新时期高校档案数字化管理的意义

摘 要：随着社会的发展，信息技术在各个领域中有着更加广阔的应用空间，其中在高校档案管理工作中也渐渐的注重采用信息技术来完成各项管理。对各个行业都产生了一定的影响，因为传统的档案管理工作已经不能够满足大数据时代背景下对档案管理的新要求。高校中的相关管理人员要积极的顺应社会的发展潮流，跟上社会发展的脚步，为促进高校档案管理工作的顺利进行奠定坚实的基础。因此，本文将围绕新时期高校档案数字化管理的意义为主题来展开分析，通过详细的了解当前高校档案数字化管理薄弱环节和在新时期中完善高校档案数字化管理的可行性对策，再分析高校档案数字化管理的意义和价值。

关键词：新时期;高校档案数字化管理;意义

一、针对于当前高校档案数字化管理薄弱环节的分析

1.高校档案数字化管理相关制度有待进一步完善。当前高校中的档案管理信息技术正在不断的优化和完善，同时高校中的档案数量也不断的增加，促使高校档案的管理工作出现了一定的改变。数字化管理模式的出现给原本的高校档案管理工作造成了冲击和影响，进一步导致高校档案管理工作存在薄弱环节有待完善。本身数字化档案管理就是高校档案管理部门中具有特殊性的工作内容，需要高校具有专业性较强的管理人员来按照相关标准完成对档案资料的整理和保存工作，但是在实际的档案管理工作中高校虽然开始合理的利用数字化档案管理模式，可是由于自身没有形成良好的管理制度，导致档案管理工作人员缺少制度的约束，从而容易出现各种违规操作行为出现，这就对数字化档案管理工作的顺利开展造成严重的负面影响。在这种制度不全面的背景下我国高校档案管理工作随之出现责任不明确、交接工作不合理等問题，对高校档案数字化管理的进步形成阻碍，甚至还会导致一些档案内容丢失的现象。

2.高校档案数字化管理内容不够全面。在高校中一般学科建设是比较完善的，在培养不同专业的学生时，一般也都会开设多样化的专业课程，但是在各种因素的影响下，导致教学活动较为复杂，并且具有分散性的特点，这种问题的存在就会给高校档案管理工作造成严重的负面影响，档案资料不能及时的收集和归档整理，容易出现高校档案资料丢失的情况，档案资料缺乏完整性和专业性，对高校档案管理工作的全面优化和更新增添难度。所以在新时期高校中的相关管理人员要重视和加强对档案资料收集和整理工作，尽快采取有针对性的措施来处理这一难题。除此之外，高校档案数字化管理工作中还存在技术实施落后的现象。数字化管理模式的开展对高校的档案管理设备提出了更高的要求，高校需要全面的更新和完善基础设施才能体现出数字化档案管理的价值和作用，但是，在实际的工作中一些高校在基础设施建设方面的投资较少，从而在很大程度上导致档案管理优化工作不能开展，限制了高校档案数字化水平的显著提升。在面对上述种种问题时高校的相关管理人员一定要足够重视，采用具有针对性的措施来改善各种薄弱环节。

二、针对在新时期中完善高校档案数字化管理可行性对策的分析

1.进一步优化和完善高校档案数字化管理基础设施。进一步优化和完善高校档案数字化管理基础设施能够确保其稳定更新，档案管理机构的基础设施建设是促进各项工作顺利开展的基础和前提。在新时期高校档案数字化管理相关部门要全面的分析和研究，然后有针对性的在硬件设施以及网络建设等方面进行深化建设，像服务器、交换机、计算机以及档案资源数据库管理系统等，具有条件的高校还可以加大在复印机、扫描机等方面的投资力度，当各种硬件平台完善以后才能确保高校档案数字化管理正常进行。高校在探究和分析档案数字化管理中需要认识到管理系统其实就是整个管理体系的核心和关键，只有提升管理系统的专业性和稳定性才能促使管理系统的操作更加准确，体现出管理系统的价值和作用，实现管理质量和效率的显著提升，让高校档案数字化管理的安全性和实效性得到满足。需要注意的是，在这一完善过程中一定要保证高校档案数字化管理的科学性，也就是要求管理工作人员采用更安全的管理软件和系统。这同时也对研发部门提出了更高的要求，要在日后加强对软件及硬件的研发。

2.培训专业性较强的高校档案数字化管理工作人员。对管理工作人员进行专业性较强的培训，是体现出我国高校档案数字化管理价值和意义的保障，本身在新时期我国就缺乏专业性较强的管理工作人员，这种问题的存在严重阻碍了高校档案数字化管理的进步，当前高校档案数字化管理人才已经不能适应当前的管理需求，高校需要加强人才的引进和培养才是当前的重点工作之一。高校要积极的聘用拥有良好档案管理专业素质以及数字化管理技术的复合型人才，还要组织当前正在从事高校档案数字化管理的工作人员参与数字化管理的教育和学习，通过这种手段来提升档案管理工作人员的数字化意识和能力。除此之外，在实际的高校档案数字化管理教育培训中，相关领导要注重为其进行创新教育，促使高校档案数字化管理人员在接受学习培训的同时形成良好的创新意识，这种创新意识的形成能够在后期管理工作中实现创造性的利用管理技术，也可以合理的结合档案管理工作的各种要求来提升自身的知识体系。

