智能化模式下高校财务报账流程优化研究

朱进

摘 要随着我国高等教育的快速发展，高校办学规模逐渐扩大，财务部门的业务量不断增加，“报账难”成为领导关注、师生吐槽的热点话题。本文尝试运用互联网技术，优化高校财务报账流程，构建报账前预审、报账过程智能化的全流程财务报账工作机制，为切实解决教职工“报账难”问题、提升高校财务工作效率提供思路建议。

关键词高校财务；报账流程优化；智能化

随着我国高等教育的迅速发展，高校办学规模的逐渐扩大，教职工数量和在校生人数快速增多。截止2018年底，全国共有普通高校2663所，专任教师167.28万人，各种形式的高等教育在校生总规模3833万人。与此相应，高校资金来源越发多样化，业务类型越发复杂化，导致高校财务部门的核算業务工作量及复杂程度不断增加。此外，教育部、中央编办等五部门于2017年3月联合发布的《关于深化高等教育领域简政放权放管结合优化服务改革的若干意见》要求，高校管理机关应从行政管理者逐渐向服务提供者的角色转型，应向院系、研发团队和领军人物放权，激发广大教学科研人员教书育人、干事创业的积极性和主动性。但财务人员增长有限，致使财务“报账难”成为绝大多数高校师生吐槽的热门话题。

“报账难”原因何在？一方面，高校财务业务量剧增但财务人员增长缓慢，造成财务人员人均业务量大大增加。另一方面，传统的财务报账流程效率较低，导致一定程度的单据积压。主要表现在：（1）单据的签批不及时。作为报账业务的必需环节，单据签批一般执行的是高校二级单位或院部负责人“亲笔签字”制度。然而，签字领导一般都是身兼数职、工作繁忙，导致单据签批的等待时间较长，在一定程度上影响报账进度。（2）财务审核受限于时间和空间的束缚。目前，大多数高校的财务报账工作模式依然是“手工主导，电脑辅助”型的柜台式操作，每一笔业务均需财务人员亲自审核。可以说，业务量增加是表象，报账效率相对低下才是导致高校财务“报账难”的主要原因。

实践中，部分高校开始尝试改变传统的财务报账方式，比如应用网络排号、网络远程报账、投递式报账、网上审签报销一体化体系等多种报账模式或方式。但从实际效果看，“报账难”问题依然存在。原因在于，这些尝试或改变仅仅解决报账流程中某个环节的问题，缺乏对“报账难”全过程的剖析，不能从系统整体角度思考问题。从整体上讲，在报账流程以及效率方面还存在着一定的不足。此外，尽管大智移云等信息技术已经应用于部分会计领域，但互联网、物联网、云计算与高校财务工作的融合尚未普遍实现，财务服务还无法达到实时化、智能化和共享化的有机结合。

本文尝试创新高校财务报账模式，优化报账流程，并针对报账过程中的每个环节提出针对性的改进措施，具有较强的现实意义。第一，积极推进高校财务工作由“管理型”向“服务型”转变，提高高校科研经费使用的灵活性，让项目资金在合法、合理的范围内快捷、高效地得到利用。第二，优化报账流程，既能让师生将更多的时间和精力投入到教学或科研工作中，又能将财务人员从繁琐的日常核算工作转向数据分析与决策支持工作，从而有效解决“报账难”问题。

优化财务报账流程，应从分析具体流程开始，基本宗旨是对报账流程进行标准化、简化以及优化处理。高校财务报账活动一般包括报账人员所在的部门负责人资金（项目）授权、报账人员网上填制（打印）单据，部门负责人单据签批、财务处（规范性、完整性）预审核、款项支付等环节。其中，花费时间较多的是负责人签批和财务处预审环节，在授权和签批环节，报账人员均需请示部门负责人，在财务处预审核环节，涉及排队、取号、等候审核等。基于此，提出以下优化措施。

