探讨医院人事档案信息化管理

摘 要：信息化技术的发展，各行业将网络技术引入到管理工作中，能够有效提升管理工作效率。目前传统医院人事档案管理工作已经无法适应当前发展需求，因此要加强医院人事档案信息化管理建设，提升人事档案管理工作质量和水平。本文通过对医院传统人事档案管理模式存在的问题进行分析，探究医院人事档案管理信息化管理的优化路径，并对具体可行性实施策略进行论述。进而实现医院人事档案管理工作的科学性和时效性发展的研究目的。

关键词：医院;人事档案;信息化管理

目前我国医疗事业发展迅速，医院人事档案管理工作是对医院全体员工个人经历和工作实践记录，也是医院每位工作人员工作业绩和业务能力的反映，是医院重要的信息资源。医院作为服务机构，建立时间越长档案信息就会越多，人事档案管理工作中出现的问题也日益突出，因此要对人事档案管理工作进行改革，重视人事档案信息化管理实施，通过在管理工作中合理运用网络技术，不仅能保障档案准确性和科学性，还能提升档案管理工作效率，方便查阅人员查阅档案和归档，提高档案使用效率。所以电子信息化人事档案管理改革必不可免，符合社会经济发展和医院可持续发展要求。

一、医院传统人事档案管理模式存在的问题

1.人事档案管理模式和手段相对落后

由于部分医院现代化设备建设不完善，目前我国大部分医院人事档案管理工作，仍然采用传统的管理模式，档案管理工作侧重记录和描述静态资料，工作效率较低，无法适应现代人事档案管理发展需求。传统人事档案管理模式，没有设立专门的人事档案存放室，档案存放缺少保密性，对档案的保存安全性存在一定威胁。传统人事档案管理工作人员，缺少专业管理工作培训，对人事档案管理的重要性认识不足。由于档案管理工作强度大，档案查询和归档工作缺少科学性，大部分由工作人员手动检索。一方面对于档案会造成一定程度的损坏，另一方面查阅后要对档案进行页码核对，使人事档案管理工作效率较低，管理工作缺乏规范性。传统人事档案管理模式，造成了医院人力与物力的浪费，加重了档案管理工作人员的负担，同时，随着医院不断发展，每天都会生成较多的档案信息，由于人事档案管理手段落后，档案信息更新会存在速度延缓的问题，导致出现无法及时查询使用档案信息，降低了人事档案的使用效率。综上所述，传统人事档案管理模式制约着医院人事档案管理工作发展，使档案管理工作效率很难得到提升。

2.人事档案管理人员业务水平较低

人事档案管理工作记录着医院不同时期不同阶段工作经历，反映了个人经历、社会关系以及家庭情况。人事档案工作是一项专业性和机密性很强的工作，需要专业人员进行管理和存放。档案管理人员业务水平影响着医院人事档案管理的质量，但是由于医院人事管理人员编制不足，档案管理工作内容繁杂，工作量较大，部分医院存在非专业人员或兼职人员负责管理，使档案管理人员变动较大，对档案工作投入精力不足，使管理工作容易出现应付的现象，影响了档案管理质量。由于人事档案管理缺乏专业管理人员，使人事档案資料不能较好的统计与整理，加上管理部门相关设备不够完善，在进行档案资料收集过程中，缺少资料鉴定，导致人事档案资料缺少真实性。与此同时，部分档案管理人员缺乏信息应用能力，对现代化管理技术手段了解不足，制约了档案管理工作创新和发展。在人事档案管理工作中，医院管理层领导对于档案管理工作存在误区，认为档案管理就是保存档案，忽视档案管理工作重要性，使档案管理人员问题得不到有效解决，导致了医院人事档案管理人员专业水平和业务能力较低。

3.人事档案管理安全得不到保障

传统人事档案管理工作，较多采用人为手动管理，在管理工作过程中，容易出现档案内容造假现象，使档案管理安全得不到保障。由于管理人员对于档案管理工作重视不足，传统管理工作模式缺少专业设备和技术，使人事档案收集缺乏准确性和完整性。在工作中管理工作人员整理能力不足，查询人员能够对档案进行涂改或者销毁，使档案资料出现大量虚假信息，在档案使用过程中，容易出现档案失真的现象，档案管理人员对于查询人员对档案做出的不良行为，很难做到有效防止，降低了档案管理工作的有效性。除此之外，传统人事档案管理工作模式，对档案资料缺少备份，如果出现人事档案销毁现象，无从恢复和查询，无法保障医院人事档案的安全性。

