事业单位文秘增强“参谋”意识和提高工作效率的探析

陈晓

[摘 要] 文秘岗位在事业单位日常工作中发挥着重要作用，不但要担负各类规划的编制、文稿的撰写审核，而且要负责对上级交办、领导批示问题办理情况的督查督办，还要承担单位各部门间的组织和协调工作。而参谋助手作用作为事业单位办公室文秘的重要职责之一，在体现出事业单位办公室文秘专业水平的同时，也关系到办公室文秘的工作质量和工作效率。

[关键词] 事业单位 文秘 参谋助手 工作效率

中图分类号：F243 文献识别码：A

随着事业单位分类改革的推进，事业单位面临着越来越多的责任与挑战，而办公室文秘作为综合性要求最高的工作岗位，要求工作人员不仅要具有专业的材料分析和处理能力，还要具备较强的“参谋”意识，如此才能满足并适应机构编制改革大背景下事业单位办公室文秘工作的需要。本文分析了目前事业单位办公室文秘工作的内容以及工作效率亟待提高的原因，并阐述了增强办公室文秘参谋助手作用、提升工作效率的对策。

一、事业单位办公室文秘工作的主要内容

事业单位办公室文秘的工作内容主要包括：公文的拟定和办理、会务的组织、信息调查与处理、部门协调以及公务接洽等。

其中，公文的拟定是办公室文秘最为重要的工作职责之一，即根据领导的意图或任务指令起草通知、报告、请示、纪要及综合性文稿等。公文不仅具有发布指令以及传达上级意图的作用，还具有凭证以及记录等功能。而处理公文则是办公室文秘的基本工作之一，包括公文的签收、登记、承办等收文方面的工作，以及起草、会签、审核、签发、复核、登记、印制分发等发文方面的工作，需要办公室文秘严格按照相关条例和办法开展公文办理工作[1]。

而会务的组织工作主要指办公室文秘根据领导指示以及会务的主题而开展的会前、会中以及会后辅助工作。例如，对会议需要讨论的内容进行整理并形成文件交给领导，还需要对会议的开展时间、开展地点、参与部门以及会场布置等进行安排；负责会议过程中的文件印发以及茶水服务、视频调试、记录等工作；在会议结束后，需要对会议记录进行整理。

信息调查与处理工作主要指办公室文秘需要根据当前的工作重心或上级、本级领导的指示，收集、分析、整理相关信息和资料，最终形成调研报告交给领导审阅，这也是事业单位办公室文秘发挥自身参谋助手作用的工作内容之一。

部门协调工作涉及范围较广，不仅包括与上级单位、领导之间的沟通与联系，而且还涉及同级系统内、外单位的联系与交流，还需要负责同部门内以及同级或下级部门之间的沟通与协调，比如工作协调、会议协调等。

公务接洽也是事业单位办公室文秘的重要工作之一，主要是对其他单位或部门与本单位之间的公务进行接洽和处理，比如安排上级领导的接见、对相关咨询进行回复以及安排解决交通、食宿等相关事宜。

二、目前部分事业单位办公室文秘工作效率亟待提高的原因

事业单位办公室文秘工作任务繁重且琐碎，可以说，办公室文秘是事业单位中最忙的岗位之一，如何做到事半功倍，如何在自己的岗位上高效从容地应对来自方方面面的工作任务，得向效率要成绩。

（一）事业单位办公室文秘专业技术水平稍显单一

部分事业单位办公室文秘在职业发展以及长远规划方面缺乏明确、具体的目标，使得这些文秘在专业技术学习以及自我提升上存在诸多不足。比如，很多文秘在学习专业技术时大多以文员的工作需要为参照标准，将学习精力放在了办公软件的应用上，再辅以各类文书书写格式、速记能力、会议筹备与记录以及会议总结等专业能力的学习，却忽视了资料整合分析、综合文稿撰写以及管理能力等的鍛炼和提升，使得这些办公室文秘分辨事务轻重等级的能力较弱，使得他们面临突发事件时手忙脚乱，极大影响了工作质量和效率[2]。

（二）事业单位办公室文秘的职业素养仍较薄弱

办公室文秘作为事业单位的重要工作岗位之一，肩负着单位事务以及各部门之间的协调工作。因此，办公室文秘需要具有较高的职业素养。然而，目前部分事业单位办公室文秘虽然在专业技术方面较为精通，但对工作没有深入的分析和总体规划，整体职业素养较差。一些文秘在日常工作中只是根据领导的指令编纂文稿、传达公文、接洽事务，疲于应对烦琐的工作任务，组织协调能力低，存在工作忙却效率不高的情况，既打击个人积极性，又不利于发展提升。

