学校财务会计档案管理的重难点和解决办法

于建

中图分类号：F273 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）6-139-01

摘 要 会计档案管理是一项系统性、复杂性的工程，包含会计资料及档案的收集审核、保管归档、交接开发等环节，对单位财务安全具有重要影响。学校承担着教书育人，向社会输送人才的职能，因此学校的财务会计档案管理工作存在其特殊性，不仅关系到学校整体财务状况，同样对学校的教育质量产生间接影响。本文着重分析学校财务会计档案管理工作中的重难点问题，从真实、准确、有效三个目标出发，提出改善学校财务会计档案管理工作，优化管理效益的策略，为保障学校经济业务安全，推动我国教育事业可持续发展奠定基础。

关键词 学校 财务会计档案管理 问题 解决办法

一、学校财务会计档案管理中的重难点问题

（一）档案信息漏洞

财务会计档案的类型和内容十分多样，涉及账簿、财务报告、合同文件、发票、凭证等，由于档案管理的流程繁琐，相应的监督机制不完善，我国学校的财务会计档案信息经常出现丢失、失真、造假等问题，存在严重的安全漏洞。绝大部分学校的财务会计档案管理意识淡薄，未对相应工作给予充分的政策和资金支持，导致会计人员态度敷衍、执行力弱，容易出现工作失误。部分学校在收集财务会计信息时，给会计人员过高权限，容易因人为原因造成信息被泄露、遗失和改动，干扰后续档案管理工作的正常开展。学校在财务会计档案的整理归档、借阅使用、清册销毁等方面尚未制订明确的管理章程，会计人员根据自己的工作习惯和理解实施管理，容易因滥用职权而导致财务会计档案信息失效。

（二）电算化程度不高

会计电算化有利于推进会计工作职能转变，提升学校财务会计档案管理工作的监督控制水平，实现会计档案管理规范化。加快电算化进程是学校财务会计档案管理的关键任务，然而我国学校长期忽视内部会计档案工作，对改革会计工作的必要性认识不足，因此财务会计档案管理的整体电算化程度不高。有些学校对电算化存在误解，片面认为电算化就是用电脑保存和调取会计档案，没有重视具体操作规范的细化和人员技术培训，无法体现会计电算化的作用。部分学校更新硬件设施，推行网上管理系统，但并未调整相应的会计档案管理制度，电子档案的保存、调取和利用规则不清晰，管理章程和管理目标不匹配。会计人员队伍老龄化严重，工作方法呆板落后，业务能力和道德素养无法适应电算化背景下的财务会计档案管理要求，制约学校财务会计档案管理工作的发展。

（三）档案利用不充分

财务会计档案是会计分析的基础资料，我国学校普遍存在财务会计档案开发不充分，利用率低的问题。部分学校将财务会计档案管理任务分派到财务部下辖的办公室，这些会计人员不懂档案信息技术和档案知识，难以科学地完成档案管理任务。除此以外，事实上目前学校对档案价值的认识还停留在表层，多将财务会计档案视为师生查询经济往来事项，核对工资、补贴、奖金、学费是否正确的证据，没有将其纳入到高校治理工作中，导致档案的潜在价值大幅流失。档案根据客体功效时间分为眼前价值和长远价值，我国学校在财务会计档案管理中只看到档案在维护个人合法经济权益、监督经济活动上的作用，忽略其指导学校经济决策和发展战略的作用，档案资源开发质量堪忧。

二、学校财务会计档案管理工作的改进办法

（一）完善档案管理制度

科学、完整的规章制度是学校提高财务会计档案管理效率的必然要求，面对层出不穷的档案信息漏洞，首先要解决档案管理过程中的缺陷。学校应完善财务部、审计部和档案部间的档案交接程序，编制移交清单，双方部门负责人共同监交，当事人和监交人各自签名、盖章，并将盖章日视为移交结果生效日。同时完善档案管理制度，严格按照新修订的《会计档案管理办法》分类档案材料，推行查阅、复制实名制登记，每份档案实行纸质和电子化双备份，提高档案信息的可靠性和安全性。依照《管理办法》编制档案管理操作手册，贯彻落实到岗、责任到人的原则，防止会计人员以权谋私、推诿责任。

（二）全面推进信息化

学校应树立档案管理全局视野，加强财务会计档案电算化建设，全面推进财务会计档案管理信息化。应增加对硬、软件的资金投入，创设校内局域网，在电子档案管理系统中不断开发新功能，例如电子发票导出、案卷查询、账务数据转换、报表数据转换、固定资产数据查等，實现案卷信息和电子核算数据间的关联穿透查询。应在学校财务部、审计部、档案部间建立互通互联的信息平台，提供会计档案查阅的网上申请窗口，便于有需要的人员快速获得相关档案资料，提高会计档案管理的智能化程度。

（三）开发公共服务功能

新《会计档案管理办法》基本延长会计档案的保管期限，意味着会计档案资源价值的开发具备更健全的客观条件。对此，学校应重视财务会计档案的开发利用，由档案部门牵头发掘会计档案在学校基础建设、校史编撰、预算决算、招生教育等方面的作用。例如，可以将历年的固定资产汇总档案整理成册，系统地评估学校固定资产规模和变化趋势，以此判断如何开展固定资产盘盈，为盘活学校资金提供科学借鉴。向各部门和学科组提供预算执行分析情况，便于教师了解学校经济活动开展情况，主动开源节流。可以将食堂采购清单、支出、盈利情况等财务文档公开展示在学校橱窗栏和官网上，保证学校财务信息公开透明，提升师生对学校的信任度和认可度。

三、结语

财务会计档案是学校档案的重要组成部分，长期以来，学校会计档案的管理效率和质量欠佳，无法为学校发展提供服务。应不断完善档案管理制度，加快档案管理信息化进程，开发财务会计档案的公共服务功能以提高其利用率，使学校的财务工作迈向新阶段。

参考文献：

[1] 艾桂芳.新时期高校会计档案管理存在问题及策略研究[J].经贸实践，2018（17）：271-272.

[2] 朱自生.学校会计档案管理的改革与创新初探[J].中国国际财经（中英文），2017（17）：82-83.

[3] 吴薇.新时期规范学校会计档案管理对策的研究[J].现代经济信息，2017（04）：159.