二、医院人事档案信息化管理优化路径

1.构建完善医院人事档案信息化系统

管理人员要想改善传统人事档案管理工作中出现的问题，在分析医院管理工作实际情况的基础上，推动人事档案信息化发展，提升信息化技术利用率，建立完善的医院人事档案管理系统，从而达到提升档案管理工作效率的目的。由于医院管理工作影响因素主要来源于医院内部，所以首先要提升人事档案管理者的重视程度，认识到档案管理的重要性和必要性，转变以往工作理念，提升服务意识，增强工作人员的积极性。在信息化背景下，人事档案管理工作信息化发展已经成为主要发展方向，要想实现信息化管理目标，要对传统管理模式进行创新，从而提升档案管理工作有效性和科学性。首先要建立完善的信息化管理系统，该系统要将档案室进行独立，通过计算机进行内部联系，档案室要有防干扰设备，延长信息设备的运用寿命。其次设立科学的人事管理软件系统，将人事档案资料与信息进行分类管理，方便档案收集与档案归档工作，实现医院工作人员对人事档案信息的计算机检索，保障医院人员聘用和职位晋升等方面的公正性。最后建立医院人事档案信息数据库，对全院员工姓名、出生年月、学历、职务、工作简历、年度考核等完整信息资料进行存储，将复杂的档案资料通过计算机系统转化为简洁明了的数字表，为医院人员发展与变动提供可靠的依据，充分发挥出人事档案信息化系统的优势。

2.建立专业信息化管理，提升服务水平

医院人事档案实现信息化管理，医院在招收档案管理工作人员时，要重视录用人员信息化技术水平，不仅能招收计算机应用人员，还能提升医院信息化服务水平。医院对于管理人员可以进行划分，内部形成互帮互助工作形态，计算机应用人才对其他员工传授信息化管理技术，使管理工作人员能逐步掌握信息化管理内容，提升管理工作效率。

除此之外，医院应对管理人员进行科学的信息化技术培训，让管理工作者熟练掌握管理理论和信息化技术，提升工作人员的计算机能力，培养人事档案管理工作者良好的信息录入习惯，保障档案管理工作的真实性和科学性。同时，医院要加强对人事档案管理工作者的监督，提高档案管理人员工作责任心，保障系统能及时进行维护和更新，对档案进行及时的补充，保证档案的時效性。除此之外，医院可以引进优秀管理人才，提供丰厚的薪酬。让优秀人才在岗位上能充分发挥自身价值，形成带头作用，进而增强档案管理工作质量。

3.完善医院人事档案信息系统安全防范制度

由于信息化档案容易受到环境影响，所以必须建立完善的人事档案安全防范制度。相对于传统档案保存，信息化环境下电子文件保存更加重要，电子文件破坏和修改不留痕迹，从而无法确定档案的真实性。所以医院要重视电子文件保存，建立相关使用阅读规章制度，只有通过领导审批才能阅读，提升信息化档案管理安全意识。还要做好网络防护工作，定期进行数据防毒杀毒工作，防止病毒或黑客入侵网络。禁止对有人事档案资料的计算机进行联网，对电子档案进行定期维护和检测，检测一年进行两次，采取抽样方式进行。同时，对档案资料进行备份，电子档案备份应两年进行一次，进行多重备份，以防数据损坏和丢失。对于重要档案信息应进行加密，对已经处理好的档案进行已读格式设置，防止人为串改，全面提升人事档案信息系统安全性。

三、结语

综上所述，由于传统人事档案管理工作存在信息更新缓慢和管理手段落后的问题，档案资料安全性很难保障，阻碍管理人员顺利开展工作，对医院发展容易产生不利影响。因此，要对医院人事档案管理工作进行信息化改革，转变管理模式和管理方法，建立专业信息化管理模式，达到提升服务水平的目的。除此之外，还要建立健全信息化管理制度，增强档案信息的保密性，提升工作人员操作的规范性。保障人事档案管理资源利用率和档案信息安全性，充分发挥出信息化技术管理的优势和作用，促进医院现代化发展，实现医院人事档案信息化管理目标。

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作者简介：刘彤（1976-），女，汉族，山西绛县人，山西大同大学附属医院，助理馆员职称，人事科人事档案管理工作，本科学历，研究方向：主要从事医院人事档案管理。