电力物资采购合同风险的防范及其管理对策

王茜 赵晋莉 梁晋波 杜云强 成峰波

摘 要：电力物资采购是对产品生产和项目建设的质量、进度等控制的关键要素，在采购的过程中任何一环出现小幅的偏差，均会影响整个电力物资采购预期目标的实现，简言之，物资采购活动直接关系到企业的经营风险。通常情况下，电力采购活动风险与合同风险紧密结合，贯穿于合同管理与风险控制的全过程。鉴于此，本文以电力物资采购合同风险的内部有效控制为探究点，结合企业生产服务、物资采购与合同管理的现状，浅谈一些看法仅供参考。

关键词：电力物资采购；合同风险；内部控制

一、物资采购合同管理的重要性

2014年1月，国务院国有资产监督委员会举办了中央企业讲习所第一期讲习班，对集约化管理、集中采购和供应链管理进行了专家讲座、经验交流及重点点评，为大力实施采购集中管理及推进向供应链管理模式的转变指明了方向和实现路径。物资采购合同的集中签付是对集中采购管理的细化与延伸，是为承接电网企业“集约、规范、高效”的物资管理战略实施落地而积极探索先进管理模式的具体实践，旨在发挥电网企业物资集约化管理的优势，降本增效，提升物资供应服务水平。纵观国内外管理企业的采购模式趋势而言，集中采购已经成为现代企业综合发展的必然选择。以需求融合为采购管理创新模式为主的集团企业，利用集中采购的优势，不断在实践中形成全力，有效地提升了企业在市场采购中的议价权，有效地控制了企业的采购成本，使企业更具效率及竞争力。并且在集中采购模式的引导下，集团企业还能够实现统一的监督管理，产生极强的腐败预防作用。目前，根据相关标杆企业的集中采购实践现状来看，通过创新采购模式的应用，使企业更好地实现了资源融合使用，有效保障了企业的成本支出，维持了稳定的物资供应链，使企业实现了增收降支的目标。

二、物资采购合同风险

（一）合同前期准备风险

合同的拟定是围绕采购活动进行的，是本次采购活动的目的。如果合同计划并没有准确表达出采购业务的目的，会间接造成合同计划与采购目标的不协同、不统一。

（二）合同文本拟定风险

在合同谈判过程中，供应商有时会采取一些违规行为和手段诱取合同。一旦该阶段企业内部管理不够规范，会有部分采购人员无视企业的采购流程和规定，采购人员的舞弊风险较大，正因如此，保证谈判人员的独立性是非常必要的。

（三）合同审查审批与签署风险

本环节比较看重审核审批工作人员的专业素养和业务技能，包括法律、技术等知识，要求比较高，工作量也较大。结合既往的现实来看，本环节也是问题较多的环节之一。一旦无法有效的审查前期工作的漏洞，包括内容错误、条款不当等，潜在风险将十分巨大。

（四）合同履约与归档风险

合同文本的严谨性、双方对合同内容的理解偏差等，均会直接影响合同的正常履行。此外，在履行变更或者终止过程中，可能会产生第三方加入的风险。再者，合同归档保存方法不当带来的风险，比如常见的文件丢失、公司资料外泄等。

三、电力物资采购合同管理对策

（一）提高履约的责任意识

在采购合同的签订往往受到合同双方的高度重视。但是，大多把合同的履约过程当做是生产过程，合同签订之后对合同的履约不闻不问，这也是合同管理问题大多出现在履约中后期的重要原因。比如，普遍不能够按照合同交货期到货验收结算问题；合同特殊条款（补充协议、技术规格书、招标文件中特殊要求等）在验收环节得不到重视等问题。签订合同之后，特别是为了有效降低电力采购成本、方便电力生产建设需求，电力直达物资品种和数量逐年增加的现在。对合同分析和与使用单位进行合同交底要引起重视，避免合同签订和合同执行脱节，以及日后产生合同纠纷。

（二）加强监督和反馈

①对物资采购必要性及采购量的反馈。财务人员对物资剩余量、生产需求量、物资采购经济批量等进行分析，评价采购时机是否合适，是否造成物资过多而占用大量资金价值，或能否及时补充库存而不影响生产进度。财务人员要从经济角度对合同签订的必要性及内容进行分析，向管理者反映物资采购结果对企业的影响及改进建议。②对合同运行流程的监督。主要指财务人员检查是否有越权审批、缺失审批的现象。如不符合企业内部控制要求，则要求相关人员进行纠正。③对招标环节形成的信息反馈。企业合同运行完毕，财务人员需要对比同等条件下合同中物资质量、价格与市场的差距，如果差异明显，就需要分析原因，尤其是企业同等條件下价格明显偏高的情况，要分析是否存在虚假招标，有人侵占企业利益的情况，并将结果向上级反馈。

（三）将合同签订的把控关口向前移动

为了提高物资合同的签订准确性，施工企业在新的制度中还取消了技术协议的签订工作，将合同签订的管理重点放在前期技术规范的审查上来，这样直接对材料的质量进行把控，准确地对材料的参数进行要求，这样就避免了在后期合同执行的过程中发现参数不准确造成合同变更等情况出现，造成造价的提高。对于一些重要的设备进场，施工企业还制定了在签订合同的时候组织设计单位、项目部和供应商等进行现场检查和资料交换的工作，这样大大缩短了前期准备的时间，提高了工作效率，确保了设备进场时间的及时。

（四）信息化合同管理过程

由于在合同管理过程中会遇到大量的合同变更情况，因此为了能够更好地完成与掌握相关的合同变更情况，施工企业将合同变更工作规范化，构建了各相关部门合同评审人员集中洽谈制定合同版本，将合同的格式规范化、全面化，对于不符合规范的合同进行了严格的限制。这样，不符合要求的合同节约了大量的审阅时间，物资供应单位也缩短了审核后修改的时间，这样合同的变更更快更及时，提高了工作效率。

结束语

市场经济的快速发展，使整个市场环境变得更加复杂多变。对于各行业的企业而言，在坚持既定发展战略与追寻目标的同时，更关键的在于如何趋利避害，真正的立足于市场，谋求更进一步的发展。风险管理作为企业经营生产活动必须围绕的目标之一，也越来越受到重视。企业物资设备采购合同风险管理作为企业内部控制体系的重要构成部分，其对于企业整体生产运营的影响是非常大的。企业在项目推进过程中需要重点把控的就是将面临的风险值控制到最低，强化合同管理工作。