高校设备档案管理探究

随凤华

X摘 要：本文首先对设备档案管理现存的问题进行了分析，其次对设备档案的建立以及收集等进行了阐述，包括档案的横向收集，档案的纵向收集等，并且对如何提升设备档案管理的方法进行了总结，包括提高思想上的认识、完善相关制度以及提升师资队伍的建设等。

关键词：高校;设备档案管理;研究;

我国颁布的《高等学校档案工作规范》中明确规定，设备的申请购置、安装调试、开箱使用、维修改造、申请报废等相关环节形成的文件材料均属于设备档案管理范畴，因此可见，设备档案管理包含了设备的制定、采购、使用以及后期的维修处理等全过程，可以将设备的整个环节联系起来。基于此，做好设备档案管理工作有益于提升整体的教学质量，改善高校实验室的建设以及管理工作。

一、设备档案管理现存的问题和不足

就从目前而言我国高校的设备档案管理大部分采用的管理方式均为使用部门和管理部门同时管理的方式。针对于学校固定资产的重要管理部门，国有资产管理处对设备的采购、招标以及验收安装和维护保养等全权负责，国有资产管理处会对设备的采购、验收以及档案材料进行收集并且保留，以其确保其中的完整性。当设备采购后，设备的使用部门则会对设备的安装、操作等档案进行管理。相较于其他人员，操作人员会对设备的使用以及安装更为熟悉，在安装期间也需要相关的人员协商和沟通。所以，设备的其他原始资料以及文件等便会落入使用者手中。针对于这样的情况虽然方便了使用者，但同样给设备的管理造成了不便，容易使相关的技术资料流失。这种传统的管理模式极有可能出现漏洞，引发纠纷问题，使得原本有价值的资料流失或不全，情况严重时甚至使很多设备流失了大部分的资料，对今后的使用以及维护都造成了极大的困难。针对于设备的档案管理而言，其基础要求就是要对相关设备的资料进行收集，若是做不好收集工作，则无法将开展后期的管理、归类等工作。

针对于高校的设备使用期间，很少有专人对其进行系统的管理。在设备的转交或使用时，相关的资料也无法做到按时的交接，有很大一定几率上导致资料丢失。特别是在对设备进行保养以及维护时，对于其中的维护、事故、故障以及维修等情况进行如实填写，会使得设备的资料出现不全的现象，设备后期的维修以及使用中便会存在各种问题。

二、收集以及建立设备档案管理

1.实行横向收集

为了能够更好的对设备档案进行管理，第一步则是需要把相关的设备档案进行分类。通常情况下往往都会以金额的大小来鉴别大型设备还是普通设备。在根据金额进行设备的鉴别过程中，认为以十万元作为标准衡量较为合适，例如金额大于十万元归纳为大型设备，低于十万元则属于小型设备。通常情况下针对于普通设备而言，往往仅需要订购验收报告、订购合同以及维修记录等资料即可。另外，视学校的相关规定，使用单位必须要及时建立固定的资产清单、对设备标签等进行粘贴，在资产管理系统中也务必要准确纳入。

针对于超过十万元的大型设备而言，在资料的纳入上则显得较为复杂，要求设备采购资料时的各种原始资料，这取决于大型设备的经济效益。在对大型设备进行管理期间，应当单独进行管理，对相关的设备进行单独的建卡，并且完成技术资料。针对于使用单位而言，允许办理长时间的借用凭证，对相关的资料和凭证进行妥善的保管，但是在对设备进行转接或转交他人使用时则需要走流程办理好转接手续。大型设备在需要维修或者保养的时候，依然应当如实准确地填写报修记录、使用记录、故障、事故以及维护记录等。只要涉及大型设备需要外借或者收回必须要有相关的凭证，严格执行验收规定。

2.纵向收集

对于设备而言其管理过程大致可以分为验收、申购、使用以及回收等阶段，其中所涉及到的资料通常包括了申购报告、计划与论证报告、定购合同等;双方签字移交文件、保修单以及验收报告等;设备的维修、使用、说明文件、回收申请书、审批材料以及报废鉴定单。针对于进口的设备则还另外需要技术商务文件、外贸合同等相关资料。

