浅谈互联网时代下档案管理工作的创新发展

李洋

摘 要：随着互联网技术的不断发展进步，众多行业领域中已经广泛应用了高新技术来协助处理工作。档案管理工作比较复杂，同样需要互联网新兴管理技术，进行档案管理的创新，能够增加档案管理工作的效率，促进档案管理工作更加规范有序。本文简要分析了互联网时代背景下档案管理工作创新与发展的重要性和意义，论述了当前档案管理工作的基本情况，提出了互联网时代背景下档案管理创新发展的几点措施。

关键词：互联网时代;高新技术;档案;管理;创新

随着科学技术不断发展，我们的社会已经进入了一个高新技术发展阶段，互联网已经成为社会发展的关键推动力。在社会不断发展的阶段中，信息越来越多的推动着社会进入"信息大爆炸"的阶段。随着时代的发展与改革的深化，档案管理也显得十分重要，因为档案是人的社会活动中信息的重要载体，它记载着在过去期间运行留下的痕迹，它可以为今天的人力、物力、财力的管理上助上一臂之力，在激烈的竞争中求得发展与生存。档案作为信息资料的主要载体，对大量信息记载，成为十分重要的信息资源。深入开发整合档案信息资源，推动着科学技术不断发展，加快社会经济发展起着十分重要的作用。档案管理工作如何主动响应时代发展的要求，更新档案管理的内容和范围，档案收集的方式和方法，档案服务的对象和主体。这是我们档案管理者需要面对和认真思考的问题。

一、档案管理存在的问题

1.档案的重要性宣传不够到位

首先，档案管理工作者对档案的重要性尚未进行广泛的宣传。其次，大多数人事档案管理是并发的，属于非专业管理。由于受专业和时间的限制，档案管理工作者无法及时了解档案管理的新知识和新技术。

2.不够重视档案交接手续

大学专业学习档案管理的人才绝大部分会留在高校任职，而社会企事业单位中大部分档案管理工作者都不是全职的，这导致了高校内档案馆的档案管理工作比社会其他企事业单位做得要好，所以在离岗或调动工作时，档案手续容易出现没有按程序办理的问题，导致档案数量、材料等问题责任不明、界限不清。因此出现了工作前后交接脱节、档案管理硬件设施不完善、文件管理工作者培训不到位等问题。

3.管理能力落后

高校内受过专业教育的档案学人才实际流向社会工作的为少数。大多数实际工人没有专业的档案知识培训，文件收集的意识薄弱。此外，大多数文件管理工作者兼备了多个职位，并且没有充分投入到档案工作中。部分档案资料不真实准确，档案资料未及时准确补充，档案资料无法真实反映人的实际情况，造成档案不完整。

4.对档案工作理解错误

长期以来，包括一些领导干部在内的不少人对档案工作存在一些误解。认为档案工作不是单位的主要工作，也不能为单位带来经济利益，因此只要不泄漏，能应付查档就行。这表明一些人对档案工作了解不够，忽视档案工作的重要程度，这种轻视档案工作的思想使档案工作者无法适应现在的档案管理需求，从而无法达到严谨完成档案工作的要求。

5.档案管理手段落后

在许多单位部门中往往存在档案库房陈旧，相关设备严重匮乏，现有设备老化，更谈不上现代化的红外线监控、湿温度管控等现代化设备。并且在一些部门中只愿意对其他工作加大投入，而不愿为档案管理工作添加新设备新员工，以致档案库房的设备老化、工作陈腐甚至出现了报废的情况。而在一些单位部门中甚至未设立专门的档案管理职务或将档案库房直接设置在仓库中。这样的档案管理工作是极为落后的，极易导致档案信息出现遗失、变质、虫蛀等情况，档案信息的丢失是单位中无法弥补的巨大损失。档案管理工作一直采用手工查找的方式处理档案工作。现今已进入互联网+时代，社会各阶层各单位都要顺应时代潮流更新自己的设备和手段，以便更好地完成工作。大部分单位已经开始将几十年前老旧的纸质档案人工录入成电子档案进行存档，但这只是庞大的档案管理工作中的一小部分。要将档案管理工作真正的电子化数据化高效化，还有很多问题需要解决和完善。

