在档案管理过程中二维条码技术的应用

摘 要：二维码技术是一种伴随着信息化技术和计算机技术的发展而产生的产物，对于二维码技术来说，它凭借着自身简洁和快捷的方式逐渐被广大档案管理者和单位所青睐，但是它也存在一些弊端。档案管理者必须对它的运行比较了解，才能让它的优势得到发挥。才能让二维码技术在我国的档案系统里得到普及。

关键词：档案管理;二维码技术;应用

档案管理看似是一种简单的过程，实际上它的管理比较复杂和繁琐，而且也涉及到很多法律问题，这就要求档案的管理人员必须掌握新兴的档案管理技术，才能让现代的档案管理变的快捷和准确。二维码技术就是一种方便快捷、安全性能好的档案管理方法。它可以让传统的档案管理变的效率更高，交互性更好，更加符合目前信息化时代对档案管理的需求，但是它也有一些弊端，档案管理者必须对这种技术比较熟悉，熟练掌握这一技术，并且尽量规避这种系统中存在的缺点，才能让这种新兴的电子技术被大力推广。

一、二维条码

二维条码和传统的一维码的存储方式不同，它的工作模式是从两个方向表达被表达的信息，分别是横向和纵向，在很小的面积里可以表达很大的信息量，而且提供的信息非常精准。它是一种信息符号，也是安卓系统发展中的产物，不管是微信还是支付宝等流行软件，对二维码都有使用，它凭借简洁的存储技术备受消费者的青睐，也被广大企事业单位大量使用。

二、档案管理

档案是个人和社会组织的一种历史行为的记录，它由很多种形式组成，分别包括文字、声音、光盘、硬盘等各种形式。不管是个人或者企业，都发生过历史活动，特别是对个人来说，档案是人从一个地方到另一个地方转移的历史活动的真实记录，也是用人单位进行录用和晋升的参考资料，可以说档案是人的灵魂所在。所谓档案管理，就是机关和个人对这种历史活动的录入、存档和查阅的一种过程。档案管理对个人和机关单位都非常重要，一旦泄密，涉及到的是法律问题和一些隐私问题。

三、常用的档案管理系统的缺陷和用户需求

1.传统档案管理存在的缺陷

（1）传统的档案管理系统还停留在纸质档案和一维码系统。这种管理模式对个人的信息进行模块化管理，每个人的信息占有一个模块，特别是纸质档案，所占面积和地区非常大，而且纸质属于易燃物质，一旦发生火灾，就容易将所有档案付之一炬，造成的后果是非常严重的。

（2）对于敏感信息的存储非常的不安全

我国一些地区已经使用了一维码为主的电子档案管理，但是一维码的加密技术比较繁琐，单位配备的档案管理人员并不具备这一技术，对个人和单位的档案信息都没有加密，特别是一些涉及到个人和单位隐私的档案，在没有加密的状况下非常容易被不法分子窃取，为个人和单位造成财产和个人隐私的损失。

（3）现有的檔案管理人员技术不过硬

我国的档案管理历经了很多年代，从我国古代开始，就有了对人和单位的档案管理，那时候还是采用竹简等存储材料，后面造纸技术的发展使得我国很长一段时间都使用纸张作为档案的存储介质，直至电子技术的发展，我国的档案管理逐渐从纸张向电子档案过渡，从光盘到硬盘直至到现在的云技术和一维码技术，这些技术也验证了我国档案管理的发展，就以目前的电子档案来说，它需要档案管理人员除了具有档案管理知识外，还需要有过硬的计算机技术，但是我国的单位和企业对档案管理还是不够重视，有些单位没有为档案室配备专业的管理人员 ，甚至将一些临退休人员配备到档案室工作，这些人员并不具备档案管理知识，只能对一些传统的档案管理方法进行操作，对一些新技术掌握不了，让电子档案在档案管理的普及遇到了难处。特别是目前流行的二维码技术，这种技术的普及需要人员和硬件条件的支持，目前大多数档案室都不具备这一类人才，也谈不上新技术的发展和使用。

2.用户的需求

（1）新时代对档案管理提出了新的需求，目前我国的档案管理不仅仅涉及人员调动和聘任，还包括对个人征信档案的管理、个人和企业住房和土地的管理，人员看病住院用药信息的管理，随着信息技术的发展，档案信息的更新较快，用户要求简单、快捷的档案管理模式，方便他们进行提取和转移。

（2）个人和企业的档案都涉及到人和单位的隐私和保密信息，新时代的档案管理必须注意加密性，防止非法分子钻空子对这些信息进行盗用和转卖， 因此传统的加密方式或者不保密开放式的档案管理模式已经不适应目前社会对档案管理的需求，即将被淘汰。