3.管理设备档案

（1）提高思想认识建设高度

由于管理人员在常规的工作中没有对档案管理的重要性进行全面认识，导致将其处于不加以重视的错误位置。所以，为更加适应改革发展的需求，应当以学校为出发点在设备档案管理的工作建设中，提出并采取有效的应对措施，从而将设备档案管理上升到一个更高的水平。

（2）健全档案管理制度

要想做好设备仪器档案管理工作建设，必须在一定程度上建立完善的档案管理制度细节。设备申购、货到验收、归纳整理是设备档案管理的三个主要方面，要依据这三个重点制定有效的可实施的规章制度。从检查主机、附件配置、说明书与技术资料等方面出发，将各个设备的详细资料交由国有资产管理处进行统一的收集整理和保存。为保证原始材料的完整形式，操作人员在使用设备的时候需要安装的相关技术文件可复印原版文件。在设备使用过程中，出现损坏或故障的情况需要使用部门将申请书递交给管理部门，同意以后才能进行后续的维修和保养。最后，在进行维修和报废处理，管理部门需要将其中产生的记录、文件和票据进行详细的整理和保存，以免资料丢失。此外，在设备正常工作的范围内，针对不同类型的设备采取不同的方案加强档案管理。对于普通的设备可以加强日常管理工作的力度，以设备主管部分轮番抽查为辅助点，对设备的使用記录以及维修记录进行阶段性的考核，制定考核标准和制度，并将各个使用单位的考核成绩进行公开和对比。相比于普通设备，大型设备在管理上不仅要包含以上几点，还要处理好高校之间设备的资源共享问题。为达到新形势下高校大型设备开放共享的局面，需要对设备上一年度的使用效益进行考核，考核的标准在于使用记录、运转状态、维修记录。对于大型仪器开放基金的申请，需要将申请表、维修合同、验收质检报告等相关细节进行档案管理。这些档案是影响大型设备的使用和维护的重要因素，也决定了大型贵重仪器开放基金的使用情况。本项工作的成功建设，为大型仪器开放基金从管理、使用和分配各个方面奠定了牢固的基础。在加强报废设备处理时，应当将相关单位负责人做出的技术鉴定，以及申请报废表、主要批示原始文件进行整理备档。

（3）提高设备管理部门师资队伍专业素质

在档案管理过程中，档案管理人员对于档案管理水平的高低起着决定性的作用，因此在设备档案管理工作中需要一批有着过硬专业素养且认真负责的专业人员队伍。由于档案管理工作的性质不同，它既是一项常规业务性工作也是一项管理服务性工作，所以对管理人员的专业素质和业务水平要求严格。不仅要求人员拥有强大的理论知识作为支撑，还要求他们具备丰富的实践经验作为应援。为运用科学的档案管理理论以及新技术来改进档案管理工作，加强管理部门师资力量的建设，各大高校要充分利用自身资源优势，借助培训、学习交流等相关培训方法进行系统的有目的训练，在不断学习中规范自身日常工作细节，从而达到国家及高校档案管理的要求水平。

三、结束语

综上所述，本文通過对设备档案管理现状和存在问题做出了解析，并提出了关于设备档案收集和建立的相关有效方法。最后从思想提高、建立完善档案管理制度、加强设备管理部门师资队伍建设三个方面系统的全方面的作出建议。事实上，加强高等院校设备仪器的科学化管理体系建设，在一定程度上影响着大学教学质量和科研改革，此外也对推进实验室体制改革起着重要的影响。运用科学合理的机制对设备档案进行管理俨然成为实验室建设工作的重要出发点。设备档案管理工作由设备的采购、使用、共享、维修监测等一系列环节构成，在日常工作中，维护和调节好这项工作将影响着日常的设备管理和采购新的工作设备。

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