大数据视域下高职院校档案信息化管理研究

朱红茹

摘要：目前高职院校档案信息化建设如火如荼，但也存在着档案管理人员职业能力尚待提高、档案信息化管理安全体系尚需健全以及数字档案资源建设滞后等问题。提升高职院校档案信息化建设水平，必须强化人员培训，不断完善监管制度，推进档案数据库建设。

关键词：高职院校；档案管理；信息化；大数据

20世纪90年代以来，随着计算机技术、网络技术和高等职业教育事业的高速发展，高职院校档案工作呈现出数字化和网络化的发展趋势，高职院校档案管理信息化需求日益迫切。由于大数据时代信息具有不可分割的整体价值，数据库与众多的非结构化数据均属于档案信息资源主要组成部分，因此信息几乎承载了档案的全部属性。本文以大数据时代为背景，以南京交通职业技术学院为例，以档案管理模式、档案信息化标准、档案信息平台建设等方面为切入点，结合南京交通职业技术学院实际工作中档案信息化建设与利用的具体实例，探索高职院校档案信息化建设存在的一些问题，以期进一步提升高职院校档案管理水平，提高档案的使用效率。

一、高职院校档案信息化管理势在必行

大数据时代的到来冲击着整个世界，变革着人们的生活、工作和思维方式。在此背景下，高职院校的档案管理工作也不断呈现出新特点、新趋势。伴随着影像技术、电子技术等现代化手段的广泛运用，在从传统实体档案馆向现代档案馆成功转型之后，高职院校档案馆建设进一步向智慧档案馆方向迈进，并将最终实现档案信息化与档案服务体系深度融合。

具体而言，大数据视域下高职院校档案信息化管理必要性体现在以下几个方面：首先，有利于保护高职院校各类档案资源，进而确保档案收集的完整性。大数据时代，高职院校档案管理已非传统档案管理思维所能包涵，它在发展理念上更加注重全数据处理方式。在此处理方式指引下，高职院校档案来源渠道得以“拓宽”，实现了将所有信息揽入档案中，进而使档案资源收集范围“大举扩张”，高职院校各种类型档案资源的保存呈现欣欣向荣之势。在此背景下，保障高职院校档案全数据的完整性成为可能。南京交通职业技术学院在组织学生参加各级各类职业技能大赛时，对于参赛材料的收集高度重视，从学校层面建立了完备的档案收集制度，各部门、各院系分工明确，确保责任层层落实。如校内举行的学生实践技能大赛，由教务处统筹安排各项赛事，各二级院系结合专业开设情况，自主确定赛项、自行组织初赛，教务处确定决赛时间，各二级院系组织决赛后，将赛果上报至教务处，再报请学校发文，统一加以表彰。整个赛事所涉及的赛项论证、参赛组织、赛场布置、竞赛实施、赛事评判、赛果汇总、表彰嘉奖等诸多环节，所有的原始档案材料，均采取了数字化的归档模式。这种信息化的建档模式，可以全方位地对近2000名参赛选手的参赛全程做到细节化再现。传统的档案管理方法，显然无法在空间节约及检索便利等方面与之抗衡。

其次，高职院校档案的信息化管理有利于优化档案业务工作流程，提升工作能力。由于大数据所具有的云计算、云存储、数据挖掘和分析等方面的特征，使得建立高职院校档案网络管理系统与应用平台成为可能，进而构建高职院校档案“收”“管”“用”的全流程控制、全技术支持、全智能服务系统，并与国家对档案工作的要求高度契合。南京交通职业技术学院依托智慧校園建设工程，正着力构建一套档案网络管理系统，通过渠道细化、源头收集等举措，把原始档案的收集细分到各二级院系、各职能部门。各院系（部门）的兼职档案员及时将工作中产生的原始档案以数据化的形式采集到系统中，再通过甄别、分类、归档等后续环节，进一步加工整理后予以建档。前述学生实践技能大赛所形成的大量档案，即通过此种方式得以建立。再以目前在高职院校中广泛采用的毕业设计实习系统为例，毕业生、指导教师、系部、企业等各角色在毕设进程中产生的大量数据，借助信息化管理，学校可以做到随时调阅、即时管控、永久可查，保证了档案工作的高效。

