基于信息时代下档案管理工作的创新

赵学军

摘 要：在互联网技术普遍运用下，一定程度促进了档案管理的创新发展，可利用计算机设备完成复杂的管理工作，是提高管理质量及效率的有效途径。本文主要围绕信息时代下档案管理特点及创新要点等方面展开讨论，将档案管理工作信息化建设作为重要目标，加大对创新对策的探索。

关键词：信息时代;档案管理;创新分析

对于事业单位来讲，档案管理工作顺利开展是有必要的，能为事业单位日常管理提供基本服务。通过科学进行档案管理，可最大程度發挥档案资料应用价值，保障各部门间工作的协调开展。从当前档案管理现状来看，从整体上分析，还存在较多有待改进的地方，需要明确档案管理信息化建设这个目的，在信息技术应用下，做好档案管理创新工作，进而实现档案管理的系统化和有效性。

一、信息时代下档案管理特点及意义

在信息时代背景下，档案管理特点主要体现在以下方面：一是档案资料由纸质形式向数字化资源转变，实际利用信息技术进行档案管理时，要严格按照已有的法律规定，确保档案管理的有序开展。二是档案管理查询和整合等工作的开展，都是在计算机设备上完成的，相对于传统档案管理来讲，管理效率有明显提高。正是由于信息时代下档案管理具有这些特点，使得信息化档案管理有着重要价值。借助信息化方式进行档案管理，可简化管理工作，在计算机设备上完成档案收集和整理等操作，方便之后档案资料的运用。这种工作方式下，降低了档案管理人员工作压力，对工作效率的提高有重要意义。另外，真正落实信息化管理方案，满足社会发展对档案管理的要求，能保障事业单位持续发展，加大对管理成本和资源的控制。当今时代下，档案管理中信息化技术的使用，是提高档案管理效益的有效途径，可在此基础上，实现信息利用率的最大化。

二、信息时代下档案管理存在的不足

1.档案管理不够合理。在分析信息时代下档案管理中存在的不足时，可发现主要体现在档案管理不合理方面。档案管理是一个复杂的过程，多种信息资源的收集和整合难度较大，并且在档案管理中可能受到外部因素影响，进而导致档案管理欠缺合理性。另外，档案管理工作关键在于信息及时更新，但是实际开展管理工作时，可能存在信息内容不完整的问题，长期以往会造成档案管理工作质量低下。

2.管理理念落后。为了促进档案管理朝着信息化方向发展，要及时更新档案管理理念，引导管理人员利用计算机软件进行档案管理。针对信息时代下的档案管理工作进行分析时，能观察到档案管理服务对象已经从领导层面转变到基层人群，如果不能及时更新管理理念，势必会造成档案管理滞后的问题。例如，当前档案人员没有明确管理方向，无法保证档案资料应用价值的实现。由于受到传统档案管理理念影响，在档案设计方面不够科学，不利于信息技术和档案管理工作的有机结合。

3.档案规划相对滞后。除了上述内容外，当前档案管理的不足还体现在档案规划滞后上。档案信息管理可能受到资金、权限的影响，对档案规划统一制定有不利影响，是降低档案管理效果的主要原因。并且档案信息是处于变化的状态下的，数字化资源通常会丰富档案规划方法，但是缺乏明确的档案设计目标，会影响档案信息资源真实性。为了解决这一问题，还要尽快优化档案规划与设计，确保数字化档案信息资源的全面整合，促进档案管理体系良好发展。

三、信息时代下档案管理创新要点

1.创新管理理念。要想实现信息化档案管理的创新发展，关键在于管理理念及时创新，以便在正确的理念引导下，逐步落实档案管理创新方案。随着时间的推移，档案管理的现代化和数字化，已经成为档案管理发展重点，可在先进的思想引导下确保档案管理工作高质量完成。在档案管理实践中，要求工作人员明确科学发展观的指导作用，树立较高的档案管理意识，能加快档案管理的信息化建设进程，并且对档案管理水平的提升有积极影响。另外，还鼓励档案人员将创新思维运用到工作实际中，敢于研发，真正做到管理理念及时更新，保证档案管理实效性，能更好服务于基层群众。具体来说，档案管理理念的转变是管理工作创新发展的基础条件，要求管理人员意识到管理形式、管理对象的改变，根据档案管理相关规范采取适当的管理手段，确保档案管理取得较好效益，能顺应时代发展潮流来逐渐优化管理理念，为社会群众提供优质服务。

2.确保档案管理科学性。在信息时代视角下，保证档案管理科学性是实现档案资料使用价值的关键，同样是档案管理数字化建设持续发展的保障。为了实现这一目的，有必要注重新思想在管理工作中的融入，以便丰富档案管理渠道，能满足不同情况下档案管理要求，并建立起运行良好的档案管理系统，方便管理人员进行档案资料收集和整理。同时要保证档案管理合理化，从时代发展要求出发，加强档案管理实践和计算机技术间的联系，将信息化建设作为档案管理创新方向，从而推动档案管理持续发展。总的来说，档案管理科学开展，需要通过完善管理方法和明确界定管理内容等方面来实现。新建档案管理系统作用下，管理人员可借助计算机软件，完成档案资料整合、存储等工作，相较于传统管理模式而言有明显优势，可实现档案管理方法的多样化，研发出适应性强的管理措施，为档案管理工作高效开展提供保障。另外，从大多数企事业单位的档案管理来看，在不断发展中进行管理内容的优化调整，不仅注重领导层档案资料的管理，还扩大了档案管理范围，将档案管理和社会群众生活联系起来，通过建立大容量数据库，确保档案资料完整存储在数据库中，能为之后各项工作开展提供依据。

