新形势下对国有企业公文管理提升举措的思考

刘君

[摘 要] 企业公文作为企业管理过程中形成的公务文书，具有特定效力和规范体式。企业公文在传达并贯彻党和国家的方针、政策，发布制度、规定，安排生产经营活动等方面发挥着重要作用。国有企业应高度重视公文管理工作，面对当前公文管理工作新形势、新要求，要加强组织领导，强化队伍建设，落实提升举措，推动管理水平更上一个台阶。基于此，本文就新形势下，国有企业在公文管理过程中存在的不足及相关提升举措进行探讨，以期对国有企业公文管理工作起到一定的参考和借鉴作用。

[关键词] 新形势 国有企业 公文管理 提升举措

中图分类号：F272.9 文献标志码：A

公文管理工作是保障企业有力实施领导、履行职能、处理公务的基础性管理工作，较为直观反映了企业管理水平和对外形象。国有企业要高度重视公文管理，加强组织领导，强化队伍建设，尤其要充分认识公文管理链条上各项工作的动态性、关联性，突出问题导向；正确剖析当前管理不顺畅、不规范的现象，进而提出有针对性的提升举措；运用科学原则、方法及规范程序，切实提高管理效能，提升工作效率，推动公文管理工作再上新台阶。

一、当前存在问题

（一）拟稿环节的规范性有待提升

由于公文工作链条的关联性，公文管理工作要“慎始慎终”，尤其在一份公文产生的开端，需要特别关注拟稿环节的管控，特别要注意文体、字词、格式等细微之处，以精确规范的拟稿体式确保公文的严肃性。然而，在实际工作中，存在公文拟稿从一开始便不规范的情况，进而产生多米诺骨牌效应，影响后序环节的审批及工作效率，甚至直接导致公文出现错误，难以支撑企业正常的行政办公效率。具体体现在以下几个方面：一是公文文种使用不当。对于公文文种缺乏正确的认识，存在文种误用以及混用等问题。较为典型的有对平级单位或不相隶属单位使用“请示”，报告中夹带请示事项，等等。二是公文格式不规范。比较容易出错的地方有正文字体不统一，引用公文发文字号标注不规范，主送机关没有正确使用统称或简称，等等。三是公文用语不精练、不严谨。比如所描述内容与工作不够密切，措辞不够规范，口语化叙述语言过多等问题。

（二）管理制度执行力有待提升

结合工作实践，部分层级管理人员存在着对公文管理制度不熟悉、不重视，未能从严、从实执行公文管理制度等问题。一是相关管理人员未能认识到公文管理工作的重要性，管理过程没有将制度要求百分百落到实处，发现错误却未及时纠正。二是公文管理业务链条较长，涉及岗位节点较多，导致公文质量控制力度减弱。尤其在发文环节，部分人员在审批时习惯于将问题留到“下一步”。总是觉得不规范问题最终会在核稿部门得到解决，导致从拟稿环节就出现的问题堆积在审批流程的末端。三是在实际公文管理过程中，业务部门由于不熟悉制度，同时存在怕麻烦、“临时抱佛脚”的心态，依赖于办公室公文管理负责人员。只有在接到具体起草公文任务时，才来咨询具体管理要求。这导致各环节间沟通配合效率较低，未能达到衔接有序的工作效果。

（三）人员队伍建设水平有待提升

公文管理工作具有政治性、动态性、时效性的特点，对于具体人员的业务素质水平要求较高，然而现实中并不尽人意。队伍建设水平日益成为限制公文管理工作向更好的方向发展的短板所在。一是分支部门及基层的公文管理人员往往身兼多职，无法专注、及时地处理相关公文，有可能出现公文处理不及时、发文格式出错等问题。二是部门具体公文管理人员学历水平较低、敏感度不够，对公文业务具体操作流程不熟悉，没有对拟写、运转、归档等情况进行有效跟踪，导致出现公文不规范、超发、误发、逾期未归档等情况。三是未能完全发挥当前层级的管理主观能动性，未能从源头上起到监督、提醒、把关作用。在控制發文质量、精简发文数量、提升办文效率的创造性、积极性上有待提高。

