关于国有企业档案工作业务监督指导机制研究

洪巧燕

摘 要：国有企业档案是我国档案馆藏主体的重要组成部分，且占有较大比重，在社会主义经济建设工作中扮演着重要作用。本文以广东M集团为例先是通过对国有企业档案工作业务监督指导管理现状进行研究，对监督指导体系原理及管理工作中存在的诸多问题进行分析，进一步针对国有企业实际情况提出具有建设性意义的监督指导方式，以此提升国企在档案工作方面上监督与指导业务职责再上新台阶。

关键词：国企;企业档案;业务工作;监督指导

一、国有企业档案监督与指导工作的当前状况

1.法规、制度现状。近些年来，我国不断健全和完善国有企业档案工作各项法律法规标准，以《中华人民共和国档案法》为基本，包含档案行政法规、档案地方性法规、中央至地方档案规范性文件的国企档案工作监督与指导业务方面的法律法规完善化、整体化模式已然是蔚然成风。其内容所涉及到企业档案管理工作的方方面面，大到档案管理工作的顶层设计理念、大档案观，小至包括企业档案的概念、档案部门人员的职责、工作人员所需要具备的专业素养、档案管理集中管理的原则、管理机制与体制、档案工作八环节、电子文件（档案）与档案双套制管理机制、产权档案和企业产业机密档案的保管、企业产权变更资产重组下的档案管理、企业宣布破产后档案的归属与流向、甚至到企业评估定级与复检等问题，以上这些法律法规的完善对我国企业档案管理科学化、法制化建设起到巨大的推动作用。

2.关系现状。近年来，伴随着我国市场经济体制和现代企业制度的不断发展，政府职能也逐步发生了转变，对于企业尤其是国有企业逐渐实现政企分开，推动国有企业成为法人实体和市场竞争主体。这一系列的转变也使得国有企业档案工作宏观管理的体制发生了变化，在原先“条块结合”的管理体制下，国有资产管理部门的管理功能可谓“管人管事管资产”，其管理功能的触角会深入至其所管辖企业的具体业务中去，而伴随政府职能部门职能的不断转变，逐渐将侧重点转向管理资本、进行宏观设计，规划制定等方面。将具体的公共管理职能归位到相关部门，即企业的档案管理工作逐渐归口至档案行政管理机构，这就为我国行政管理机构的档案工作带来了新的挑战，具体的管理内容进行相应调整。M集团是由广东省政府进行重组国有企业，由省国有资产管理监督管理委员会直接管理，在档案工作业务上接受国资委进行监督指导，同样同级档案行政部门也会对其进行监督指导。

3.监督和指导方法现状。依据《档案法》、《档案法实施办法》、《档案执法监督检查工作暂行规定》（国家档案局令第4號）、《档案管理违法违纪行为处分规定》及相关法律法规等的要求，对国有企业档案工作分别从组织领导、工作机制、以及档案的收集、保管、利用、移交、档案安全、以及重点项目的建设等方面进行监督检查。目前广东M集团在档案管理工作中已经实施的具体监督检查方式包括：（1）加强日常执法检查。（2）同当地其他部门发挥档案联合执法监督检查机制作用。（3）对档案违法违纪行为进行查处。（4）档案行政管理部门实施业务指导的内容。尚未全面开展以及有待开展的监督检查方式有：（1）与相关部门联合开展行政检查。（2）进行专项检查、项目合法性抽查。（3）与档案工作出现问题的企业进行约谈（4）进行档案工作人员备案（5）聘请法制监督员，对企业档案工作进行举报监督。

二、国有企业档案工作业务监督指导体系原理及存在问题

1.国有企业档案工作业务监督指导体系原理。在我国传统企业档案工作运行机制中往往过分依靠领导的重视，依靠行政力量的推动，人治的因素较为突出。国有企业作为国家出资的企业，其档案自然也归为国有档案的范畴，属于全体人民所有，政府行政权力为人民服务，管理好国企档案才能更好的为人民服务，政府管理档案是全体公民所委托的一种行为。这样的背景之下，企业所属地方档案行政管理单位同时具备了政府在档案活动领域的具体管理者以及国企档案的所有者，这样一个能扮演两种角色的身份，就会促使企业所属的地方档案行政管理单位在行使管理职能时，除了行政管理者的意识外还多了一种所有者的意识，易导致其认为管理国有企业档案是理所应当，使得档案行政机构在对国有企业档案工作进行管理时出现“越位”的情况。档案行政管理部门应当适应政府职能转变、企业改革与发展的形势，及时改变管理手段，根据档案法律法规的授权，从行政管理为主转向依法管理，对所属地方国有企业进行法律法规咨询服务、有关政策方针指南服务、行业标准领域特点信息获取服务，还会通过地方政府进行档案法规制定、法律完善、执法、业务指导和监督加强对企业档案工作的监管。要建立更加完整妥善的档案法规体系，避免法条之间发生冲突，要坚决做到依照法律法规进行行政管理，将行政管理的监督职责与业务工作上的指导连接起来，业务检查工作同督查考核工作结合起来，大力支持企业档案管理工作科学化高效化与执法监督督促企业档案工作法规化合理化相结合。合理有效的监督指导国有企业依法开展档案工作，确保企业档案工作顺利开展。

