财务共享服务中心费用报销问题研究

谢紫微

摘要：在技术变革与商业创新的影响下，财务管理信息化也随之走向财务云时代，在“大数据、智能化、移动互联网、云计算”背景下财务共享服务应运而生。财务共享服务中心在我国得到了较明显的发展，且现阶段建立目的仍然集中在降低企业成本，本文以财务共享服务中心费用报销为研究点，对比其与传统报销的差异，并通过现行费用报销模板运用提出改进。

关键词：财务共享服务中心;费用报销;网络报销系统;优化

一、引言

财务共享服务中心作为一种新型的管理模式，通过将集团企业中可以标准化的业务进行整合与流程再造，以达到企业内部整合资源，降低成本与提高效率的目的。从20世纪80年代，福特公司在欧洲建立起第一个财务共享服务中心，这将作为一种趋势在各大企业中陆续推行，我国第一个财务共享服务中心由中兴通讯在2005成立并推广使用。2013年12月6日，财政部印发《企业会计信息化工作规范》指出：“分公司、子公司数量多、分布广的大型企业，企业集团应当探索利用信息技术促进会计工作的集中，逐步建立财务共享服务中心”。2015年，十八届五中全会首提共享经济概念，可以预计，以信息化为手段的共享服务理念是对未来共享经济在服务领域的一个重要支撑。

2015年北京国家会计学院发布的《2015中国财务共享服务中心调研报告》中提到80%的企业认为财务共享服务中心进入迅速发展阶段，并且采用了财务共享服务中心后带来的运行效果明显，能有效推动企业管理会计、司库建设和风险管理的发展。《2017年中国财务共享服务调研报告》发布，财务共享中心已建立与计划建立的比例高达97.62%，目前财务共享实现功能最多的是费用报销，占比75%，且在已实施共享的被凋研企业单位发票成本小于5元，好于未共享的企业。由此可见，现行的财务共享服务中心仍然以降低成本为主导，而费用报销作为企业集团业务中零碎、可重復操作、耗时最长的流程，是很适合流程再造，采用财务共享服务中心模式的。费用报销流程是对内部员工费用的审核和支付业务。在通常企业中，费用报销发生量大，频率高，对服务时效和服务满意度有相当高的服务水平要求。因此，费用报销实施共享服务具有重要的意义，能够充分体现共享服务对资源集中共享、发挥规模效应的优势。

二、传统费用报销模式与财务共享服务中心费用报销

（一）传统费用报销

首先报销人员需要填写书面申请单，并将报销的各类票据分门别类整理好，金额较小票者还需要按照各公司要求粘贴好：接下来将申请单和票据交由一级主管进行审批，待一级主管审批完毕流转到二级主管审批，最后再到总经理审批;各部门审批完毕，将报销凭证与申请单交付财务部门核实，审核无误后进行财务报销。在这过程中，如果报销票据分等级还需要各级主管签字，这也是不小的工作量。所以传统报销模式对于报销人员来说，既耗时又耗力，并且受制于地理时间的限制。往往等待最终的财务报销成功需要很久时间，这对于企业来说也是一笔成本，费用报销的效率会影响到员工的工作效率。

（二）财务共享服务中心报销

录单是费用报销的第一个环节。录单可以由人工完成，也可以由ERP或者其他系统生成。由业务员将实际发生的费用信息录入系统，采用了手机报销模式的将更加便捷，录单可以完全在手机上进行，不受制地理位置限制。填制单据时根据各公司自身要求来填写，包括申请出差起始、结束日期，类别，增值税专用发票与普通发票。填制完毕后，单据将自动流转至下一步业务经理审批，待业务经理审批后，业务员打印费用报销单，交由财务共享服务中心的财务助理，再流转到财务经理审批，实际发生的费用票据会由专人使用高拍仪或扫描仪进行扫描，届时所有报销凭证的电子影像资料与费用报销单一起流转至财务共享服务中心费用岗进行审核，审核人员收到影像资料与单据根据相关业务信息进行审核，对于一些关键信息，可以补录或修改，完成对审核的辅助支持。有异常的单据需要退回或修正后重新审核。审核无误的业务信息，传递到ERP系统中，由系统根据预设的条件生成相关凭证，之后加以人工的凭证审核工作，完成记账工作。同时，审核无误的业务单据，会传递资金支付岗，出纳将相关信息转换成符合银行接口标准的支付单据，通过网银系统下达支付指令，进行网银支付。