二、档案工作创新需要解决的主要问题

1.要在思想觀念上创新

工作的任何飞跃和创新都必须先于新的创造性思维方式。要充分认识创新是档案工作发展的动力，在今天的社会中，档案管理案件发展中的许多问题都没有现成的答案，没有经验可借鉴。只有更新想法，大胆尝试和勇敢，才可以在探索和发展创新方面取得进步。然而，多年来，许多部门的归档工作一直处于被动的状态。档案作为一种重要的信息资源，只是在过去的档案工作中改变了“重新隐藏和轻度使用”的概念，充分认识管理是必要的手段，利用才是真正的目的。要做到这一点，我们必须创新思想，注重强化三种意识。一是要有信息转化意识。档案管理就像是一个巨大的信息库，但各种信息分散在大量单个文件中，只有在需要时，通过组织和标准化信息系统，我们才能更好地发挥档案信息的作用，反映档案的信息价值。因此，将档案的内容转化为更直接，更适合经济建设和改革开放的信息，这是档案部门不可推卸的责任，也是档案工作关注市场经济体制而应做到的新目标。二是要有信息推销意识。档案是拥有大量的信息和需求市场的，档案部门应将文件转换为“可销售”的信息。要做好调查研究，了解市场，明确市场需求，掌握市场动态，确定档案现代化转型的目标和内容。三是增强档案效率意识。如果要使档案适应市场经济的发展要求，就必须使档案工作更有效地促进经济建设和改革开放。要改变过去档案工作中不作为的思路，增强档案工作的效率。

2.要在档案管理模式上创新

因为档案管理其实是比较固定性的工作，所以档案管理模式多年来没有太大的改变和创新，有必要简化档案部门长期实施的一些繁琐而严格的步骤。档案工作者应善于思考，动脑筋，并针对工作中发现的问题进行小型开发和小型创新。目前，许多档案部门已经将管理档案的计算机应用程序普及，但大多数都限于简单的各种文件目录的输入，输出或检索，它们在文件管理的其他方面较少使用。事实上，很多其他的档案工作都可以通过计算机文件管理软件来提高工作效率。

3.要在在服务机制和手段上创新

服务机制和手段的创新主要是更新服务理念，创新服务范围和内容，创新服务方式。要积极进行深入处理，扩大服务内容，改变服务方式，更好地服务于社会和群众。日常档案服务仅限于协助单位使用档案文件，而對如何用本单位的档案帮助、协助外单位和社会服务方面考虑得较少。这种现象不符合日益增长的工作要求。档案部门必须由被动、等待服务变为主动的服务，努力将档案技术现代化、高效率化实现。解决手工操作速度慢、效率低的问题。充分并积极利用网络技术，数字技术，成像技术等先进技术和手段，提高档案工作的技术含量和水平。并且有必要充分利用网络平台共享档案信息资源，使服务范围从“窄”变为“宽”，服务水平由“浅”变为“深”。档案部门还应扩大服务方式和服务领域，充分发挥档案的价值，通过将其加工和加工成社会需要的高质量“产品”来更好地完成档案工作。

4.要充分发挥全职档案人员创新主体的作用

全职档案工作者应当重视观念的更新，培养出色的的业务技能。全职档案工作者的创新意识、创新精神和创新能力是改变档案工作情况的关键。档案工作既是一项业务性工作，又是一项管理服务性工作。这要求从事档案工作的全职档案工作者必须具备扎实的业务基础能力、较强的管理能力以及服务意识。

三、档案工作创新的意义

1.档案工作的创新是需要随着人们档案意识的增强而建立的，随着档案意识的增强人们可以与时俱进的增强档案资源建设。

首先，随着社会的进步，人们对案件使用的认识越来越强烈，对档案内容的要求越来越高。我们不仅需要原始的文书档案，更需要从原始文书档案中提取和加工档案，以及更符合现代互联网时代而产生的科技档案、声像档案和实物档案。档案工作创新要求能够快速方便地查找与政策、法规、公共福利、服务等相关的档案文件，这些文件是人们密切关注的并且是已经公开的现行文件。其次，随着现代管理技术的广泛使用和电子文件的大规模产生，档案馆不仅要接收和管理纸质档案，还需要管理新型载体的档案例如电子档案。这使档案部门和档案管理员的要求变得更高。

2.档案工作创新是加强档案业务建设和提升档案服务机制的需要。

一方面， 在社会各领域中，为了更好地维护自己的权益，档案部门通过加强业务指导和培训，以及访问、观察和学习活动，以掌握档案管理的科学方式和具体的业务操作技能。另一方面，档案业务指导、管理和服务的范围已从过去的狭窄的范围扩到了现在较大的范围，涉及的领域、行业也越来越广。档案部门会遇到许多原来没有碰到过的新问题，并且随着计算机网络的发展，原来的规章制度也会有很多不适应，因此档案工作必须不断完善、不断创新。这样档案利用者们才能通过网络查阅等方式利用档案资料，从而可以减少时间，提高档案利用效率，过去那些落后的服务方式就会逐渐的被淘汰掉。

