工作的效率，还能让档案信息发挥更多的价值，也为师生提供了更加便利的服务，从而让高校档案管理信息化迈上了新的台阶。

3.能提升档案的利用效能

借着目前的互联网和计算机技术，加上大数据背景，能让高校将庞杂的科研和人才培养以及服务社会等档案资料进行整合处理，进而打造出信息化档案资源库。庞大而完整的信息化系统能让分享范围进一步扩大，也提升了档案信息的利用效能，为档案事业的发展提供了光明前景。计算机技术让档案资源迈向了信息化，将大量的文字和数据以及图表都汇入了知识的海洋，可以打造出各种科学模型，还能呈现出相应的规律性，以二进制的方式储存于计算机中，整合处理之后就能为公众提供更多的浏览服务，让档案信息的效能进一步增强。

三、大数据背景下高校档案管理信息化的建构策略

1.运用现代化的信息管理方法

需要运用云计算技术，大数据的主要技术就是云计算，云计算能够同时应对多个数据端口，并对海量数据进行整合和分析，从而挖掘出人们指定的数据或者计算待遇。云计算技术自身的优势非常突出，其一是低成本;其二是高度虚拟化，一台计算机甚至是一部手机就能应对，人们借助互联网就能轻易获取想要的数据信息。其三是非常灵活，每个用户的需求都有所不同，而云计算技术具有个性化的定制服务。其四是存储方便，获取的数据可以通过云储存快速实现存储。

还需要运用数据挖掘技术，进入大数据时代后，高校档案想要快速获得有价值的信息资源就需要通过数据挖掘技术来实现。可以对高校档案的利用人群进行深入分析，分析内容包括人群的知识结构和数据偏好以及性格特点等，用该项技术挖掘出相应的信息并储存到系统当中，这样可以实现个性化的档案服务。还可以通过门户网站来搜集和挖掘数据，将用户端的所有操作数据整合起来，并对数据包进行分析和汇总，将结论储存到数据库中，从而为个性化服务打下了坚实的基础。

电子标签也是不可缺少的部分，电子标签其实是一个特殊的芯片，可以将档案信息植入到该芯片中，相应的档案管理软件就能对此进行自动化管理。该芯片的使用能让档案的读取和登记工作更加快速便捷，且该芯片具有唯一性，因而更容易被标识，在档案的利用和统计工作中能取得更好的应用效果，让工作效率进一步得到了提升。

2.建构统一的信息化管理系统

在大数据背景下，建构统一的信息化管理系统所指的并不仅是本校，应该要将国内所有的高校信息进行整合与共享，打造出全国性的海量数据库。可以为每个高校师生设置自己的登录账号，并对访问权限进行合理的设置，同时还需要加强信息管理人员的队伍建设，让档案信息管理工作拥有明确的发展规划和目标。人才使用机制也需要进一步完善，根据发展需要来调整培训计划和人才引进机制，要敢于突破以往的檔案管理方法，注重人员的计算机能力培训，并制定相应的激励机制，以此来调动工作人员的积极性。此外，相关管理部门还需要积极促进与其他单位的合作，要充分认识到档案信息化管理的重要性和必要性，并对此项工作加以重视和加强推广。高校中的其他部门也要积极配合档案信息化管理部门的工作，在计算机和互联网的帮助下及时更新和上传资料，让高校的相关考评工作得以顺利进行。

3.完善相关法律法规

高校档案管理需要相关法律法规作为支撑才能顺利进行，在法律法规的基础上制定出统一的管理标准和规范，如此才能让管理具有强制性的特点，也有利于提升档案的利用效能，让我国高校的档案管理水平得以快速提升，进而朝着现代化和科学化的方向发展。数据挖掘可以先通过客户端来收集，对用户的终端操作进行记录，形成数据包之后再进行深入的分析和分类，将得出的结论妥善保存，通过大量的终端用户信息收集，最终为个性化服务提供可靠的依据，也是数据挖掘的意义所在。

4.加强相关知识宣传和管理队伍建设

高校的档案管理系统关乎每个师生的切身利益，也是大数据背景下的必然发展趋势。因而准入档案管理系统的建设需要每个人都作出努力，相关管理部门应该加强知识宣传，让高校的每一个人都拥有档案信息化管理意识，才能为我国高校的档案信息化管理提供必要基础条件。

现代化的高校档案信息管理需要一支复合型的管理队伍，因为当下的高校档案信息化管理系统是一种高新技术，所涉及的项目较多，包括通讯技术、计算机技术和网络技术等。所以相关的工作人员也就需要具备一定的通讯技术和计算机技术以及网络技术，同时还要精通档案管理知识。高校在建设档案管理队伍时不但要对现有的人员进行培训，不断提升现有人员的技术水平和综合素质，还要视具体情况来引进相关的计算机网络技术人才和专业档案管理人才。档案信息化管理要结合未来的发展趋势，对涉及该领域的人员进行整体培训，不但要掌握更加专业的管理知识，还要制定出合理的考核与奖罚机制，改变以往的传统管理方式，充分调动工作人员的积极主动性，注重培训的质量和效果，尽力提升其综合素质。在提供个性化服务时要更加人性化，可以制定出相应的调查问卷，对师生的真实需求进行了解，也可以提供一些咨询服务，尽快提升服务态度和质量，为广大师生提供更加热情和人性化的服务，从而进一步提升档案管理质量。

四、小结

高校事业的发展离不开档案信息化管理，尤其在大数据的背景下更是不容忽视，大数据对高校档案管理工作提出了新的要求，同时也提供了新的发展机会。档案管理信息化建构是一项繁复的工作，高校需要结合自身特点进行宏观和微观调控，运用科学合理的方法和现代化技术手段，才能实现档案管理信息化系统的构建，进而为推动高校发展提供力量。

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