第三，高职院校档案的信息化管理有利于档案信息增值，提升其服务高职院校、社会经济发展的多重效益。高职院校档案管理的最终价值体现在其利用率上，而将大数据技术引入高职院校档案管理软件与系统，可充分发掘高职院校档案的价值，最终实现其在教育主管部门、高职院校与行业企业间共享。例如，用人单位到南京交通职业技术学院招聘时，可以通过调阅某同学自入校以来在各年度实践技能大赛中的具体赛事信息，侧面了解其专业兴趣与专业特长，在一定程度上为其未来职业定位与发展提供借鉴；通过调阅学工系统的专项数据库，可以对某位同学的未来职业前景做出预判。而在校、行、政、企融合办学的实践探索中，学校与合作单位也可通过对某专业学生各类档案数据的跟踪分析，为人才培养“把脉”“开方”“施药”，有效提高人才培养质量及其与社会经济建设、区域发展的契合度。

二、大数据视域下高职院校档案信息化管理困局

1.档案管理人员职业能力尚待提高。高职院校档案信息化管理是当下大数据信息技术应用的必然要求，档案数字化发展趋势对高职院校档案管理人员职业技能提出了更高的要求。受高职教育发展历史相对较短等因素所限，目前高职院校档案管理人员大多非档案学专业出身，档案专业知识储备较少，不少人尚未达到高职院校档案工作应有的专业技术水平。另外，部分高职院校档案管理人员只是初步掌握相关的计算机技术，较高层次的通信技术与网络技术还是其短板。鉴于高职院校档案信息化管理并非是一成不变的重复性劳动，它需要档案管理人员不断提升知识素养，因此可以说，高职院校缺乏既能熟练掌握计算机技术又精通高职院校档案业务的复合型人才。以南京交通职业技术学院为例，3名专职档案管理人员中，2人为文秘专业出身，虽具备一定的档案知识，但在具体的档案管理工作中，仍时而暴露出专业知识储备不足、信息化管理水平低的问题。而各二级院系及职能部门的兼职档案管理员，专业背景更是五花八门，普遍缺乏档案管理专业知识。此现状与高职院校内涵建设以及构建现代化职教体系背道而驰，因此加强对高职院校档案管理人员培训已经刻不容缓。

2.档案信息化管理安全体系尚需健全。档案信息化管理必然与信息化安全如影随形，这就决定了在高职院校档案信息化管理中，必须将信息安全放在重要位置，以保障高职院校档案信息化工作顺利推进。鉴于高职院校档案主管部门在档案信息化管理过程中管理风格与目标要求的差异性，使得高职院校档案信息化管理在确定性与集中性等方面存在着缺失[1]，因此高职院校档案信息化管理存在着一定的安全漏洞。这种安全漏洞最具代表性的就是信息传输的通道问题。目前的高职院校，对档案数据的采集与传输，普遍做法是通过即时通讯软件等公共渠道加以实现，一旦某一终端出现安全漏洞，则会带来整个局部网络的安全风险。同时由于校园内部网络与外部公用网络之间存在较多的链接，同样也会增加这种信息化管理的安全风险。鉴于安全性是保障档案信息化管理正常运转的基石，当下存在的安全漏洞将对高职院校档案信息化管理的成效产生非常重要的影响。

3.数字档案资源建设滞后。目前，虽然高职院校档案信息化建设如火如荼，但必须引起注意的是，高职院校档案管理中，传统的实体档案仍是档案管理的主要对象。由于这些高职院校实体档案多以案卷级文件级目录呈现，因而建立在此基础上的数据库多呈现出内存化及信息化水平较低等共同特征。如日益受到广泛关注的职业技能大赛，其档案管理即存在较为明显的信息化滞后。大部分高职院校对各项赛事，从参赛项目选择、参赛选手选拔与培训、指导教师选定，到备赛进程的跟踪监督、适时调整，进而包括比赛的详细进程、赛果分析，普遍存在档案资料收集不完备的现象，更遑论职业技能大赛档案数据库的建设。至于借此提升今后各项赛事备赛工作的科学化、精细化，更是无从谈起了。这种现状与大数据时期高职院校档案管理发展方向相悖，须加大高职院校档案信息化建设力度，迅速提升高职院校档案管理案卷级文件级目录信息化水平，使其实现数字化。由此可见，加快高职院校数字档案资源建设应是近期高职院校档案工作的重点。