三、针对新时期高校档案数字化管理现实意义的探究和分析

1.显著的提升高校档案数字化管理的质量和效率。在新时期，高校档案数字化管理的现实意义体现在能够显著的提升高校档案数字化管理的质量和效率。科学的在高校档案管理工作中融入智能化管理系统能够为数字化管理工作的开展提供保障，能够让高校档案管理工作中的检索编码自动生成，大幅度的提升高校的档案管理效率。在高校数字化档案管理工作中，管理工作人员要采用数字技术来完成管理，这种工作模式改变了以往传统落后的档案管理的局限性，能够在远程操作的帮助下，提升高校档案管理工作的及时性和有效性。信息操作系统的应用也可以将高校档案资源的实际利用情况以一种直观的形式全面的展现出来，这种工作形式能够更方便高校档案管理工作人员对已经借阅的档案开展追踪管理工作，显著的提升高校档案数字化管理的整体效果，避免了高校档案资源丢失等不良情况的发生。

2.有利于拓展高校档案数字化管理资源建设途径。高校档案数字化管理的现实意义体现在拓展其管理资源建设途径。在高校档案资源管理工作中实施数字化管理，采用顺应新时期发展的计算机技术来建立完善的档案管理数字化系统，能够为档案的全面搜集整合以及集中化管理工作奠定坚实的基础，真正意义上提升高校档案管理的效果和水平。当高校采用数字化管理档案以后，大部分的高校都坚持开放性的基本原则，可以为教研工作人员和学生们借阅档案资料，帮助教研人员和学生能够自觉的将档案进行归档处理，那么高校档案数字化管理资源获取的途径得到了拓展。而且针对在高校档案管理工作中经常见到的，不配合档案资源整合和归档的情况来说，如果合理的借助数字化管理形式，那么档案管理工作人员就可以对其开展审查和督促，促使其能够完成上交工作，确保高校档案资料的完整性和全面性。

3.实现高校档案数字化管理中各种资源的共享。高校档案数字化管理的现实意义还体现在能够实现各种资源的共享。随着社会的发展，我国的信息技术也有着更加广阔的进步空间，这就给档案资源数字化管理提供了坚实的基础，在新时期中渐渐的摒弃了传统的管理方式以及检索系统，管理的工作隨之变得更加安全和专业，管理的通用性大幅度的提升。第一，高校档案管理系统中的技术安全防范系统能够提升档案资源的安全性，促使高校档案管理工作完成优化和完善。第二，档案数字化管理可以合理的利用网络平台来实现整个网络内部档案的共享，促使档案资源能够科学的利用，提升高校档案资源管理的利用效率。第三，当学生和教师在共享和利用档案资源中，能够发现数字化管理系统中的薄弱环节，同时高校中的档案管理部门就能够对数据管理系统完善和优化，提升管理的专业性和可靠性。由此可见，高校数字化档案管理工作的开展，将会为高校档案资源的共享和利用提供保障，而且高校档案资源的保护力度也会提升。

4.教学活动推广的必然需求。除此之外，将高校档案数字化处理能够全面的记录各种教学活动的视频、PPT等特殊档案，所以说在当前新时期中高校档案数字化管理也是教学互动活动推广的需求。例如，当高校参加精品课程评选时，需要将高校具有特色的教学档案进行数字化来完成上报参评，通过这种手段来促进高校特色课程的知名度和学科建设工作的开展。而且教学档案数字化还可以令学术会议以及文化活动等多样化的形式来达到跨区域的教学交流，和传统的教学档案管理相比，高校档案数字化管理能够实现教学档案无损害的展示。

四、总结

通过上述问题的分析，我们充分的意识到，在新时期中高校档案管理工作采用数字化管理模式的重要性和必要性。但是不可否认，当前高校档案数字化管理工作中依然存在着各种薄弱环节，有待进一步完善，主要包括管理制度不够完善以及管理内容不够全面等，这就要求高校档案数字化管理人员要优化和完善基础设施以及提升工作人员自身的专业性技能，只有这样才能全面的体现出高校档案数字化管理的意义，显著的提升高校档案数字化管理的质量和效率，有利于拓展高校档案数字化管理资源建设途径以及实现高校档案数字化管理中各种资源的共享，为各项工作的开展提供保障和支持，为实现高校档案资源的合理利用奠定坚实的基础。

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作者简介：张鹏（1985-），男，山东潍坊人，本科，工程师，研究方向是档案信息化、信息资源管理。南京市浦口区雨山西路86号南京审计大学，211815。