浅析流动人事档案管理问题

赵丽

摘 要：在企业内部，人事档案是人才信息的载体，是企业想要获得人才的主要依据。随着人事制度的改革和人才流动的加速，流动人员人事档案在管理过程中存在各种各样的问题。在档案管理过程中，由于当事人不重视，档案管理过程不规范等问题，导致档案在流动过程中遗失，影响到职业生涯。这些问题要是不解决不但影响到个人，企业在今后的发展中也会遇到各种问题。档案缺失造成的管理不便，信息缺失使企业招聘人员无据可依，影响到企业的用人管理发展。因此要采取相关对策加强流动人员人事档案管理制度，强化管理意识，接触流动人员的后顾之忧，同时为企业发展做出贡献。

关键词：流动人员;人事档案管理;问题;对策

合理的对流动人员人事档案进行管理，可以减少很多麻烦，减少人才在流动过程中因为档案问题所引起的问题，使得人才在流动过程中减少阻碍，让人才在跨行业、跨地区的流动中不会遇到太多麻烦，进行人才合理配置，促进国家经济发展。流动人员的人事档案一旦保管不妥善，出现遗失问题，会牵扯到关于个人的多方面问题，很多的个人权益无法得到保障。没有人事档案，会影响到档案工资调整，工龄计算，不能参加各种社会保险。而且没有人事档案，会无法办理退休手续，直接影响老年生活。因此，本文就如何合理有效的对人事档案进行妥善管理展开分析。

一、人事档案管理概述

将人事档案进行收集、整理等一系列活动就是进行人事档案管理的过程，人事档案是一个人经历以及德行的重要参考依据，是企业、单位在进行人才选拔是重要的参考依据。人事档案会涉及到流动人员成长过程中的个人经历、社会关系、业务能力奖励处罚等，是流动人员成长过程的重要参考，是人力资源管理在考察人员方面最重要的工具，有着很强的参考和依据性。

流动人员是指人事档案没有被固定保管的个人。具体来讲，一方面是个人所在单位无权保管人事档案，另一方面是指自身人事档案没有单位接收，这两种情况就归属于流动人员。依据这两种情况，可以将很多个人划分进来。大中专院校毕业生、非国有单位员工以及辞职或者被辞退的工作人员、企事业单位专业技术人员等都属于流动人员。

我国有着独特的市场经济体制，所以有多种经济形式的企业并存。如果在私企等企业工作，由于企业没有人事档案管理权限，就需要有专门的人才服务机构对企业员工的人事档案进行管理，企业将员工的人事档案交给这些机构进行管理，发挥人事档案的作用，保障员工的利益。人事档案和个人利益密切相关，一旦人事档案存在什么问题，个人的利益会受到很大的损害。如果人事档案没有一个长期稳妥的保存管理，会给员工的心理造成不必要的担心和压力。

二、人事档案管理存在的问题

1.当事人对档案管理的重视程度不够

一些流动人员对于人事档案缺乏了解，尤其是一些高校毕业生，虽然从高中开始已经听过老师讲“关于人事档案”的重要性，但是由于社会经验的缺乏，对于人事档案的作用和价值没有很清彻的认识，在档案管理方面没有足够的重视。在高校毕业，很多学生由于不清楚档案的价值，同时也为了免去很多麻烦，选择自己携带人事档案，在保存的过程中人事档案丢失。除此之位，部分流动人员选择的企业人事档案重視程度不足，影响到个人，也会产生人事档案不重要的想法。企业在这方面管理不规范，个人也觉得人事档案完全没用，完全不给人事档案寻找一个妥善的保管地方。还有一部分人，将人事档案寄存在人才中心，遇到一些情况选择不管档案，直接走人的方式。虽然人档分离是我国人事改革制度的趋势，但并不表示档案可以直接丢弃。档案并不是我们的身外之物，关系到每个人的学籍、身份以及工龄问题，对于人事档案不闻不问的不重视态度，很可能会对以后的生活产生很多负面影响，在今后的工作生活中产生很多麻烦。档案信息难以汇集造成信息不完整，更严重的丢失档案，都会影响到流动人员今后生活中的社会保障。

2.单位对人事档案管理工作的不规范

不光是部分流动人员个人对于人事档案重视程度不够，一些管理单位对于人事档案的管理认知也比较落后，主要表现在对于档案管理的手段落后。这些单位采用的手段原始粗放，缺乏统一的信息化管理制度，硬件设施跟不上时代，并且相关管理人员缺乏相应的业务水平，缺乏档案管理责任感。一些单位在接到流动人员的人事档案后，在后续的人员流动过程中，不能及时办理人事档案相关手续。有些单位就是直接将人事档案交给当事人，或者是快递公司传递，导致档案缺损、遗失。在一些大中专院校尤为明显，学校直接将档案交给学生自己，学生拿到档案后，稍有保管不善，就会使档案缺失、破损。有些学生甚至打开档案，随意修改自身信息，使得档案失去其真实性。