四、二维码技术在档案管理的实现模型

二维码技术是一种严密的操作系统，它可以将纸张、各种媒介的电子文件、元数据进行电子封装到二维码中，并且对这些数据进行分析。二维码技术需要用到扫描仪，扫描仪一般被用于扫描纸质档案，纸质档案通过扫描和分析，形成独立的二维码，然后再通过解码技术，得到相应的档案数据。因为国内目前对于二维码技术不统一，不同的单位有可能使用不同的软件，考虑到兼容性的问题，在对电子档案进行存储时，尽量能够使用统一和通用的格式，元数据的制作模式也应该统一，二维码一旦生成，更改有一定的困难，因此在前期对这些档案数据的收集应该统一模式。

五、二维码技术在档案管理中的应用

二维码技术已经不是一种新兴的技术，随着安卓系统的开发，二维码已经有了一定的发展，但是将二维码技术使用在档案管理中的技术仍然不够完善，这就要求档案管理者在使用二维码管理档案中要注意以下几点：

1.考虑到档案的长期性，要注意二维码档案的存储格式

对于档案管理，它首先具有长期性的特点，有些档案会伴随人终身，二维码技术的特点是一旦产生，不能更改，考虑到后续系统的开发和延续，在对二维码档案进行存取时，尽量采用统一的格式，这也是采用二维码技术管理档案的关键，如果格式不统一，容易造成文件的流失，这种结局是谁都不愿意看到的。

2.对于档案管理，应制定相应的标准

我国对于二维码技术应用在档案管理的发展仍然存在一些不仅人意的地方，这是由于各大公司开发的二维码档案管理系统都不一样，兼容性不好，这就造成了二维码档案管理系统比较混乱，人和单位、企业都是具有流动性的，这就造就了档案也具有流动性，试想如果一个人的档案从A单位流传到B单位，两个单位使用的档案管理系统不兼容，他的二维码档案在A单位可以识别，但是在B单位就识别不出来，对人来说也是不负责的，单位无法对他的以往档案进行调取，在人事任免和调动时都存在极大的不方便。这就要求我国对二维码的档案管理系统指定统一的标准，这样大家制作的二维码档案都是统一的格式，不论是人才调动还是聘任新人，操作起来都非常方便。

3.完善目前的二维码系统

虽然二维码技术要相比一维码技术有很大的优势，但它仍然存在一些弊端，例如它的不可更改性，这就要求二维码系统和现行的应用系统尽量可以融合，减少软件和系统之间的不适应性。

4.做好加密处理

二维码技术虽然相对于一维码技术和纸质档案的安全性能更好，但是它也存在容易被不法分子盗取的风险。作为档案软件的开发者，应该从加密方面入手，发挥二维码技术的优势。目前我国很多档案管理公司已经推出了指纹识别的二维码系统，还有一些公司已经开发了刷脸的二维码系统 ，这些系统要相比原本的通过账户名和密码登录系统要稳定的多，也不会给不法分子盗用和窃取档案的机会，对单位和个人的隐私提供了更好的保护。

5.提高档案管理人员的素质

单位应该对档案管理予以重视，聘任或者任命有二维码技术的操作人员，对不称职的人员进行免职。要加强对档案人员的培训，让他们尽快掌握二维码操作技术，还要聘任一些计算机人员对目前单位现有的档案系统进行优化和完善。

6.做好纸质档案到二维码技术的过渡

目前我国一些偏远地区，对于档案管理仍然是停留在纸质档案的阶段，为了保证档案的信息化，应该逐渐让这些纸质档案向着二维码技术过渡，在对纸质档案进行扫描时，要注意纸质档案的保存和既往纸质档案的销毁，避免在档案的过渡中造成档案流失和被盗取。在对纸质档案进行扫描时，要注意电子档案的格式的统一性和目前所使用二维码技术的适应性，这样才能让二维码技术逐渐在全国范围内普及，加快档案的信息化建设。

7.在檔案管理系统中应用较为过硬的杀毒软件

目前我国的档案管理系统的安全性能让人堪忧，档案被窃取和被盗用的案例时有发生。档案管理者必须在档案系统内运用较为过硬的杀毒软件，才能让档案变得更为安全，保护个人和企业的隐私。

六、结语

综上所述，二维码技术是一种新兴技术，它逐渐被使用在档案管理中，它虽然存在很多优势，但是档案管理者只有了解他的优点和缺点，掌握住二维码档案系统的操作要点，扬长避短，才能让二维码档案系统逐渐在我国得到普及，才能推动全国范围内的档案信息化管理。

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[2]彭富玲.大数据时代背景下高校档案管理模式的变革和优化[J].中国战略新兴产业，2018（24）：225.

[3]姜萍，姜叶飞.大数据背景下高校档案管理模式变革研究[J].兰台世界，2015（11）：30-31.

作者简介：吴灼之（1977-），女，福建省宁德市屏南县人，大学本科，宁德市屏南县行政服务中心档案管理馆员，中级职称，在办公室文档收集、整理、归档方面有着丰富的理论知识和实践经验。