探讨新媒体环境对高校档案管理的影响与应对对策

摘 要：本文主要研究在新媒体情况下高校档案管理存在的现状，以及新媒体对高校档案管理的影响和对策。在互联网时代，新媒体迅速发展起来，对人们的衣食住行都产生很大影响，同样对于高校档案管理工作也产生新的影响，带来新的机遇和挑战。如何应对新媒体对高校档案管理工作带来的挑战，是本文研究的重点，针对这些挑战提出相应的解决对策，为以后新媒体更好的在高校档案管理工作中发挥作用提供新的思路。

关键词：新媒体环境;高校档案管理;影响与应对对策

一、针对当前高校档案管理在新媒体模式下基本现状的分析

1.高校档案管理人员专业素养低下。随着互联网时代的发展，对人们也提出更高的要求，需要具备相关技能和专业化较高的劳动力来完成相关工作。过去的高校档案管理模式不重视档案管理人员的素质，对专业化的要求程度低，招聘门槛低。所以导致高校档案管理人员队伍专业化水平低。并且老龄化明显，对于新鲜事物接受能力有限，不能够及时学习新的技能，不断提升自身的专业素养和技能。加上政府及其管理部门也不够重视，不懂得如何对高校档案管理工作进行管理。然而在当今新媒体时代，无论是从档案管理人员的自身素质还是从其专业化技能来看，具有高水平的专业档案管理人员是少之又少的。通过分析其原因可以发现，主要是因为在过去政府不够重视，政府及相关部门对于高校档案管理人员专业素质要求过低，招聘门槛过低。而且我们不难发现，现在大多数高校的档案管理人员普遍存在老龄化的现象，对于他们而言，更多的是单纯为了完成工作而不是在工作中体现自己的价值。这类人员存在的一个主要原因是他们之前没有相关的管理经验，自身的文化水平较低，不了解高校档案管理工作的相关流程和具体细节。由于他们自身文化水平的限制，想要了解在新媒体时代如何掌握相关技能来管理高校的档案难度很大，更不用说让他们融入到新媒体这个大环境中，这对他们来说是很费时费力的。

2.高校档案管理媒体化程度低。高校本身也没有很好地把新媒体与高校档案管理工作相结合，这样就导致新媒体无法在高校档案管理工作中发挥自身特有的功能。同时，高校没有配备相关的多媒体设备，硬件设施跟不上，软件建设也就处于落后状态。这也归结于高校和政府部门的不够重视，没有投入足够的资金和人力支持。例如，要寻找高校某人的个人档案时，传统的高校档案管理需要采用人工的形式在书架上按照相关排列形式查找，过程相对繁琐、困难。而科学的采用新媒体高校档案管理模式就变得较为简单，只需要利用电脑输入关键词就能够完成查找，准确地找出档案所在位置以及打印出档案，在提供方便的同时节约了档案寻找的时间。

3.缺乏科学、专业的档案管理工作制度完善体系。高校档案管理工作存在问题的主要原因就是在于未能建立起相关的规章制度，校方也没有主动地去规范高校档案管理工作。未能形成一套完整的体系，就无法使工作趋向于制度化、规范化。一方面有的高校虽然有相关的制度规定，但是形同虚设，没有认真的落实和执行实施。另一方面在实施制度的过程中存在着敷衍了事的情况，在很大程度上促使相关的制度规定形同虚设，无法起到应有的作用。降低了高校档案管理工作的制度化程度，不利于高校档案管理工作的有效进行。

二、针对新媒体对高校档案管理工作产生各种影响的分析

1.影响工作思路。高校档案管理工作还受到经济发展水平的影响，一些经济发展落后的地区，新媒体的发展速度也相对缓慢，从而导致不能够很好地在高校档案管理工作中发挥作用。传统的高校档案管理工作模式落后、死板，查个资料都要浪费大量时间和精力，导致工作效率低下。而一些发达地区，把新媒体与高校档案管理结合后能够更新工作思路，创新管理模式，从而大大提高工作效率，节省大量的人力、物力、財力。从整个社会发展来看，新媒体的发展对于高校档案管理的工作思路都起到积极的促进作用。

2.影响工作方式。在互联网飞速发展的今天，新媒体已经潜移默化的渗透在人们社会生活的方方面面。当然新媒体的发展也已经在循序渐进的改变着高校档案管理工作的方式。以前的高校档案管理方式只能依靠人工，而现在可以运用新媒体技术，大数据的运用能够很快的查询到所要查看的资料，不仅速度快，而且节省大量的人力、物力和财力，促进传统工作方式的更新，提高工作效率。

