公安档案数字化转型研究

王放心

摘要：随着近年来我国科学技术快速发展，依法进行档案管理，着力深化公安档案数字化建设，以信息网络和数字技术为手段，推进公安档案管理资源共享，促进公安档案管理规范化、科学化发展，成为公安档案管理部门提高公安档案管理效率的重要路径。要确保公安档案有效的服务公安事业，就要保障公安档案管理的各项工作落到实处，更好的服务公安信息资源中心建设工作和其他业务的开展。鉴于此，本文就公安档案数字化转型展开详细研究，并提出具体的研究思路，供广大读者借鉴。

关键词：公安档案;数字化转型;问题研究

一、公安档案管理数字化转型的重要意义

在当前我国科学技术快速发展的时代，公安档案管理人员必须认识到公安档案进行信息化建设的重要意义，了解公安档案数字化转型的积极作用，认识到当前公安档案管理存在的不足和缺陷。当前公安档案建设的不足主要存在三个方面。一是思想上的认识误区，很多人将档案管理员当做是“仓库保管员”，即使档案管理人员再努力的工作，也认为他没有刑警同志做出的贡献大，致使一些人在思想认识上存在偏差，很大程度上打击了档案工作者的积极性，使档案工作者产生了消极情绪。其次是档案管理系统应用的软硬件设备较为落后，档案系统中的大多数档案管理人员由内勤民警担任，平时没有固定的时间整理档案，到了检查的关键时刻，就请帮手搞突击，再加上平时对档案管理系统维护较少，没有很好的应用档案系统收集资料，造成档案管理效率较低，档案资源质量较差，档案管理的程序和流程不够规范科学。最后缺乏必要的基础设施支持。基础设施一定程度上制约着公安档案事业的发展，受办公条件、资金和人力物力的限制，公安系统大多数档案资源管理室与其他科室混在一起办公，存储档案的库房里没有安装专业的除湿设备，且计算机配备也不够齐全，档案管理系统也缺乏必要的防火墙设置，造成档案管理安全问题丛生。

解决当前公安档案管理存在的多种问题，最重要的方法就是推进公安档案数字化转型，通过建立规范化的公安档案数字化管理体系，推动公安档案管理工作发展，借助数字技术与信息网络分享档案数字化资源，确保公安档案管理更好的为公安系统各项业务开展服务。

二、普及公安档案数字化转型理念

推進公安档案管理数字化转型，首先要普及公安档案数字化转型理念，树立整体思维，统筹谋划，通过建立集中的数字化管理系统，推进档案资源的有效搜集、汇聚、共享，这也就决定了公安档案管理数字化转型的重要方向，在于实现公文办理和档案管理系统融合，对公安系统产生的各种文件、数据，实现统筹管理。其次是要拓宽档案资源利用范围，为用户提供优质的档案服务，追求高效的答案应用效果。因为公安数字化档案资源的重要价值就在于服务和利用，若缺失了档案资源的应用环节，那么档案资源也无法深度共享。由此在公安档案管理数字化转型过程中，要以提高公安档案资源利用效率为根本，针对各类公安档案资源分门别类的处理。三是要循序渐进推进公安档案管理数字化转型。公安档案管理系统数字化转型是一项系统工程，不可能快速落实，需要事先做好准备。最后要建立便捷的档案资源利用平台，方便各部门检索查询，根据公安档案的特点，建立适用于整个公安系统的档案资源检索系统，依靠多种信息管理软件，为用户检索利用公安档案信息资源创造有利条件。

三、推进公安档案数字化转型的主要措施

（一）建立健全软硬件设施体系

信息时代对公安档案管理数字化转型提出了新的要求，首先，要建立功能完善的档案信息管理系统，并保障该系统具有相关的文件目录检索、案件级别检索功能，并能促进各类信息资源有效传递，确保信息管理数据库能高效接收各类数字档案资源。其次是要优先建立全文检索数据库。伴随着公安档案管理信息化程度提升，民警越来越依赖档案数字化系统办公，并进行各类档案信息查询，为满足档案信息资源集中利用的需要，可基于PDF文档建立全文检索系统，逐步完善信息检索机制，保障人们能高效的查询档案信息资源。三是要建立各类专题档案数据库。随着公安档案管理信息化水平不断提升，应根据档案管理的实际工作需求，针对不同的档案文献资源建立相应的专题数据库，并提供关键词检索功能，方便人们快速查阅档案资源。

（二）确定技术规范统一

保证档案资源质量是公安档案数字化转型的重要基础，也是公安档案数字化建设的核心。保持良好的数字规范，秉持有效的技术标准是公安档案数字化转型的重点，不仅影响着公安档案信息资源建设质量，也影响着公安档案事业的发展。由此，要结合公安档案建设的实际需求，遵循档案资源的建设标准，对纸质档案资源进行数字化处理，对于图文档案资源，可以采用计算机扫描技术，将其转化为可供数据库存储的数字格式，压缩存储到相关数据库中。纸质档案资源的数字化处理，要严格遵循档案管理有关原则，不得改变实体档案资源的原有面貌，要借助相关软件技术处理好相关的元数据，并建立数字目录，保障数据普通的元数据，可通过目录检索呈现出来，供人们查询。

（三）加强档案管理保障力度

公安档案管理体系需要有相关的制度体系提供支持，既要满足大数据集中处理、档案资源集中管理、数据资源集中利用的需求，也要保障各类档案资源能够分类整合，同步归档的文献数据库中，你确保档案信息数据的完整性、规范性、真实性和有效性。二是要建立科学的档案管理保障体系，不仅要加强对数字档案资源的物理管理，做好档案数据库的安全防护工作，还要使用先进的技术工具对档案管理数据库升级和维护，对档案信息资源及时更新，并建立安全防火墙，运用多种信息加密技术和身份识别技术，对档案信息资源加密，用户身份识别，保障档案信息资源的有效利用。最后要建立专业的档案管理队伍。公安档案管理业务人员水平高低直接影响着公安档案管理效率，随着新理念、新技术的推广应用以及软硬件设施的不断更新，档案载体和档案种类也发生了变化，更需要高素质的专业技能型人才从事到档案管理工作中，积极推进公安档案管理系统升级。在公安档案管理数字化转型过程中，要积极引导民警更新知识体系，培育信息化能力，能够进行技术创新，结合专业化的档案管理人员，建立起一支具有专业技能水平，技术过硬的专业化档案管理队伍，并建立起一套应急、指挥、资源集中应用的技术支持体系，在为用户提供专业档案服务的基础上，积极推进公安档案数字化转型。

四、结语

在信息技术时代，推进公安档案数字化转型是优化公安档案管理体系、提高公安档案信息资源利用程度的重要方法。结合公安档案管理的实际特点，通过建立统一的技术标准、资源存储数据库、数字信息管理系统，可全面推进公安档案管理数字化转型，并建立专业的档案服务队伍推进公安档案资源高效利用，发挥公安档案资源的数字信息价值。

参考文献：

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