3.单位对档案管理的不合理性

自我国成立发展七十年来，人事档案一直按机密档案进行管理，实行的是完全封闭式的管理机制。由于这种特性，必须有一定等级的领导或者人事组织部门才可以查阅，人事档案一般不会出现擅自篡改的现象。但是一些档案材料，尤其是对于个人的学习、工作评价表现，由于只是上级及一些人事组织填写，所以导致形式相同，有些领导为了免去麻烦，直接让当事人根据模板誊抄。这些笼统概括的词语很难对一个人有很正确、准确的描述评价，这在以后人员流动过程中，给其他企业筛选人才造成困扰，使得人事档案的参考价值大大降低。在实际工作过程中，一旦有和当事人不相关的人事档案评价，也会对其产生很大影响，促使流动人员在转换工作过程中放弃自身的人事档案。

4.人事档案管理者素质偏低

目前，很多企业单位在人事档案管理方面，都没有达到国家规定的要求，有的单位甚至只有一个人来管理上千份档案，这就导致管理人员很难有足够的经历去进行管理。因此，单位就征用临时工来进行档案管理，而这些临时抽调上来的人员根本不具备相关的知识和专业技能，而且很少有临时工可以具备很强的责任心，这就导致在管理过程中不清楚自己的职责，并且管理不规范会出现各种档案管理问题。有些临时工甚至身兼数职，就更难抽出多余精力去管理，很多只是为了拿钱混日子，使得档案管理水平低下，很难达到国家规定的管理要求。

三、加强流动人员人事档案管理对策

1.强化档案意识，加大流动人员人事档案宣传力度

流动人员容易忽视人事档案的作用和价值，一方面是自身原因，另一方面也是因为相关部门的宣传力度不够。加强宣传力度，使得流动人员的档案意识得到强化。在现代信息发达的时代，借助于媒体，通过各种内容以及手段加强宣传力度，深入到企业、学校等流动人员数量庞大的场所，向流动人员宣传人事档案的价值，加强他们的重视。同时，应该特别针对高校毕业生，让他们认识到人事档案对于他们今后在社会发展所具有的重要价值，一旦破损遗失会造成的严重危害。有些高校毕业生找到了好的单位，但是由于人事档案的缺失，使得工作机会化为泡影，这种情况也是时有发生。让高校毕业生清晰的认识到人事档案的重要价值，同时了解人事档案丢失会造成的危害，权衡利弊，会促使他们在毕业之后按照规定及时将档案转入政府所属的人才流动服务保障机构保存，使自身相关利益得到保障。

2.规范和科学的管理人事档案

流动人员在人事档案转移过程中，应当按照规定的时限转交给规定的相关部门，相关部门对于新接收的流动人员档案进行审查和鉴别，根据其内容和价值进行详细划分，然后进行准确处理，不能简单从事，随手丢弃，提高档案材料的质量。有需要保存的档案资料进行再次组卷，根据相关信息将有关联的档案组合在一起。在管理过程中，如有需要，根据单位流动人员的实际情况，将一些有效信息，如思想政治素质、业务学习能力等补充进人事档案，这样才更能体现相关流动人员的综合组织，更加展现出人事档案的信息价值。

人事组织部门将单位内流动人员人事档案进行统一整理，用信息化管理手段进行分类，创建多种检索途径，用于检索利用。在有人员想要调用相关流动人员的人事档案时，必须按照严格的程序流程走，没有相关手续的，一概不予处理。查阅者对于人事档案不得有任何向外公布或者泄露的表现，严禁对档案进行涂改、销毁。人事档案不得借用给本人或者是直系亲属。单位可以根据情况建设人事档案库，使人事档案的管理科学化和规范化，档案必须有两人管理。

3.不断创新档案管理模式

在整理人事档案的过程中，考虑到工作任务的繁重以及枯燥，要避免出现厌恶工作的情绪，就需要从工作中找到自身价值，不存在工作敷衍的情绪，要不断的从琐碎的工作中汲取经验，创新工作思路和方法，按档案管理标准实施工作，完善人事档案的管理制度，完善归档程序及调阅制度。在工作中摒弃坏习惯，建立良好的日常总结习惯，良好的工作改革创新可以使得管理工作事倍功半。同时，在管理过程中，将传统的管理方式与现代信息化技术相融合，将人事档案逐一扫描，提高人事档案信息管理水平，更好的发挥档案信息资源作用。利用信息化技术管理人事档案，不但安全可靠，而且更加方便快捷。通过计算机，可以大大缩短查阅时间，并且准确的统计分析有着更强的参考性。加强单位信息化技术管理流动人员的人事档案，可以極大的提升档案管理水平和管理效率，杜绝人事档案的私自毁改或丢失。

四、结语

随着社会的进步，人事档案的作用日趋明显。但是对比其不断增加的价值，流动人员对于人事档案的认识，无论是形式还是方法，都于其发展程度相去甚远。所以，我们要对人事档案的价值有一个全新的理解和认识，强化档案意识，加大流动人员人事档案宣传力度，规范科学的对人事档案进行管理，同时不断创新人事档案的管理模式。好的人事档案管理，才能保障流动人员的社会利益，同时推动企业的发展，为我国的经济发展做出贡献。

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