乡镇卫生院档案信息化体系的构建及应用

韩红艳

摘 要：卫生院是农村三级医疗网点的重点环节，是直接解决农村看病难、看病贵的重要一环，由于乡镇医院担负的责任越来越大，业务范围越来越广，构建乡镇卫生院档案的信息化体系也就显得尤为重要。但是乡镇医院由于思想、基础设施等固有问题，档案信息化的推进面临诸多难题，如信息化意识淡薄、管理设备落后、人才匮乏、机制不健全等，基于此对推进乡镇卫生院档案信息化提出自己建议。

关键词：乡镇卫生院;档案信息化;构建及应用

引言

乡镇卫生院担负着整个地区的医疗卫生工作，既有卫生行政工作外还有医疗预防。具体而言，领导群众开展卫生运动、普及基本医疗知识、帮助病患解决病痛、群众一般体检等等。随着信息时代的到来，医院越来越多的重视信息化建设，尤其是对于乡镇卫生院来说，诸多的责任与工作的繁杂、琐碎要求加快推进乡镇卫生院的档案的信息化建设。

一、乡镇卫生院档案信息化建设的重要性

乡镇卫生院的工作十分琐碎，档案是乡镇卫生院日常工作的依据，包括登记、运行、业务的开展、病人的就诊记录等等，它渗透在正常工作开展的方方面面。再加上乡镇卫生院人力不足，为减少不必要的资源浪费，通过构建档案信息化，把日常档案整理、归档、电子化尤为重要。它虽然不能产生直接的经济效益，但是可以通过提高群众对卫生院的信任，进而推动卫生院的经济效益。

1.有利于档案信息原件的保存

任何一个地方的建设、发展都离不开各种档案，尤其是影像资料和文字资料，对于乡镇医院来说更是如此，它是乡镇卫生院发展、群众的就诊、疾病攻关研究等等的客观依据。由于需要经常翻阅、借阅，对于其完好无缺的保存造成一定困难。随着计算机、影印等信息技术的发展，可以通过扫描把原件录入电脑，这样对于档案使用次数便没有了限制，也不怕对原件造成损毁，可以提高档案信息的利用率，而且电脑也有助于大量档案资料的储存、分类及快速检索查询等。

2.有利于对档案的查询

乡镇卫生院的管理相对而言并不完善，各科室及各部门之间的界限并不明显，导致大量的档案资料没有明确归属，需要查询档案时，需要调动整个卫生院。通过信息化体系的构建，就可以解决这一问题。管理人员对计算机的操作可以将档案信息调出、分析、整合，同时还可以将档案信息通过局域网满足各科室、各部门的查阅需求。

3.有利于对档案的管理

在没有电子化以前的档案管理都是把纸质资料收放，条件好的建有档案室，条件查一下的就是一个柜子。要保护好这些纸质资料，对于档案管理人员来说，需要做大量工作，比如在不同季节的防虫、除湿等，尤其对于南方的卫生院。随着时间的流逝，每天都有档案资料需要收集，档案只会越来越多，对其进行管理、储放越来越成为问题。乡镇卫生院本身就人员紧张，再专门配备大量人力做此工作，直接影响到业务的开展。通过对档案信息化，设置专门负责人管理就成了一种趋势。

4.有利于提高乡镇卫生院的工作效率

一直以来，乡镇卫生院的档案管理依靠工作人员把纸质版档案收集、归类、整理、收藏，使用时需要翻阅很多档案，给工作人员带来很大工作量，而且每天都是重复，工作效能感不强。应用档案信息化体系后，将改变传统档案管理的收集方式和处理方式，大大提高了信息收集和处理的效率。它可以方便乡镇卫生院的办公，节约了大量的人力和物力，缓解了医务人员的工作负担，使得卫生院诸多繁琐的工作因为档案的查询方式、利用方式得以改变，工作人员可以把更多精力投入到对病人的救治中，解决病患问题，更好的服务病人。也就是说，通过信息体系化的构建可以提升乡镇医院的管理水平，从而有利于卫生院的可持续发展。

二、乡镇卫生院档案信息化面临的主要问题

1.思想上不够重视

先进的思想指导先进的行为，很大程度上，卫生院领导对档案信息化的重视程度决定了档案信息化体系的构建。有些领导者因为忙于行政工作、业务工作等种种日常工作，对于信息化的了解不够，不愿意投入物力、精力，没有足够的重视。在领导者的领导下，卫生院的档案信息管理员或者医务工作者的观念也比较落后，尤其是在一些偏远、落后的乡镇，导致卫生院信息体系的构建受阻。

2.没有专业的档案管理人员

乡镇卫生院的档案管理工作多是行政人员、护士或者临近退休人员、临时工等来做，他们的专业素养、理论水平、文化程度等各不相同，甚至有的是身兼数职，随意性、流动性大。专业的档案管理人员几乎没有，更不用说会用信息化系统的专业人员。再加上思想观念、知识老化、业务不了解等问题，导致乡镇卫生院档案管理的发展跟不上时代的进步，难以适应信息技术时代对档案管理的要求。