3. 档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息。

档案是直接形成的历史纪录，在继承文件原始性的同时，也继承了文件的记录性，是再现历史真实面貌的原始文献。正因为档案继承了文件原始记录性，具有历史再现性，所以档案才具有凭证价值的重要属性。试想，在市场经济飞速发展，社会物欲膨胀，各种矛盾利益错综复杂的今天，拥有保存完整、珍贵无缺的档案，我们可能就会免受伤害，少走弯路，获得真谛。档案是人类传承优秀文化、借鉴历史、寻求发展的重要依据，档案是对过去工作和历史情况的记录，是历史的真凭实证，是第一手的参考材料，它是我们工作的查考依据，是生产建设的参考资料，是加强管理的必要手段，是科学研究的可靠资源，是宣传教育的生动素材。小小档案，大大贡献，几页薄薄的纸片，能为我们实现自己的希望，能为我们证明苦苦追寻的答案，也能为我们省去成千上万的损失。

四、档案管理创新的对策

1.提高档案工作者的整体素质和创新意识

现代社会档案工作队伍迫切需大量的高素质人才，为互联网技术的普及奠定人才基础。为了扩大档案工作队伍，首先，为了提高档案工作者的整体素质，人员素质的提高，管理能力才会加强，这是众所周知的。档案部门要在提高岗位工作要求的同时，兼顾工作人员的个人能力状况，把提高档案工作的个人素质与业务水平做为首要事务来进行。要给所有的档案工作人员创造受教育的机会，要广泛开辟包括业务进修、知识更新、扩展视野等的平台，为档案人员自身价值的体现创造均衡、全面发展的机会，充分发挥每一个档案人员的智慧和创造力。特别是在科学技术飞速发展的今天，要缓解高新技术给档案人员带来的压力，只有让他们不断学习新技术、新知识。只有重视加强档案人员的职业技术教育和业务培训，提高个人的业务水平和综合素质，才能消除档案人员在工作中的力不从心感觉。互联网时代档案工作的创新需要高素质的创新人才作为推动力，只有不断提高档案工作者的综合素质，才能为档案工作的创新奠定基础;其次，为了提高档案工作者的创新意识，档案工作者必须要改变他们的工作理念，传统的档案工作既复杂又繁琐，利用互联网信息时代的创新思维思考档案工作中的各种问题，即利用创新思路处理当前的档案工作。这是当前档案工作者应具备的基本素质和观念;最后，提高档案工作者的准入门槛，招募一些对档案工作有饱满热情，熟悉互联网时代经营规则的优秀人才作为当下档案工作的主力工作者，并且对传统的档案工作者进行定期的互联网知识培训，培养基本的互联网知识意识，为互联网时代档案工作的未来发展做出贡献。

2.通过互联网完善并改进单位档案信息资源共享平台

互联网时代中档案工作创新最重要的一点，是技术必须与创新思想同步发展，而为了使档案工作的创新发展的更快，我们需要不断完善现有的档案工作互联网资源共享平台，通过积极更新和维护，达到当天的信息更新的最大化。此外，我们需要定期的在互联网平台上对我们的档案信息资源进行不断的杀毒以及修复，避免恶性的互联网病毒入侵我们的档案工作系统造成大量的档案信息流失从而对我们的档案工作造成巨大损失。最后，我们需要不断提高档案资源共享平台的水平，有必要通过提高互联网技术在档案信息工作中的应用来及时的发现问题，并有效的解决问题，如此才能为档案工作创新发展的顺利开展提供充足的条件。

3.吸收并借鉴国内外档案工作的先进经验

互联网时代下，我国的档案工作的创新还处于起步阶段，各项技术条件尚不成熟，这就需要不断从国外数字化档案工作改革过程中吸收国内外先进的档案管理经验，研究国外档案改革发现的问题，从他们的解决方案中学习，从而为我国互联网时代下的档案工作的顺利开展提供充分条件。

五、总结

档案是现代人类的社会生活中非常重要的一环，是从古至今中国社会就一直以各种形式存在的，是我们进行社会生活的必要物件，上学、工作，在我们的日常生活中它处处存在。互联网时代的到来，使我们的生活有了极大的改变，同样，档案在这个时代变迁潮流中也应当随之改变，因此档案管理工作应随着互联网时代的发展而创新，不断完善原有的档案管理，并且升级。

互联网时代下档案工作的创新是符合现代社会发展趋势的的重要举措，是档案工作上升到一个新阶段的关键时期，而在整个现代社会的发展过程中，企业已经开始从单一的竞争发展阶段到双赢的全方位竞争合作阶段，因此可以看出，互联网时代下档案工作创新，档案管理手段现代化创新化是十分重要的。互联网时代的档案管理模式要求各单位与其他单位在互联网上共享自己的档案信息，找到能够达到双赢的立足点，才能够不断推动整体的创新和发展。

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