二、新形势下国有企业公文管理提升的具体举措

（一）规范管理流程，提高公文管理工作效率

严格按照上级现行的公文管理相关制度开展工作，持续强化流程管控力度，确保企业公文管理流程规范。一是强力发挥企业办公室（行政部）归口管理职能，建立公文拟办审核机制。同时，将重要文件的要点在拟文时列明，相关部门可以快速掌握。通过案例培训的形式，加强、推动公文起草、审核等拟制流程入心入脑，从源头上保证公文管理流程规范、高效。二是建立绩效考核机制，将公文管理工作情况纳入绩效考核。按季度通报排名，并建立定期检查机制，对直属机构、各区供电局公文处理情况开展定期巡查，有效掌握基层公文处理工作状态，基层单位更能发挥主观能动性，从而使问题得到解决。三是疏通问题收集渠道，利用培训交流、创新孵化系统、合理化建议等途径，收集问题及建议，纳入问题库。及时发现问题、解决问题，确保公文管理工作运转高效。

（二）聚焦创新驱动，优化公文管理数据网络

新形势下，成熟的“云大物移智”技术，对公文管理来说非常重要。一项公文管理制度，如果能够通过技术手段固化在业务系统（如OA）中，将在很大程度上可以确保落实程度达到100%，省去了许多再强调、培训、宣贯和通报等的管理成本；尤其是发挥技术手段“对事不对人”的特点，能够很好地减少具体开展公文管理、执行相关制度时的阻力，真正释放管理活力，做到控下来、关起来。对此，具体有以下几方面建议：一是利用信息技术，打造科学有效的公文管理系统，实现公文管理工作信息化、自动化，准确无误地推动公文管理各环节有效落地。二是通过打造公文管理行为分析系统，将公文的起草、排版、会签、签发、分发、处理、整理、归档等整个流程进行智能分类、全程跟踪，抓取关键行为，形成数据库。结合数据分析、审核、监控技术，支撑新形势下公文审核、公文运转、控制发文数量的各项数据统计要求，提高公文管理工作效率。三是建立公文管理提醒系统，利用短信、邮件等方式确保公文管理的时效性。实时查询公文处理进度、保证公文时效性，确保公文管理符合相关制度要求。

（三）加强队伍建设，提升公文管理人员素质

由于公文管理工作具有业务链条长、涉及岗位多的特点，提高基层队伍的工作素养及能力就显得尤其重要。一是要重视积累日常的工作经验，注重考量公文管理人员综合素质，增加考核评估测试以及奖惩机制，定时检查公文管理人员的工作情况。针对优秀工作人员、工作成果进行表扬，强化专家认证力度，建立良好的职业发展通道。二是结合国有企业特点，加强对工作人员业务能力的培训，定期为公文管理人员增设公文管理培训，要求其熟练掌握公文管理的知识、程序及处理方法等。突出强化案例教学，每个季度对公文办理情况进行总结和通报。将企业公文管理过程中产生的问题作为案例，列为公文管理人员参加培训时的必修、必读内容，建立起常态化培训及案例点评式培训方法；同时，通过开展时间管理、执行力等课程，强化公文管理人员的责任心以及时间观念。三是可以通过“请进来，走出去”的模式，邀请省级专家到企业授课，到管理先进的企业对标公文管理工作，开拓管理视野，汲取先进经验，促使自身的管理水平不断提高。

三、结语

新形势下国有企业公文管理工作水平的高低，关系着国有企业对外形象，反映了相关工作人员综合素质及业务能力，体现了企业领导干部的工作作风、工作效率效能。国有企业应当以问题为导向，通过规范管理流程，发挥信息技术的创新驱动作用，加强公文管理人员队伍建设，不断提高公文管理工作效率，聚焦打造公文管理的数据网络，聚力提升公文管理人员自身水平及职业素养；精益求精、进一步推动公文管理水平，适应新形势下对国有企业的各项工作要求，支撑企业更好、更快发展。