信息时代高职院校档案管理工作的创新途径

摘 要：在信息时代的发展环境下，高职院校的档案管理工作逐渐由纸质档案向电子档案进行转化，为了保证档案管理工作的顺利开展，本文主要结合了信息时代的发展优势，以及档案管理工作的现状，对高职院校如何优化档案管理工作进行简要的探讨。

关键词：信息时代;高职院校;档案管理;创新途径

信息技术发展水平的不断提升，使得我国进入信息化的时代，在这样的时代背景下，各项管理工作都在朝着智能化、自动化的方向发展起来，尤其是在管理工作方面，能够有效提升管理工作的质量和水平，值得相关技术人员进行重点研究。

一、信息时代发展给院校档案管理工作带来的优势

1.提高工作效率

高校的档案管理工作不仅包括对院校发展的历史信息、教师及学生的基本信息进行统计整理，而且还包括高校的各项活动档案记录。而利用信息技术对高职院校的档案进行整理，可以直观的反映出高职院校在不同阶段的工作情况，保证工作的连续性，并且能够系统的、直观的展现出每个时期的工作成果、以及具体的活动内容等等，相关的高职院校档案管理人员可以结合这些档案信息内容对工作计划进行合理的调整。有效利用信息技术优化工作的过程，提高工作的效率，从而全面推动高职教育工作的稳定前行。

2.保证档案安全

高职院校的档案管理人员必须意识到，院校的档案当中包含着多年建校的经验以及历届学生和教职人员的发展情况，是高职院校宝贵的信息资源，而传统的纸质档案在长期的管理过程中，会出现纸张过旧的折损问题，或者字迹模糊不清，档案缺页等问题。影响档案信息的完整性。而管理人员如果利用网络信息技术将纸质档案转化为电子档案，就可以达到全面保证高职院校档案信息安全性的目的。这主要是基于计算机系统当中云储存技术的空间存储功能，能夠将所有的院校档案信息都进行存储和备份，有效防止了因为意外操作导致的档案丢失或者数据被篡改的问题，为后续其他人员使用档案信息提供便利。

二、信息时代高职院校管理团队的优化建设

1.发展现状

现阶段，我国大部分高职院校的档案管理工作还存在许多问题需要解决，首先就是关于应用信息技术方面的问题。许多高职院校都没有意识到档案管理工作的重要性，相应的管理团队大多都是即将退休的教职人员，其日常主要负责记录和查找档案，工作效率不仅相对比较慢，而且无法适应信息时代的发展，操作计算机的水平也相对较低。同时，管理团队的工作素质问题也是需要重点关注的，这关系到档案管理当中一些机密文件的保密工作能否顺利进行。而许多高职院校并没有开展相应的素质培训教育工作，这方面的问题需要高职院校引起重视。

2.具体优化方式

档案管理工作的创新，首先需要对管理人员的工作观念进行创新，传统的档案管理形式已经无法适应学校的发展进步。新时期档案管理工作更加注重于服务属性的发挥，注重于为教职人员及学生查找档案提供便利，而不是单纯的对档案进行整理和保密管理等工作。而在这方面，就必须要对管理方式进行创新。基于信息技术时代发展的背景下，创新工作应当立足于对信息管理平台的应用，而这就需要对管理人员的操作知识技能展开相应的培训工作，包括对管理知识的培训以及对信息技术的操作技能培训。高职院校必须意识到档案管理工作的关键性，注重对管理人员进行考核工作，同时，还应当结合思想政治教育工作，为管理人员树立正确的工作态度和目标。从而提升整体的管理团队综合素质，确保档案管理工作的顺利开展。此外，在实际的管理团队建设过程中，高职院校还应当积极制定人才的引进策略，吸引社会上的高技术人才积极投身于院校的档案管理工作当中，提高档案管理工作的质量和效率。

三、信息时代高职院校基础设施及软件的建设

1.设施建设现状

信息时代背景下，高职院校要想应用信息技术手段建立网络档案管理系统，达到创新档案管理工作路径的目的，就需要保证自身具有能够承载档案管理系统稳定运行的计算机软、硬件设备。然而高职院校大多都将建设工作放在了校园环境建设以及对学生的培养工作上，没有投入资金技术研究如何完善档案管理系统的建设工作，这就使得管理系统运行过程中经常会出现设备故障。比如，计算机蓝屏、卡机等问题，给档案的存储以及查找工作造成了不便，制约了高职院校档案管理工作的稳步运行。针对这方面存在的问题，高职院校档案管理工作的优化创新还需要保证基础设施的完善，在这个工作过程中，主要分为硬件设施以及软件系统两个方面。