2.国企档案业务监督与指导工作中所暴露出的问题。根据全国各行业、领域国有企业档案管理工作中所暴露出的问题，并结合广东M集团档案管理工作中存在的问题进行分析论述。对国有企业档案工作业务监督指导中存在的问题总结如下：

第一，传统的“条与块”相结合的方式，以“条”所进行管理的国有企业在档案管理工作的机制与体制上难以发展下去。在过去的计划时代里，国企档案工作所施行的就是“条块”相结合的方式、以“条”管理为主线进行宏观的管理机制体制，具体地说就是档案行政管理单位（块）与专业主管部门（条）相结合一起的模式，两者对企业档案的工作进行管理。国家层面的档案行政管理部门对全国所有的企业档案管理工作进行宏观指导与调控，制定并完善企业档案管理工作相关的法律法规，各国有企业的专业主管单位负责全国整个行业企业的档案管理工作，下到各地方档案行政管理单位对所辖区域内的企业档案工作负有监督指导职责。

第二，企业档案没有约束激励机制，缺少评价。很多企业普遍未建立约束激励机制，档案监督缺乏强有力的措施。对不符合质量要求的档案和不规范的档案业务行为，普遍未提出整改方案和监管整改通知单。这使得档案管理的不当之处继续存在甚至恶化。因为很多集团企业未将档案工作的年终考核纳入对所辖企业的系统性考核之中，将档案工作置于公司发展总体规划之外。档案管理工作与本单位的业务工作脱钩，做得好的档案部门没有得到该有的奖励和示范作用，而不达标的档案部门也没有得到实质的惩罚，比如不影响整个下属企业的绩效考核，甚至根本不存在档案业务的优劣排名，长此以往，会让档案工作者愈发不重视档案工作。

第三，企业档案工作未纳入到企业发展总体规划之内。企业总部在制定企业总体规划和年度计划时，很多企业都没有将企业档案工作的规划或者企业档案年度工作计划纳入其中进行考虑。档案工作被边缘化，没有向其他业务系统一样得到足够的重视。在做年度总结时，也很少涉及档案工作总结，甚至“档案”二字不曾出现在报告中。

第四，档案行政管理部门对国有改制企业档案监管“缺位”，档案处置状况堪忧。实际工作中，《暂行办法》在国有企业资产和产权变动时落实不彻底，档案行政管理部门监管力度不够，部分企业在改制中档案流向不明、处置不力。

三、企业总部、档案行政管理部门对国有企业档案工作监督指导的方式

企业总部、檔案行政管理部门要认真履行《档案法》及相关法律法规赋予的档案行政执法职权，按照法定权限、依据和程序对国有企业档案工作进行监督检查，同时要联合国有资产管理部门及相关企业主管部门实施联合检查，形成合力，全面加强对国有企业档案工作的监管。广东M集团结合自身多年档案管理工作成效，总结若干监督指导方式。

1.加强日常执法检查。企业总部、档案行政管理部门要依据档案法律法规，结合工作实际，制定适于国有企业的档案行政执法检查标准。把执法检查贯穿于日常监管工作的始终，创新执法检查方式和手段，结合现代智能化手段检查。

2.发挥档案联合执法监督检查机制作用。继续坚持国家、省、市、区县档案联合执法监督检查工作机制，积极协调当地人大、法制部门，借助和发挥外部监督力量，加强对企业档案工作的监督和检查。

3.对档案违法违纪行为进行查处。中央和地方各级档案行政管理部门要认真履行《档案法》赋予的“依法查处档案违法行为”的职能，结合《档案管理违法违纪行为处分规定》，对国有企业中发生的档案违法违纪行为进行查处。档案行政管理部门要畅通举报渠道，坚持违法必究，严肃查处档案违法违纪案件，以点带面，有效遏制档案违法行为，切实维护档案法律法规的严肃性和权威性。

4.要求下属企业定期报送档案目录。为了掌握企业集团的档案情况，确保下属企业档案及时归档，总部可要求下属企业定期报送档案目录。总部可根据文书和档案管理一体化平台，查询是否所属归档范围的档案都已归档，可有效及时防止档案的流失。此外，可将报送档案目录作为考评的项目之一。

5.拓展新思路，应用新方式，开展专项检查。例如广东若干年前出现的企业腐败问题开展相关专项监察;和出现问题的企业进行约谈;进行档案工作人员备案，方便提供相应培训，连续稳定地提升人员素质;聘请法制监督员，对出现的档案工作违法违规行为进行举报监督。让企业经营发展留下痕迹、留下证据。

6.对检查不合格的企业要强制其限期整改。提出整改方案并进行整改后验收，对屡次整改不合格的企业要在企业内部信息平台通报，并与其企业的整体绩效、企业领导人绩效、该企业档案负责人绩效挂钩。

参考文献：

[1]崔璐莹.要加强对民营企业档案管理工作的监督和指导[J].黑龙江档案，2016（10）：15.

[2]王艳红.如何做好企业档案工作中的业务监督和指导[J].兰台世界，2013（10）：25.

[3]陈希周.应加强对私营企业档案工作的监督和指导[J].四川档案横，2010（8）：38.