3.促进档案资源共享。资源共享在促进档案管理创新方面有着重要作用，未来档案管理中，要在互联网环境中进行数据共享，对信息资源进行统一管理，针对档案管理制定管理标准，能实现档案管理的透明化，对促进档案管理持续发展有重要意义。因此，我们认为在创新信息化档案管理的过程中，要尽可能提高资源共享程度，真正形成新的档案管理模式。从某个角度来看，为了保障档案资源取得较好应用，要从以下方面着手进行资源共享：一是结合当前档案管理环境，将科学技术融入到档案管理中，可得到多样化资源获取渠道，有利于档案资料及时查询和利用。二是不断健全档案资料库，能在档案管理平台上完成一系列操作。例如，部分企业在建立档案资料库时，进行不同资料的分层处理，做到信息资源分层次共享，有利于提高资源共享效率，方便用户获取需要的档案信息。三是构建档案资料共享平台，尽快创新设计理念，总结分析资料共享影响因素，为加大档案资源共享提供基础条件。

4.完善信息化档案管理系统。信息化档案管理系统的完善构建，是推进档案管理工作创新的必然途径。档案管理重要意义在于为社会群众提供优质服务，为相关工作开展提供参考，实现这些目的，首先要营造一个健康的档案管理发展环境，是档案管理不断创新的保障。因此，需要企事業单位结合自身发展实际，建立相应的档案管理系统，以便在信息化平台作用下，实现数字化档案资源的有效利用，在此基础上进行档案管理。这种做法可提高管理人员信息管理意识，使其自觉运用计算机软件完成管理任务。另外，还要做好档案管理系统的科学规划，进行基础设施、人力资源的合理配置，从整体上提高档案管理质量。例如，当前事业单位在建立档案管理系统时，尽可能将纸质资料进行数字化处理，最大程度实现档案信息化管理。并且在构建过程中，全面建设档案管理数据库，能为档案管理系统开展奠定基础。

5.做好档案管理基础工作。除了上述措施外，在分析信息时代下的档案管理创新要点时，我们认为还需要明确基础性工作的重要性，要在做好基础工作的条件下，加快档案信息化建设进程。档案管理工作服务于不同部门，表明这项工作有着重要作用。传统管理模式下，容易出现资料收集不完整、档案资源利用价值低等问题，对档案资料的充分利用有不利影响，会造成档案管理效益低下。而基础管理工作的有序开展，可解决上述问题，如在电子档案整合归档环节中，要求管理人员根据国家标准规定，进行各类资料的分类和录入，可保障资料完整性，方便后续工作中档案资料的使用。同时，还要加大纸质档案资料的管理，一些重要资料通常以纸质形式存在，旨在加强资料保密性。进行这类资料管理时，需要按照统一标准来摆放，同时结合信息化技术的使用，对资料摆放位置和更新时间等进行记录。

6.优化档案管理模式。信息时代下，要注重档案管理模式优化设计，以便为档案管理创新发展奠定基础，能在管理模式正常运行下，实现档案管理效益的提高。首先，档案人员应针对档案管理模式创新来开展一系列工作，最终提高服务水平。如计算机软件在档案管理中的普遍运用，能创新档案管理方法，逐步形成新型档案管理模式，不仅可简化档案管理工作，还能推动档案管理体系的良好建设。对于传统档案管理模式来说，档案管理内容较分散，无法达到系统建设的目的，这就造成信息利用率低下，不能从群众实际需求出发开展管理工作。因此，需要将档案资料统一整合与管理作为管理模式优化方向，建立相应的数据库，确保档案信息的完整保管。对于不同单位可设计相应的管理模块，能突出档案管理针对性，并能简化管理流程，在优化人力资源配置和加强管理效果方面有重要意义。其次，要做好系统管理工作，为档案管理提供基础设备保障，通过明确规定硬件设施的技术指标以及使用规范等，从管理手段层面出发优化档案管理模式，是促进档案管理创新发展的有效途径。

综上所述，信息时代下对档案管理提出新的要求，可利用科技成果促进档案管理方式和管理体系的创新，以便提高管理质量，为各项工作开展提供需要的档案资料。

参考文献：

[1]张娟.关于信息时代档案管理工作创新的思考[J].兰台内外，2018（06）：47-48.

[2]李鹏.浅析信息时代档案管理工作的创新[J].办公室业务，2018（19）：187.

[3]于淼.信息时代下单位档案管理工作创新思维分析[J].农村经济与科技，2018，29（14）：254.

[4]宋春雨.信息时代背景下档案管理工作的创新发展新格局[J].办公室业务，2018（13）：70.