医院设备档案管理模式的改进策略

李季秀

摘 要：医院设备档案管理作为医院综合档案管理的重要组成部分，从一个侧面体现了医院档案管理工作水平的高低。鉴于此，本文从医院设备档案的特征入手，在分析综合医院设备档案管理的现状基础上，提出医院设备档案管理的创新举措，希望本文能为各级医院设备档案管理工作提供一些有益的参考和借鉴。

关键词：医院;设备档案;管理模式;改进策略

在我国卫生事业快速发展，综合医院诊疗技术大幅提高的情况下，医院开始采购大批的先进医疗设备，随之而来的是大量设备档案，进而增加了医院设备档案管理的工作量，并且对相关工作人员提出了更高要求。加强医院设备档案管理，增强档案的计划性、完整性和系统性，不但有利于提升医院整体信誉形象、服务质量和经济效益，还能提高患者诊疗的及时性和准确性，直接关乎人民群众的身心健康。

一、医院设备档案的特征

一是专业性强。我国的医疗设备大多是进口的，都是我国无法生产，或是国产设备性能不够精准的高端新设备，这些进口设备广泛涉及电子、电脑、生物、理化、核素、放射等边缘学科或者专业科技领域。与其他各类档案管理比较，医疗设备档案的编目、分类、检索工作具有更高的要求和独特的性质。二是多是外文卷。因为医疗设备大部分都是进口的，其维修说明书、图纸使用手册大部分都是日文、英文或者法文、德文、西班牙文等。三是直接影响着临床医疗工作。诊疗、护理和医学工程是现代医疗的三大支柱，医疗设备是教学、医疗和研究的必备条件和物质基础。在医疗纠纷举证责任倒置的当前，医疗设备档案的重要性更加突出。四是档案利用频率高。医疗设备档案与基建档案、科研档案、会计档案不同，其档案利用比较频繁。因为设备具有高、精、尖、新等特点，往往在使用过程中会不可避免的发生错误操作，出现各种故障，进行设备维修必然不能离开说明书、图纸等档案资料。设备档案极高的利用率，无形中增加了设备档案管理工作的工作量。五是设备档案的技术卷不可以封卷，需要不断的进行补充修改。大部分的档案，例如：会计档案、文书档案、人事档案等，每年进行归档之后就可以封卷了，不允许也不需要再对档案进行补充和修改;病历档案、科研档案、教学档案尽管不是根据年度进行封卷，但是在患者痊愈或者死亡之后、科研项目完成之后、教学活动结业之后，都应进行归档封卷，同时不允许再进行补充修改，以确保档案资料的原始性、真实性。但是，医院设备档案管理与这些档案有着本质的区别，其技术卷需要不断的进行修改、补充。比如：某B超设备出现故障之后，维修工程师对其更换零件之后，不管这个零件是大是小，都要在图纸的位置进行及时如实的标注、修改，必要的时候还要重新绘制电路图，这样做是为了确保技术的可靠性、真实性，为日后维修工程师的维修工作提供参考。

二、基层医院设备档案管理存在的问题

1.不重视医院设备档案的管理。做好医院设备档案管理工作是提升医院医护水平的一个重要保障，然而目前很多医院的现实情况却是对医院设备管理档案工作不够重视，管理非常落后。因此，不重视医院设备档案的管理成为医院设备档案管理的最主要问题之一。这也造成了许多医院都没有一个科学的管理方法来管理医院设备档案，经常会出现想要寻找某种设备却找不到情况，进而影响设备维护，甚至影响救治病人。甚至到目前为止还存在很多医院没有专职人员对医院设备档案进行管理，再加上医院领导的疏忽，对医院设备管理档案工作不够重视，相关的管理人员就更没有工作积极性了，做好医院设备档案管理工作就更谈不上了。

2.医院设备档案管理工作制度欠缺。目前，许多医院的医院设备管理工作制度不够完善，形式主义很强。要想做到医院设备档案的有效管理，就需要各部门通力合作，这里面涉及到的部门有采购部门、设备管理部门和使用部门，这些部门往往在实际工作中不能明确划分各自的职责，经常会出现各自为政，出了问题互相推诿的情况。这种情况会严重影响医院设备档案管理工作的开展，造成医院设备档案管理资料的遗漏，进而影响设备的使用和维护，对医院的医疗水平也会产生极大影响。

3.无统一的医院设备档案管理模式和设备档案材料规格。（1）无统一的医院设备档案管理模式。目前，医院设备档案管理方式主要有两种：一是由综合档案室实行集中管理，弊端是设备档案资料收集内容不齐全;二是由医院采购供应部进行管理，弊端是管理方式不规范、设备档案保管期限缺乏明确规定。（2）无统一的设备档案材料规格。一些高精尖设备《使用手册》大部分都附有坚硬且大的外皮，非常厚且大小不一。带着外皮无法放入档案盒中，去除外皮的话，科室使用还要再装外皮，增加了檔案管理的工作量。