（一）大力推行电子签名制

单据签批是财务报账的首要环节，目前绝大多数高校财务部门执行的还是手工签字形式。电子签名是指数据电文（或单据）中以电子形式所含、所附，用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据。相较于纸质签名，电子签名不仅可以大幅度提高报账效率，而且能大大降低高校运行成本。需要说明的是，电子签名并不是纸质签名的视图形式，它实际上是一组电子代码，这组电子代码为电子文档添加签名后，收件人就可以检验发件人的身份信息，还可以验证出原文在传输过程中有无变动。根据《中华人民共和国电子签名法》的规定：“可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力”。鼓励使用智能化签名制度，二级单位负责人的电子签名与系统留存的档案自动比对，从而避免代签、冒签等情况的发生。

（二）推动完善报账预审制

在国家科研经费投入不断增加和非常规收入（比如接受捐赠、横向课题）日益多元化的情况下，会有越来越多的教师参与到财务报账中，原有专职财务人员已经无法满足教师在培训以及科研经费等方面报账的需求。在财务报账效率短期内无法有效提高的情况下，借助于“准财务人员”或称之为预审员的力量处理单据的内容审核、格式审查等工作或许是一个可行的办法。将财务报账中的审核环节前移，即在相关报账单据进入财务处之前，先进行预审制度。只有预审通过，才能送往财务处。对不完整或不符合报账要求的报销单据予以退还，并尽可能详细说明原因及解决办法，将报账人员的等待时间缩小在财务处之外。

预审工作由谁做？大二下学期至大三上学期的财会专业学生是理想人选。这个阶段的学生一般都学过基础会计甚至部分中级财务会计的内容，对会计理论知识比较熟悉，但欠缺实践能力。最重要的是这个阶段的学生课外时间相对比较充足，又有课外实习的强烈需求。此举可将高校财务报账与会计专业学生实践培养结合起来。预审员学到相关技能后，还能发挥“传帮带”作用，对学弟学妹起到较好的示范引导作用。因此，将财会专业的在校学生培养成预审员，既能缓解财务报账的压力，又能解决财会毕业生实习困难的事情。

对于预审员，还有以下事情需要统筹考虑。第一，预算员的选拔。每年从本校财会类专业大二的学生中选拔若干品学兼优的学生担任预审员，实现财会专业理论教学与实践的同步。第二，预审员的培养。在不影响学生学习的前提下，定期培训预审员，使其熟悉财务报账工作要求。比如，定期宣传财务方面的新规定（根据最新财经法规编制，每年编制财务报账指南尤其相比前年变化的事项），再辅以典型案例剖析，共享于财务处网站。第三，预审员的奖惩。根据预审业务量多少、差错率高低等指标，对预审员进行奖惩，激励其发挥更大的作用。

（三）分步实现财务智能化

报账单据一旦预审通过，就由预审员送到财务处交给相应工作人员。传统的手工报账模式下，财务人员还会从内容和格式上再次检查报账业务是否符合规定，单据及内容填写是否规范。对于符合财务规章制度的单据，财务人员手工录入票面信息，这种方式效率较低，经常出现报账业务积压的现象。

智能化报账模式下，数据采集及处理均发生了较大变化。具体而言：

1.发票处理的智能化。第一，对于纸质发票，可以通过扫描发票上的二维码，或者采用光学字符识别技术对拍照的发票直接抓取相关数据，瞬间完成业务单据的智能化鉴别、信息采集和数据抓取，并将发票中的相关数据自动转换为会计数据。这不仅能减少人为判断，而且大大提高发票真伪检验及数据录入效率。第二，对于电子发票，应尽快实施以电子形式对发票进行归档保存，形成电子会计档案，尤其是附有《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的电子发票。随着“互联网+财税”、“互联网+会计”的逐步发展，电子发票在高校的使用会越发普遍，高校应结合国家相关规章制定电子发票的使用及管理方案，尽快提升电子发票的应用范围和管理水平。对电子发票的接收、检验及核算均借助于计算机自动处理，实现电子发票处理的智能化。

2.凭证处理的智能化。根据高校财务业务特征，分门别类设置相应的会计分录模板。基于发票或其他单据智能化处理中获取的数据，以计算机的智能判断代替财务人员的职业判断，财务人员点击相应的功能按钮即可触发事件会计处理程序，账务处理系统自动根据预先设置的分录模板生成会计凭证，完成传统模式下的财务核算工作。