三、财务共享服务中心费用报销的实施

（一）中兴通信网络报销系统

系统中包含子模块：填制单据、审批、记账凭证生成、报表生成与生成、基础数据等。在采用影像管理系统后，网络报销能有效缓解实物流转的报销方式所带来的各种问题。具体包括，在系统中先预设各类报销模板，满足不同种类的报销需求。报销人根据实际发生的报销业务来填制单据，报销人相关信息例如工号、部门等将由系统直接生成。审批人无须使用纸质材料，通过系统即可调阅报销单据来直接审批。待审批完毕单据自动流转至财务云，资金岗或是财务人员随机调取单据审核，根据电子影像数据与填制单据来判断业务是否合理合规，审核完毕后，批量导入ERP系统，最终自动生成记账凭证，并完成报销。

中兴通讯报销系统的特点是将会计信息系统的重点从记账凭证偏向于原始凭证。对于报销这类可重复操作的业务流程化再造，预设的模板能够让记账凭证的生成更加自动化。对于财会人员只需要先设定好报销模板以及后续维护，有效实现了从报销人员源头上的数据资料到记账凭证的生成高效率，且能控制到源头数据的质量。减少纸质数据的流转，减少了财会人员的基础工作量，审批人员可以随时调阅，提高了审批效率。

（二）苏宁集团网络报销系统

SOA自主报销系统包括接受票据、扫捕、审核、数据录入、业务处理、银行支付等。首先通过票据影像系统（DCMIOP）接受票据，扫捕上传影像，接下来流转至SOA自动报销系统，无异常、拒绝的票据将会自动上传接受检查，通过业务审核、财务审核、领导授权，完成一系列流转。待审批完毕后，利用网银系统完成银行支付。同时该系统还提供员工服务，方便客户咨询。

苏宁的网络报销系统主要是针对企业员工的自助报销，借助于影像管理系统与SAP系统，实现了员工费用报销的信息化。网络报销系统将报销业务分门别类，通过系统的“查找与匹配”可以实现快速定位报销单据，将员工费用报销分级分类也能有效降低违规报销的风险。四、财务共享服务中心费用报销改进

（一）预算管理

财务共享服务中心要以企业集团的战略发展为目标，制定全面预算管理制度，将企业集团的所有收支项目都纳入预算管理中。对于费用业务较多企业这点更为重要。采用费用预算管理体系，当公司实际发生业务与预算偏差较大时，财务共享服务中心需要及时出具报告，并采取必要的措施进行调整。尽量杜绝处于全面预算之外的收支项目，切实发挥好财务共享服务中心数据管理职能。

（二）信息系统支持

信息技术是财务共享服务中心得以发展的必要支持，现在常用的ERP系统、影像管理系统、预算管理、银企直联都需要信息系统的强有力支撑，这其中任一环节出问题，都会影响到整个流程的顺利流转。反之，信息技术的快速发展也对财务共享服务中心提出了更高要求。对于每一家采用财务共享服务中心的企业来说都需要加强与对口信息公司的合作，采用先进的模块优化技术来打通系统各模块之间的壁垒，实现数据的无缝对接，达到各平台互通，让员工能直接通过企业报销端口进入第三方平台，完成购票等任务，电子票据实时传递报销，同时在数据传递过程中，加密技术保证企业商业信息不被窃取。

（三）人员管理

已建立了财务共享服务中心的企业员工中有很高比例认为财务共享服务中心缺少晋升机会，以及与集团财务部门的良好沟通机制。人员素质不高、简单机械劳动是财务共享服务中心人员的典型特征。正是这种对财务共享服务中心的认识不足，公司义没有开通有效晋升通道，造成员工流失率很高。所以公司需要加快财务人员的转型，由财务会计转向管理会计，培养其数据分析与决策能力，同时提供专业技能与岗位职能培训机会，让员工能得到综合学习的机会。建立健全一套财务共享服務中心绩效考核机制，根据每个岗位不同分工对员工进行考核，对于简单机械劳作的岗位，适时轮岗。参考文献：

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