2.硬件设施

硬件设施的完善需要从加大资金投入方面来进行，积极引进先进的计算机设备，并定期安排技术人员对计算机硬件系统的工作状态进行检查、维修和保养，提升硬件设备的使用寿命，减轻高职院校在发展过程中的经济负担，并且能够为电子档案管理工作的稳步运行奠定基础保障。

3.软件系统

相应的档案管理软件还需要积极引进其他国家的软件系统，在这个过程中，还应当为技术人员培养创新意识，不断结合高职院校档案管理工作的具体内容和发展特点对软件系统进行优化升级。同时，高职院校的技术人员可以建设档案信息平台和校园网站，在实际的管理过程中，应当定期对档案信息进行更新，完整、准确的录入基础数据，这样才能促使档案管理工作服务于高职院校，从而提高高职院校的整体管理水平。这还涉及到对档案管理软件安全运行的防护工作，可以通过设置网络安全防火墙，并设置登陆认证系统，要求教职人员及学生利用身份证信息进行登陆，自行设置登陆密码，确保档案信息的安全。此外，档案管理工作在信息时代的发展背景下有了新的形式，不再单独依靠文字的形式进行传输，还可以保存一些影像资料、图片信息等内容。借助信息化平台来实现对档案信息的现代化管理，显著提高了档案管理服务水平。

四、信息时代高职院校档案管理制度的优化

1.发展现状

在档案管理工作当中应用信息技术，给高职院校档案管理工作带来便利的同时，也使得档案管理工作的范围不断扩大，基于目前网络环境的复杂多变，高职院校要想确保档案管理工作的有序进行，就必须要建立健全的监督管理机制。然而实际上高职院校在档案管理工作当中所使用的监管机制还是局限于对纸质档案的传统管理流程和方式，工作人员没有意识到网络安全风险的问题，缺乏相应的专业管理知识，导致管理制度流于形式，无法有效的对档案信息的安全性起到监督管理的作用。比如，在进行档案归档时，缺乏统一的材料格式，导致电子档案材料的存储方式和内容形式呈现出五花八门的状态，严重阻碍了教职员工及学生对必要信息的正常交互使用。

2.创新途径

基于信息时代的发展进步，相关政府部门为了保证网络运行环境的安全，出台了相应的管理政策。高职院校在进行档案管理工作时，必须要对内部传统的管理条例进行创新优化，积极结合目前政府部门的相关档案管理条例，保证各项管理工作在合理合法的范围内有序运行。以高职院校的档案管理工作为例，要想保证档案管理工作的科学性和合理性，就需要对档案管理业务、技术活动中的重要事物和概念制定科学统一的规则和技术规范。在这个工作过程中，相关管理人员应当要以案卷组织及其著录、标引规则为核心，重点加强和完善包括分类规则、著录和标引规则、文献编纂规则，并注重于信息技术应用过程中，对档案管理工作保密和降解密的相关规则等一系列的标准。同时还应当关注于工作人员的档案管理工作是否按照相应的工作流程有序开展，高职院校必须要意识到，只有大力推進档案管理的制度化建设，努力提高管理部门人员的档案管理意识和专业能力，及时确定现代化的档案管理思想，才能达到创新档案管理工作途径的目的，促进高职院校的可持续健康发展。

五、信息时代高职院校档案资源共享方面的创新

高职院校对档案进行管理工作是为了保证档案的使用价值，在信息技术的高速发展阶段，高职院校也要建立相应的办公自动化系统，不断提高档案管理的信息化程度。并且，院校管理人员应当意识到档案资源共享工作的重要作用，积极和其他院校合作，建立网络互动平台，来共享档案信息，提高档案管理的开放性。进而达到交换和共享信息的最终目的。这还需要每一个高职院校定期上传档案信息，而系统管理人员则要优化组合分散的档案资源，从而显著提升档案信息的价值。并且还应当分辨出哪些是可以进行资源共享的档案信息，将机密文件进行分离，将档案的保密工作与利用工作结合起来，实现科学的档案管理。

五、结论

信息时代下高职院校在进行档案管理工作时，需要意识到信息技术在提升工作效率，确保档案信息安全性方面的应用优势。并结合院校内部在档案管理工作方面的不足之处，对管理团队的工作能力和素质进培训和考核，确保团队的工作质量。还应当积极引进社会上的高质量人才进行管理工作，同时，要加大资金技术投入，完善基础设施建设以及计算机软件系统。并注重建立健全的档案管理机制，处理好机密档案与普通档案之间的管理工作。此外还应当积极创建网络互动平台，加强与其他院校之间的沟通交流。

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作者简介：鲁慧娟（1983-），女，汉族，山西运城人，山西省运城幼儿师范高等专科学校，助理馆员，本科，研究方向：档案管理。