3.影响宣传工作。人们对高校档案管理工作的认知很少，主要是因为之前的宣传不到位，没有很好的宣传载体，所以影响范围小。自从新媒体的介入，高校档案管理工作的宣传方式有了新的载体，这对于高校档案管理工作的宣传有着显著的成效，加大了人们对于高校档案管理工作的了解，有利于为管理队伍招贤纳士，也有利于促进人们对此工作的认可和支持。

4.影响个人隐私。众所周知，高校档案管理工作涉及到多方面的隐私，比如，学校信息和学生个人信息，需要极高的保密性。但是政府及相关部门并没有足够的重视，也没有建立相关的规章体系来保障档案的安全。加上随着新媒体的发展，传播性极强，消息的泄露也较为普遍，人们的隐私就得不到保障，会使学生对于高校的管理工作失去信任，无疑会降低学校档案部门的权威性。我认为这是高校档案管理工作面临的最大难题，也是急需解决的一大难题。可以先从查阅门槛入手，比如，任何部门或个人查询档案，都需要相关部门开具的相关凭证及个人身份证，这就可以大大降低信息的泄露。

三、针对新媒体环境下高校档案管理可行性措施的分析

1.重视多媒体的作用。多媒体具有传播速度快、信息量大等特点，是传统的传播媒介所无法比拟的。所以高校必须重视起多媒体的作用，大力支持并配合多媒体在高校档案管理工作中的应用。首先，为相关岗位配备具有相关专业素养和技能的人员，提高管理人员的素质，建设专业化的队伍。其次，引进先进的多媒体设备，加强硬件设备的投入，切实落实新媒体技术的引进和应用。再次，引进和借鉴国内外先进的管理经验，大力利用多媒体开展宣传工作，更新新媒体时代工作方式和工作理念，切实把多媒体和高校档案管理工作相结合，开辟出一条高校档案管理的新路径。

2.完善管理制度。多媒体在高校档案管理工作中的应用离不开相关规章制度的保障。多媒体的自身特点，无疑会使档案管理工作更加便捷有效，但是无疑也需加大高校档案管理工作的监管力度和管理体制。要想使多媒体与高校档案管理工作有机融合，就不得不建立相关的制度来保障多媒体在高校档案管理工作中的运用。无论是从管理方式、部门合作还是运行方式来看，这种新的管理理念和管理技术的应用，都必须依法治档，才能保障档案管理工作在正确的轨道上完成。新媒体是把双刃剑，在给我们带来机遇的同时，也存在着一定的挑战。所以对于违反法律规定的操作方式，我们必须依法惩戒。各个高校可以在法律允许的范围内，对高校档案管理工作进行创新，探索出一套适合自身管理工作新模式。只有这样，才有利于推进高校档案管理工作的法制化、标准化和科学化。

3.加强管理队伍建设。高校档案管理工作是一项保密性极强、专业化素质要求极高的工作。因此对于相关管理人员的要求也就更高，需要他们具有更高的专业化素养和专业技能。首先，广招人才。高校应该提高招聘门槛，提高对于管理人员的要求，挑选高质量的态度端正的人员，他们应该具有相关的管理经验、管理理念、工作热情等等。其次，对于管理人员要定时进行培训，不断更新管理人员的管理技能，增强他们的责任感，让每一个管理人员都意识到这不仅仅是为了完成工作，更重要的是要热爱工作，能够在工作中去努力实现自身价值，去创造更多价值。最后，建设一支综合能力极高的管理队伍，能够熟练的运用新媒体进行管理工作，无论是从操作技能还是管理理念，都能够很好地把新媒体与管理工作进行结合，兢兢业业的完成自己的本职工作。这样的一支高素质、高效率的管理队伍无疑会促进高校档案管理工作的效率和有效运行。

四、总结

新媒体目前在高校档案管理工作中取得了一些成效，但是仍然存在着一些问题。在互联网+时代，新媒体的迅速发展，使人们不得不重视新媒体在高校档案管理工作中的作用，必须紧紧抓住多媒体这一主阵地和主渠道，创新高校档案管理模式，把新媒体和高校档案管理工作紧密结合起来。在新媒体时代，有效利用新媒体资源是机不可失的，我们在研究新媒体自身特有属性的同时，也必须建立起相关的规章制度，完善相关法律法规，创新高校档案管理新模式，改变传统的管理模式。无论是软件开发还是硬件设备，政府管理部门也要加大对于新媒体在高校档案管理工作中的扶持力度。本文对新媒体环境下高校档案管理工作进行了一定的探讨，分析了存在的现状，受到的影响以及解决对策，为多媒体在高校档案管理工作的有效运用提供了一种新的模式。

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作者简介：蔡志强，（1974-），性别男，籍贯江苏省常熟市，学历本科，职称中级，邮编为215500，单位为常熟理工学院。