3.档案管理制度不健全，信息收集率不高

目前，乡镇卫生院的管理制度是乡镇卫生院文化的呈现方式，卫生院都建有较为完善的管理制度和各类人员岗位责任制，这些与工作人员的待遇水平相挂钩，但是没有完备的档案管理制度。不成制度则无依据遵循，很多有价值的资料未能及时归档，使得档案收集率不高，造成信息流失，为日后工作造成困扰。再加上互联网时代的到来，没有信息化的档案变成了孤军奋战，不利于卫生院跟上时代的步伐。

4.基础实施不完善，现代化管理水平不高

乡镇卫生院一般都很小，基本的科室划分都不健全，对于诊治、医疗的用地都捉襟见肘，更别说专门的档案室，导致资料的随处堆放，完全不符合档案保管的标准。档案管理设备基本上就是带锁的柜子，谈不上管理技术。随着计算机及网络的普及，虽然也在乡镇卫生院使用，但多数用来结账，除此之外，作用甚少。对于档案的收集和整理依然停留在手工记录、收集、检索上，信息量小，人員流动带来的信息流失等问题，不利于档案收集更不便于对信息的开发。

三、推进乡镇卫生院档案信息化的对策

1.加强卫生院领导者档案信息化的管理意识

理论是先导，只有接受了档案信息化管理的意识，进而更新卫生院领导的管理观念。要从思想上加以重视，可以通过对其进行宣传，让他们看到信息化体系带来的种种便利，从而重视档案信息化的建设，同时在建设过程中投入相应的人力、物力、精力。把构建档案信息化体系的构建提上议事日程，认真践行此项工作。

2.对档案管理人员进行培训，提升档案管理水平

既可以通过招聘专业档案管理人员，也可以通过提升现有管理人员的水平将此项工作开展。由于乡镇卫生院的条件比较艰苦、基础设施查，很多专业人员认为在乡镇卫生院还没有开展档案信息化管理的基础条件，会导致招聘工作很难。但是还可以通过把现有人员到先进的上级单位进行培训、学习，加大对信息管理人员的培训，更新工作人员的档案管理观念，通过学习先进的知识、技术充实他们的头脑，进而激发创新意识，并通过与日常实践工作相结合，探索出适合自己的档案管理新思路、新方式。互联网+的新时代，档案管理工作需要新面貌，只有培养出一支高素质、高水平、高技术的档案管理工作人员，才能充分发挥出档案信息化的最大作用。

3.健全档案管理制度，规范档案管理行为

健全的制度是规范工作的重要保障，对于档案管理工作来说更是如此，本身工作性质的特殊性，需要严谨、严肃的工作态度。只有建立完善的规章制度，才能显现档案管理工作的重要性。乡镇卫生院可根据《档案法》、《医院卫生档案管理办法》等有关法规，结合自己档案工作实际，形成具有自身特色的档案管理的各项规章制度，使档案工作每个环节的运行都有章可循，有明确的要求和制度的约束。将医院各个门类、不同载体的档案统一管理，统一考核，使档案管理与医疗业务同步考核评价，同步发展。

4.加强基础设施，推进档案信息化进程

乡镇卫生院的档案管理工作是为整个医院、全部病患提供便利的，如果充分利用好，它将发挥出重大作用。一直以来，乡镇卫生院的档案工作复杂、繁重、琐碎再加上人为操作，在工作中出现失误不可避免。通过现代化的计算机互联网技术，提高卫生院档案管理的信息化程度，进而提高相应档案资料的有效性和安全性，可以通过简洁的人机互动界面，实现数据传输、储存、查询、调用。还可以帮助传统的纸质档案管理提升效率。最为重要的是对于档案管理要有一个全方位、各角度全面的考虑，结合自己的实际情况，制定可行性方案，再根据方案对信息化体系进行构建，充分发挥信息化管理的优势作用，有效地提高档案管理的水平，进而提升整个卫生院的工作效率。除此之外，在档案管理工作当中，需要科学地按照其完整性、准确性、安全性对档案内容进行创造、完善和再提炼，以保障档案资料的全面完整。

5.健全以及完善乡镇卫生院档案信息化管理系统

帮助乡镇卫生院建立起一整套完整的档案信息管理系统是完善乡镇卫生院日常工作的重要内容。这需要从具体问题着手，保证基础设施的完善，进行合理规划，明确的规章制度，安排专业工作人员管理，将工作落于实处，结合各乡镇卫生院自己工作实际，创新工作方式，营造信息化管理的环境，以此提升医院档案管理工作能力。

四、结语

乡镇卫生院档案的信息化已经成为制约其发展的短板，在医疗改革的大环境，更需要加快推进乡镇卫生院档案管理的信息化建设。首先，要对乡镇卫生院的信息化建设有全面、清醒的认识，高瞻远瞩，看到其价值所在和建设的必要性以及迫切性。其次，构建系统的过程中，严格遵循系统化以及规范化的基本原则。然后，设立专门的档案管理室，在对其进行设置的时候，要合理应用信息化技术，禁止发生不重视纸质档案的情况。最后，要想达到现代化管理目的，需要有效地因地制宜，从实际出发，结合自身情况，通过不断改进和优化，将档案信息化的价值凸显出来。

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