数字出版环境下合同档案管理初探

郭 凯

（北京印刷学院，北京 102600）

信息技术的广泛应用使社会进入了高速信息时代，同时数字技术在出版领域的应用也越来越广，已成为数字出版和传统出版数字化快速发展的基础。本文中所指的数字出版，更符合传统出版社业务流程，包括原创作品的数字化、编辑和处理的数字化、印刷复制的数字化、发行销售的数字化以及阅读消费的数字化。为适应数字出版的新需求和竞争激烈的市场环境，出版社需要以更广泛的渠道开展合作，以更灵活的方式对作品进行开发利用。

数字出版作为一种内容产业，资源的有效整合至关重要。出版合同是出版社的重要内容资源，也是数字出版行业的重要参与者，从最初的选题和作者签约，购买外文版权到编辑数字制作，以及最终与平台合作进行内容上架，都发挥了不可或缺的作用。因此，数字出版的环境下，出版社积极应对新形势，合同格式体现新需求，合同管理注重科学效率，合同审核严谨细致，合同履行注重版权保护，才能助力出版社稳定发展，适应新的发展趋势。

一、数字出版环境下对出版合同的新需求

（一）授权期限

目前出版业内图书出版合同授权期限一般为1年、3年、5年等，最长是10年。在合同有效期内，出版社可以利用多种形式开发现有作品。有效期期满，则各项权利相应终止。如果作品的著作权保护期尚未到期，出版社希望继续使用相关资源，则必须重新获得授权。未经授权，则侵犯了著作权人的著作权。

数字出版市场风起云涌，数字版权也变成一部分可观收入。对于作者而言，手握版权待价而沽，都想通过减少授权或频繁交易获取更多的收益；对于出版社而言，长期合同、完整授权，才能看到未来收益大，才会有后期的努力经营和精心宣传。所以，争取长期稳定的授权，出版社才能放开手脚，经营者和作品实现双赢。

（二）信息网络传播权

发展数字出版，版权问题是重中之重。牢牢抓住作者及其作品，维护出版商与作者之间的稳定关系是签订出版合同的关键。我们必须签署作品的信息网络传播权，因为数字版权已经逐渐超越了传统的纸质图书出版权，成为出版商的第一大利润来源。

业务中，出版社与版权所有者签订出版合同必须明确包含网络信息传播权，或获得作者授权以附件形式添加在合同里。只有获得信息网络传播权才能实现数字出版。但随着数字版权的收益占比越来越大，作者对网络信息传播权也更加重视，导致在与出版社签订合同时，排除了此项权利的授予。这就要求出版社尊重作者权益，充分沟通，向作者说明利弊，也需要编辑人员强化数字版权意识，争取积累更多的版权资源。

（三）优先权和未来版权

优先权，即出版商优先购买作者下一部作品版权的权利。作者和作品都是出版社精心包装的产品，与作者建立良好稳定的合作关系，赢得作者信任和优先权，并不断激发和保持作者创造力，就有可能在未来的竞争中快人一步，抢占战略高地。

未来版权，即作者不仅授权即将出版的作品，还授权后续作品。在完成后续作品后，如果约定的出版商拒绝签署出版合同，作者可以将其授权给其他出版商。出版社要牢牢掌握作品的未来版权，因为新的传播技术的出现将产生新的出版手段和作品使用方式。在签署未来版权时，这些作品将成为可用的资源。然而，在实践中，目前很少有出版社落实未来版权，如果一些作者和作品成名，想再度合作则不像当初那么容易。

（四）转授权及转授权使用的收益分配

除了根据自身需要的各种形式使用作品外，出版社还可以与第三方合作，对作品进一步加以利用。为了更好地开展数字出版业务，使出版社与作者之间的合作达到双赢，而不是一方的独角戏，图书出版合同中应明确设立转授权条款，只有作者事先同意出版社的转授权行为，出版社才能消除后患够彻底发挥自身优势，为各方创造最大价值。

与第三方合作，出版社和作者的最终目的都是获得收益。出版社通过授权阅读平台或电商等第三方收取一定的作品使用费，作者因为与出版社签订的许可使用合同，也可以从出版社的转授行为中获得相应的报酬。一旦获得转授权，出版社可自行决定合作方式及转授权使用价格。作者有权知晓出版社的转授行为，并根据出版合同的约定，与出版商分享收益。

二、数字出版环境下合同审核应注意的问题

数字出版内容资源与出版合同的审核管理有直接关系。首先，纸质图书市场利润持续下滑，传统出版社举步维艰，单一的纸质图书专有出版权已经不能满足需求。其次，互联网平台和移动端对图书内容资源的开发利用越来越成熟，迫使出版社获得更充分更完整的版权与其合作。最后，虽然大多数出版社经过多年的积累，已经形成了自己的专业领域并拥有庞大的出版合同资源，但仍存在年份较早无信息网络传播权授权、无法联系到著作权人等问题。如何充分利用现有的合同资源，发掘更多的潜在资源，成为急需解决的问题。

遗憾的是，面对日益繁荣的数字出版市场，传统出版社还没有对合同资源加以重视，没有设立专职的出版合同管理部门，出版合同缺乏统一管理。另外，编辑对数字出版的认识不够。具体体现在签订出版合同时没有长远的眼光和大局意识，轻易放弃数字版权，使出版社后期开展数字出版业务陷入被动、困难重重。出版社大多数由总编室负责出版合同的管理工作，在执行出版合同管理制度和流程方面也存在着一些具体问题，它限制了出版社数字出版业务的发展。