三、事业单位办公室文秘发挥参谋助手作用、提升工作效率的对策

（一）强化收集信息工作，发挥自身的信息库作用

办公室是事业单位综合性最强的部门，不仅需要对单位的各项事务进行协调，还担负着为领导收集信息的任务。特别是事业单位分类改革以来，因为面临的事务越来越多、越来越复杂，办公室文秘的信息收集能力以及收集信息的准确性、时效性对工作效率的影响越来越大。这就需要办公室文秘重视并加强收集信息工作，通过收集总结信息工作充分发挥自身参谋助手的作用。所以，办公室文秘应根据单位的中心工作以及领导关心的问题，有计划、有目标地规划信息收集方案，并积极收集相关信息，特别是一些全局性、战略性的信息，然后对收集到的信息进行合理分析、筛选、整合，再交由领导参阅。办公室文秘加强收集、整理信息工作，不仅有助于掌握事务的动态并及时发现存在的问题，还有助于提升自身的信息库建设，从而为领导决策提供更好的信息支撑，对工作效率的提升有着积极的促进作用。

（二）重视并加强基础工作

事业单位办公室文秘的基础工作主要包括公文拟制、会议组织以及事务协调等。其中，公文拟制不仅是有效体现文秘专业能力水平的工作之一，更是发挥文秘参谋助手作用的工作之一。比如在一些重大会议以及重要讲话的稿件草拟工作中，办公室文秘不仅需要深入理解领导的意图，还需要在此基础上根据其他信息资料以及个人感悟充实稿件内容，这也对办公室文秘提出了更高的要求。在会议组织工作上，办公室文秘不仅要全面了解各部门提交的研究事项，还需要划分各研究事项的轻重程度、优先等级，并拟定相应的会议开办建议，交由领导进行审阅。在此过程中，办公室文秘也可以充分发挥自身的参谋助手作用，积极为领导提供相关信息并提出自己的见解及建议，从而帮助领导快速、准确了解各研究事项的信息并做出相应的决策。

（三）在领导的决策工作中发挥自身的参谋作用

事业单位办公室文秘作为领导的助手，要充分发挥参谋辅助作用。如果文秘将过多的精力与时间放在单位一般事务的处理上，就很难充分发挥办公室文秘应有的作用。第一，办公室文秘应全面、深入了解与本单位、部门有关的政策和法规，便于文秘在领导进行相应决策时提供政策方面的信息。第二，办公室文秘应针对本单位的现状以及发展方向进行全局性调研，从而在领导进行宏观决策时为领导提供不同的思路及依据。第三，办公室文秘应围绕本单位的中心工作进行调研，从而全面、翔实掌握相关事务的进展以及实际情况，在领导问询有关事宜时，及时为领导汇报相关信息。

（四）加强督查督办工作，切实发挥自身协调作用

事业单位各项事务的督查督办是提升决策支持以及工作质量和效率的基础。首先，办公室文秘要敢于督查督办，因为办公室文秘的督查督办工作是上级领导职权的延伸，也是文秘协助上级领导对单位各项事务的具体落实情况进行关注和督查，对事业单位的顺畅运行以及工作效率的提升有着重要意义。其次，办公室文秘应善于督查督办，在督查督办工作中，应紧抓工作的中心和重点，并围绕上级领导的决策部署，对单位事务的落实情况进行跟踪和督促，并协调好相关部门、单位确保各项事务顺利开展[3]。最后，办公室文秘应勤于督查督办，重视并加强督查督办工作，增强主动性，不仅要对上级领导交代的任务进行专项督办，还需要对单位其他事务的开展情况进行跟踪了解，以方便协调单位事务，从而促进事业单位各项工作的落实与开展。

总而言之，紧随事业单位改革的步伐，事业单位办公室文秘应转变自身工作观念，不仅要重视办公室文秘日常基本工作的完成，也要培养自身的“参谋”意识，发挥参考辅助作用，在完成本职工作的基础上，积极为领导提供信息、思路和建议，从而实现办公室文秘“参谋”意识增强和工作效率提升的有效结合。

参考文献：

[1]彭杏. 办公室秘书如何更好地发挥参谋助手作用[J].办公室业务，2018（12）：89- 92.

[2]王新铭. 办公室文秘工作质量和水平的优化策略研究论[J].现代国企研究，2018（14）：84.

[3]范華飞. 如何提高办公室文秘工作质量和水平[J]. 企业改革与管理，2017（12）：199.