“百万扩招”背景下高职院校档案管理工作面临的问题及对策研究

摘 要：2019年3月5日，十三届全国人大二次会议在人民大会堂开幕，国务院李克强政府工作报告，其中提及，2019年要对高职院校实施扩招，规模为“100万人”，同时中央及地方财政加强对高职院校的投入、支持。本文主要从高职院校大规模扩招后对学校档案管理工作带来的问题进行分析，探析“百万扩招”背景下学校档案管理工作的应对措施，从而提高学校档案管理工作质量，推动高职院校教育与管理工作的健康发展。

关键词：百万扩招;高职院校;档案管理;应对措施

一、“百万扩招”后档案管理工作将面临的问题

近年来，我国逐步从“制造大国”走向“制造强国”，无论是成为“制造强国”还是培养“大国工匠”，都需要高素质技术技能人才的支撑。今年两会政府工作报告指出：改革完善高职院校考试招生办法，今年将要大规模扩招100万人。由此引起的高职院校学生大量增加，原始档案数量的不断增长将对学校档案管理工作带来巨大挑战。“百万扩招”后档案管理工作将面临以下主要问题：

1.档案管理专业人员严重不足

“百万扩招”背景下，档案管理工作量将大幅增加，据了解今年湖南化工职业技术学院仅单招指标就增加了1600个名额，大量扩招后对学校档案管理工作带来了冲击和挑战，同时对档案管理人员的配备也提出了更高的要求，然而目前高职院校档案管理人员配备严重不足，专职档案管理人员非常少，大都是兼职档案管理员，往往身兼数职，疲于应付。以我校为例，档案室虽然有专任的档案管理人员，但是其还需兼任多项其他工作。专业档案管理人员的不足，严重制约着一所高职院校档案管理水平，影响着学校档案管理工作的高效运行。

2.档案室软硬件设施落后

高职院校的档案室，特别是部分中小规模和民办高职院校，受到资金、房屋等因素的制约，对于档案室的建设往往是能拖则拖。高职院校档案室的建设往往没有纳入到学校考核体系，没有引起学校领导足够的重视，所以在预算经费中没有像科研成果和学术研究方面那么受重视，导致档案室的扩建和现代化信息系统的购买应用得不到资金保障。档案管理资金投入不足，软硬件设施跟不上，同时还可能会造成后期档案资料的损坏和资料泄露等问题。

3.学校与党政机构、二级学院（部）档案管理方式僵化

高职院校一般下设若干党政机构和二级学院（部），以湖南化工职业技术学院为例，该院下设党政机构22处、二级学院（部）8处。虽然，高职院校办学规模比不上本科院校，但有的大型高职院校的在校人员规模也比较庞大，特别是在“百万扩招”后教学院（部）很可能将会进一步增加，基础原始檔案也将激增。档案管理工作需要多个部门的协助， 但是在现实操作中，档案处理的每个步骤都需要走较为繁琐的程序，学校与基层单位在原始档案衔接方面管理方式僵化，自下而上的档案管理体系不健全、不合理，造成本来就复杂的档案管理工作变得更加复杂和繁琐， 不利于实际中档案管理工作的有效运行。

4.档案归档和应用不规范，效率不高

高职院校二级部门需要定期归档的档案在移交学校档案主管部门管理前， 在供学校领导和相关部门查阅利用时，偶尔还是存在档案查阅利用不登记、借出归还无手续、查阅无审核确认等不规范现象。并且，由于二级学院（部）领导不够重视档案归档工作，经常需要档案室管理人员进行电话催交，且上交的档案材料非常零散、不齐全。这不仅造成学校档案的编研成果匮乏， 而且很难突显原始档案的应用价值，同时还存在较大的原始档案损坏、遗失风险。在发生原始档案损坏或遗失等问题后由于无相关登记记录，很有可能无法确认责任部门和责任人，导致追责困难。