三、大数据视域下提升高职院校档案信息化管理水平的路径

1.强化人员培训。与过去高职院校档案“劳动密集型”管理有所不同的是，当下高职院校档案管理信息化氛围越来越浓厚，这在大数据大行其道的今天表现得更为突出。在此背景下，高职院校档案管理人员的职业能力面临着新的挑戰，其对数字化的“敏感度”也需要不断提升，即不仅需要提升高职院校档案管理人员的责任意识，同时还需提升其信息化技能和素养。为了应对上述挑战，高职院校档案管理在不断强化计算机设备建设和改善网络技术等数字化“硬件”系统的同时，还应加强档案管理人员对新型信息技术使用的培训，这样才能使高职院校档案管理人员摆脱重复劳动，进而提升其投入工作的热情，提高高职院校档案管理的效能。有鉴于此，南京交通职业技术学院在档案信息化建设工作中尤其注重对信息化人才的培养。在实际工作中，结合对学生职业技能大赛档案的收集整理，学校通过不同范围、不同层次的各类短期培训班，对所有兼职档案人员进行了计算机技能及信息化管理培训。通过“计算机技能培训全覆盖”和“档案信息化培训全覆盖”，促使全体兼职档案管理人员掌握档案信息化基础知识；通过“专项活动专人指导”和“特定部门专人对接”，把指导送上门，档案信息化管理中出现的问题力争在现场加以解决。如在该校组织参加第十一届全国交通运输行业“行云新能杯”汽车维修工（学生组）职业技能大赛江苏省选拔赛过程中，正是由于有专业档案管理人员及时提醒系部兼职档案管理员，再由其提醒现场指导教师收集整理选手训练过程中的任务工单、训练图像等资料，才保证了整项赛事档案资料得到妥善的信息化保存，为今后类似赛项积累了宝贵档案资料。

2.完善监管制度。南京交通职业技术学院十分注重档案信息化建设的标准化、规范化、制度化。根据《中华人民共和国档案法》《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002）等有关法律法规的规定，结合学校实际情况，明确了档案管理人员的岗位职责，制定了档案设备的管理、利用制度，档案信息化管理业务规范，涵盖信息安全、网络安全及硬件安全的安全管理制度；规范了信息化条件下的档案收集、整理、归档、管理、利用等各环节操作流程。

在大数据背景下，目前高职院校档案信息化管理所使用的分布式构架技术尚处在不断完善阶段，而高职院校档案信息化管理所具有的开放性与多样性特征使其信息安全备受关注，强化高职院校档案信息化管理安全已刻不容缓[2]。面对如此严峻状况，高职院校档案信息化管理应不断完善档案管理监管制度，严格执行档案信息化管理的信息准入制度，这样才有可能使高职院校档案信息化管理处于较为安全的状态。同时，应加大对高职院校档案建设的投入，以保障高职院校档案管理部门打造其档案信息化管理平台以及相关的安保体系。

3.推进档案数据库建设。提升高职院校档案信息化管理水平，应着力打造高职院校档案管理数据库，从而扩大高职院校档案信息受众面。在推进高职院校档案信息化管理过程中，其文件保管形式已经从纸质向电子化转型，档案业务管理效能大为提高，高职院校档案管理开始向名副其实的数字化迈进。国务院颁布的《国家职业教育改革实施方案》明确要求：加快推进职业教育国家“学分银行”建设，从2019年开始，探索建立职业教育个人学习账号，实现学习成果可追溯、可查询、可转换。这实质上从国家层面阐明了高职院校档案信息化管理工作的重大意义，同时也为此项工作的长期稳定可持续发展指明了方向。

信息化技术革新日新月异，高职院校档案信息化管理从业人员应树立危机意识，不断加大数字化技术在高职院校档案信息化管理中的深度与广度，使高职院校档案管理在“全数据模式”与云计算等信息化技术帮助下做到与时俱进，不断提升档案信息化管理水平。

注释及参考文献

[1]李小晨.大数据时代背景下的档案管理探讨[J].云南档案，2013（10）：48-50.

[2]兰祝刚，惠英，李刚.大数据时代下的档案工作[J].中国档案，2013（9）：74-75.