4.无明确的设备档案归档范围和保管期限规定。（1）无明确的设备档案归档范围。医疗设备从购进到报废，需要经过申请、论证、购买、安装、验收、转移、使用、报废等多个环节，各阶段都会形成不同的材料，收集起来有一定的难度，各医院对此的标准也不完全相同。医疗设备档案资料收集无明确的依据，由于采购供应部兼职档案员人员不稳定，并无连贯收集医疗设备档案的经验，根本不明白到底哪些资料需要收集，哪些不需要收集。（2）无明确的保管期限规定。医疗设备档案的保存期限一般为长期，但随着科技的不断发展，医疗设备的更新速度会不断加快。普通设备使用年限一般是5至7年，高精尖设备使用年限一般在10年，10后就要更新，还有的设备使用年限更短，2至3年就要更新。如果设备发生转移或报废，设备档案中的随机材料就随着设备的转移或报废失去了应用价值，但设备从购进到使用、转移、报废过程中形成的资料仍然具有一定的参考价值。因此，将医疗设备档案全部设置为长期保存值得进一步商榷。

三、医院设备档案管理的创新

1.提高对医院设备档案管理工作的重视。提高对医院设备档案管理工作的重视有助于医院设备档案管理工作的有效开展。因此，要保证医院设备档案管理工作的顺利进行，医院的相关领导就要意识到医院设备档案管理工作对医护水平乃至医院整体医疗水平的影响，安排专职人员来对医院设备档案进行管理。只有有专职人员对来管理医院设备档案，才能降低因管理不善造成的档案丢失、损坏等情况，专职人员通过对医院设备做全方位数据收集，可以为设备的后期使用和维护提供保障，进而提高医院设备档案的管理水平和医院的整体医疗水平，保证医院工作的顺利开展。

2.健全管理网络。医院设备档案管理工作要建立健全管理网络，加大对《档案法》的宣传力度，不断增强医疗设备档案管理工作人员的法律意识，在法律法规的监督和约束下开展档案管理工作。各医院要成立医院设备档案管理工作领导小组，由分管院长作为组长，推行医院、采购供应部、科室、操作人员三级负责的管理网络。首先明确设备兼职档案员的职责，按照档案管理办法的规定，要求采购供应部设立相对固定的兼职档案员，兼职档案员要具备医院要按时组织召开相关人员工作会议，明确设备档案管理的工作目标，对医院设备档案管理制度进行完善和修订。另外，要对科室的工作目标以及各个工作岗位的职责进行明确规定，同时把设备档案管理工作纳入医院的责任目标考核，与相关人员的职称晋级、优秀考评、年终的评先树优相结合，明确规定操作人员在日常保养维护中的责任，并要做好日常工作记录，在使用之后，把有关的使用情况进行记录，每半年将记录情况汇总报告给采购供应部兼职档案员，通过核查无误之后提交档案室进行存档，构建全院完善的设备档案管理工作网络。

3.明确归档范围。医疗设备档案主要有两个组成部分：购置设备时附带的资料和设备使用过程中形成的资料。购置设备时主要附带以下档案资料：论证记录、申购单、协议书、购销合同、发票复印件、运输单据、装箱单、调试安装和验收报告、随机技术资料、设备操作规程等。特大型的医疗设备还有卫生资源配置许可相关资料、招标相关资料等。享受免税政策的医疗设备还有海关免税证明、点击设备进口证明、外贸合同、报关单、质量保证书、商检报告、发票等。医疗设备在运行时，会产生以下档案资料：操作规程、使用情况记录、保养维修情况记录，使用率、经济效益分析、完好率统计等。上述资料通常都要按照年度归入医疗设备档案。

4.划分档案层次。根据医院设备情况来划分不同的层次，并实行分级管理。可根据医院设备的价格进行划分，例如：10万元以上的医院设备档案资料纳入综合档案室实行统一管理，伴随着科技的发展，今后有可能会将20万元或者30万元作为界限予以规定。从保存价值和方便利用方面考虑，可以对医疗设备实行集中与分散相结合的方式予以管理。价格高于10万元的设备档案纳入综合档案室实行统一管理，价格低于10万元的设备档案纳入采购供应部予以保存，对其进行简单的编目管理，并提交综合档案室一份目录存档。

5.完善档案利用。医院设备档案管理要坚持方便利用的管理原则，不断创新完善档案管理利用方法。在将医院设备档案进行归档之前，如果设备操作人员需要使用说明书或借阅操作手册等资料，档案管理人员要先为设备操作人员办理借阅手续，可以允许在科室进行长期的保存。

总而言之，随着现代化医院建设的快速发展，对医院设备档案实行信息化管理是医院设备档案管理的发展趋势。因此，医院设备档案管理人员要自觉加强业务知识学习，不断提高自身的综合素质，以更好的适应未来医院设备档案管理工作的需要。

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