二、“百万扩招”后档案管理的应对对策

1.招聘档案管理专业人才，或者加强现有档案管理人员培训

高职院校在新招聘教职工中应增加档案类专业指标，为学校档案管理部门输送新鲜且专业的年轻血液。档案类专业高素质人才的加入，会对学校档案管理工作带来崭新的工作思路和工作方法，从而改善档案管理质量，逐步形成良好的档案管理生态。但是，很多高职院校受编制指标、急需专任教师以及财政经费等制约因素，无法招聘档案配置专（兼）职人事档案管理人员。在此情况下，高职院校提高档案管理水平就只能通过加强现档案管理人员的教育培训，或者在行政机构遴选一些认真负责且有意愿投身档案管理事业的年轻人。同时，要注重对档案管理工作人员的培训工作， 使档案管理人员在培训中逐步提升自身档案管理知识， 同时要不断创新档案管理工作方法， 切实找到适合自己的工作方法， 确保档案管理工作的规范化。

2.引起领导高度重视，举全力建设好档案室各项设施

高职院校“百万扩招”背景下，现有档案室的软硬件设施无法满足原始档案资料激增后的要求。很多高职院校领导认为，档案工作在现有条件下按部就班即可， 既不用改善档案基础设施条件，也无须将档案工作放在重要位置来看待。虽然，学校领导对于科研成果和学术研究十分重视无可厚非，但是对档案管理工作也要增加重视程度， 提高各方面支持。在取得学校领导的重视后，需加紧改扩建档案室，并引进先进的信息化档案管理系统。档案资料的信息化既能保证档案管理的全面性， 又能提高档案管理效率， 从而确保档案管理工作的规范性。

3.学校需加强对原始档案基层部门的衔接与管理培训

高职院校中学校一级是档案管理的主管部门，然而文书档案、行政档案、基建档案和学生档案等原始档案资料都是产生于行政部门和二级学院（部）。如何加强学校层级与基层部门对于档案工作的衔接，如何避免管理方式僵化，如何增强档案运行效率，就显得尤为重要。学校层面应当建立统一的档案管理制度，并定期或不定期组织基层部门专（兼）职档案管理人员进行制度培训和信息化操作技能测试，并搭建档案管理上下级部门良好的沟通渠道。只有各个基层部门应该通力合作，学校层面积极协调内部关系，才能不断提高本单位档案管理的综合水平，才能为学校的健康发展提供有力支撑。

4.设立档案管理目标考核体系，提升档案管理服务质量

大幅度扩招后，学校档案管理工作将会变得更加庞大和复杂。如何高效、系统地对各级部门档案管理工作进行考核，档案管理目标考核体系应运而生。高校档案管理部门应对二级部门档案设立目标管理考核体系， 从人员设立、制度规范、硬件设施、归档质量、运用成效等各方面， 从档案收、管、用各环节全方位进行目标量化管理， 并进行考核落实， 做到有章可循、有据可依、有档必归、归则保质。运用现代化管理手段来制定档案工作发展规划，不断创新管理模式，逐步实现档案管理工作的现代化、信息化。尽快建立档案数据库系统，使档案在查阅、借阅、归档、统计等日常工作方面实行微机化操作，实现档案动态管理。简而言之，建立档案网络化管理体系，从而提高档案资料的利用效率，实现档案的网络化管理。

三、结论

在湖南省教育厅职业教育与成人教育处处长余伟良看来，高职扩招是一场及时雨，既顺应了产业转型升级对技术技能人才转型升级的要求，也顺应了经济高质量发展的要求，同时也满足了人民群众对享受高品质教育的呼声。湖南化工职業技术学院院长王雄伟表示，该校将立足高职教育所处的新时代，结合学校事业发展实际，围绕立德树人根本任务、谋取师生长远的利益和增强师生幸福感、获得感和安全感工作，谋划好事业发展的新方向，明确新任务、展现新作为。

可以看出，高职院校“百万扩招”将是一项利国利民的好政策，虽然对学校的档案管理工作带来了一定的冲击和挑战，但是更深层次是为学校档案管理工作的提升带来了良好的发展机遇。我们要注重档案管理工作，努力实现信息化和数字化管理，加大资金投入，落实基础设施建设工作，加强对管理人员的相关专业培训，提高他们的专业技能和相关专业知识。我们高职院校需要抓住此次“百万扩招”的东风，努力提高和增强档案管理水平，为学校的健康可持续性发展提供有力保障和支撑。

参考文献：

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[2]陈 瑛.高校办公室档案管理工作的优化措施研究[J].办公室业务，2019（02）：131.

作者简介：陈怡霖（1989-），女，汉族，籍贯：湖南常德，学历：本科，职称：助理馆员，研究方向：高职院校档案管理。