3.款项支付的智能化。经过上述智能化的凭证处理之后，财务人员可通过高校财务核算系统与银行系统之间的数据交换平台或在线支付系统，直接将款项转入报账教职工的工资卡、公务卡或其他账号。通过电子支付实现资金网上结算，将账务处理结果以合适形式反馈给当事人，提醒其注意报账款项收支情况。

4.报账结果反馈的智能化。报账人员可以通过微信、财务网络平台等及时查询报账信息，追踪业务办理进展。报账处理完成之后，财务处应以短信或微信形式将结果反馈给当事人，便于报账人员实时了解报账进度、到账时间等信息。如有疑问，还应考虑设计针对性的回复机制。

概而括之，人工智能进入财务领域是大势所趋，各个高校应创造条件尽快引入财务机器人。一方面，可以借助人工智能快速处理高校财务工作中最耗费时间、最繁琐的核算任务。更为重要的是，人工智能能够二十四小时在云端工作，具有“高效、高质量以及标准化”特征。另一方面，人工智能的应用还能在一定程度上推动财务人员转型，提高财务工作效率。

智能化处理为提高财务报账效率提供了较好的机会，但仍需要注意以下事项。

（一）群策群力，协同配合

1，对于财务处负责人而言，要重视常规业务和新业务的归档整理，充分利用微信公众号，定期发布报销指南及报账业务常见问题，并将之列示于财务处网站，突破时空限制，方便师生通过微信号或网站查询最新的报账政策。

2.对于财务工作人员而言，既要严守财经法规和相关制度，制止和纠正违反财务规定的行为，为学校财务资金把好最后一道关，又要以师生为本，服务师生，为教育事业发展提供财务支持。更为重要的是要积极融入高校报账业务中去，站在报账师生的角度考虑问题，实现业务与财务的融合。

3.对报账人员而言，报账前必须了解不同业务的审批手续、不同单据的粘贴办法、特殊事项的报账流程等。此外，报账人员不仅要及时办理报销业务，忌积攒过多单据集中报销，更要合理规划报账时间，尤其提前谋划避开年底的财务决算及下一年度的预算编报工作。

4，对预审员而言，既要把财务常见问题反馈给报账人员，又要把报账人员的需求传达给财务人员，充分发挥财务人员与报账人员之间的桥梁作用。

（二）统筹考虑，酌情分类

在优化财务报账流程的基础上，还应该对高校财务业务进行分类管理。根据实际情况，采用以部门为主，或者以业务为主，或者同时兼顾两者。实践中有两种方案可供选择。

1.根据二级学院及学校职能部门划分财务窗口。此时，要充分考虑二级学院和职能部门的业务量多少，合理地配置财务人员。

2.根据报账业务类型划分财务窗口。按业务进行分工，主要业务（日常报销业务、差旅费业务）专人负责，非主要业务（零星业务）合并窗口进行。

（三）业务量化，有效激励

1.定期汇总财务人员的报账业务量，并结合师生满意度数据，综合量化，并作为核定绩效工资的指标之一。鼓励财务人员与广大师生、预审员定期交流，了解他们对报账业务的看法及期望，以实现业（报账业务需求）财（财务专业理念）融合为目标，进一步优化业务流程，完善财务报账工作方式。

2.制定并执行财务人员绩效考核制度，充分挖掘财务人员的主观能动性。比如可尝试实施财务人员抢单制度，将报账业务的完成数量与绩效挂钩。

云计算、大数据、人工智能等掀起了技术变革的浪潮，也带动了思维模式的创新。本文基于报账过程中电子签名、财务预审、报账智能化等财务流程的分析，倡导使用先进信息技术和理念辅助财会人员进行账务处理，引导财务人员将报账思维由主要依靠“主观判断”逐步向“智能化”转变，尽力提高财务报账的效率。总之，创新财务报销服务模式和方法是个长期、复杂和系统的工作，高校财务人员应进一步解放思想、开拓思维。

最后不容忽视的是，在業务处理逐渐网络化的当下，几乎所有的报账数据均要经过网络平台才能完成录入、存储、归档等工作，这可能导致数据泄露的风险。因此，相关部门要构建网络信息安全防护体系，运用先进的技术手段，防止财务信息泄漏。

参考文献

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（审稿：刘振 编辑：陈丽娟）