通常，出版社与著作权人签署的图书出版合同是格式合同，双方只需在此基础上就某些个别事项进行约定，包括作品名称、著作权人、署名方式、著作方式、稿酬标准及其他补充条款等，数字出版业务中应对以下几点给予特别关注。

（一）著作权归属

首先，数字出版市场为创作提供了更大的便利，但并不是所有的创作者都会表明身份或者具有版权意识，授权过程将变得异常复杂和困难。其次，著作权人的类型不同，需要审查的相关材料就不同。近年来，数字出版中的版权纠纷持续增多，部分原因是著作权归属不明。《著作权法》规定，著作权可以属于原创的作者、根据法律规定或合同约定其他自然人、法人或组织；可以独立享有或为两个或两个以上权利人共同所有；可以通过创作原始取得或通过许可使用、继承等方式继受取得。因此，明确著作权归属，注意合同的实际签字人是否合法有效，是否符合出版社相关规定，是出版社审查合同的关键事项，也是出版社避免潜在风险的重要方法。

（二）外文作品授权

一方面，随着数字出版的发展，越来越多的图书被通过各种渠道翻译、引进和出版。出版商应始终小心谨慎，并牢记外国作品的版权是归原著作权人所有。如需对外文作品翻译成中文进行出版，除了取得译者对中文内容的授权外，还要取得原著作权人对外文内容的授权。另一方面，消费者阅读模式的即时性碎片化使得众筹翻译出版应运而生。这种新的翻译方式利用集体的智慧和业余者的热情满足了人们对信息时效性的需求，但就目前而言，数字出版虽为众筹翻译出版搭建了平台，但制度并不完善。原著作者、众多翻译者与出版社之间的利益共享机制尚未建立，存在着大量侵权现象，影响其可持续发展。

（三）合同有效期

数字出版对合同的合作期限提出了新的要求，但对于合同的有效期，却往往被出版社忽视。一些编辑缺乏工作经验，面对强势的作者没有话语权，作者说多长时间就签多长时间，不仅让出版社吃了大亏，也损害了作者的利益。一方面，应该增强传统编辑的数字出版意识；另一方面，合同管理人员应及时跟踪、监督合同的履行情况，检查合同的有效期限。

此外，出版合同的生效日期与出版合同的有效期不同，合同生效日期是从双方签字盖章之日起算，合同的有效期从作者提交书稿或者出版该书的日期计算。因为实际工作中如果发生合同签订日期与作者交稿日期相隔太久、作者推迟交稿、出版社出书时间较长等情况，会占用大量时间。如果合同的有效期是从签订合同之日起计算的，合同期限又很短，图书可能尚未出版或刚出书不久，合同就已经到期，出版社很难进行推广传播。

（四）合同附件和补充协议

合同附件和补充协议一般是指，有些合同中未能说明的事项或是合同履行过程中发生变化出现的新情况，需要及时用书面形式确定下来，添加在合同后并在合同中说明。例如，传统的出版社早先签订的出版合同对于网络信息传播权未作提及，近年来出版社数字出版步伐加快，在与第三方平台合作时，就不得不联系原作者追加授权作为补充协议。书稿的编写要求、目录、大纲，作者的授权书等也可以作为附件。对于不在合同格式文本中的特殊事项，也需要签订补充协议。审查时首先要检查合同附件是否缺失，其次是是否在合同中注明，最后还要注意合同附件和补充协议与主合同是互补关系，二者具有相同的法律效力，要避免前后不一致、自相矛盾。

三、数字出版环境下合同管理应注意的问题

（一）原件归档

出版合同签订后一式两份，交由甲乙双方自行妥善保管。出版社若未设置合同管理部门则由总编室保存合同原件。图书出版合同经过部门盖章、登记、编号，一旦存档就要履行规范严格的借阅手续。在具体的管理中，已交稿并申请到书号的图书出版合同外，可以将书号标注在出版合同上，按书号顺序排列保存。如需要查阅可以通过书号或时间顺序来查找，十分便利。未申请书号的图书出版合同应另外保存。除出版合同，前文中提及的附件和补充协议也要与出版合同放置在一起统一保管，不得遗失。

（二）合同电子文档

在妥善保管合同原件的基础上，出版社应扫描原件，建立详尽的合同电子文档进行备份保存。因为合同原件保管需要占用一定空间，对于历史悠久或出版图书数量多的大出版社而言，原件放在何处保管是一件头疼的事；容易遗失；多次查阅或年代较久后会产生磨损；管理大量累积的出版合同也会浪费大量的人力物力，耗费大量的时间和成本。相反，电子文档的保存突破了时间和空间的限制，有利于长期存储和检索。虽然初始扫描较为麻烦，但建立电子文档库后，可以通过合同编号、合同签订时间等关键条款进行检索，快速调阅电子文档。

（三）合同关键信息

合同关键条款具体包括授权范围、交稿和出版时间、样书数量、稿费约定、合同期限等。这些条款与双方利益最为密切并在合同履行中起主导作用，因此出版社对其进行信息化管理十分必要。与合同电子文件一样，合同管理者在原件存档时提取合同的关键条款，形成便于快速访问和统计的数据文件。如下图：

信息技术已进入合同的管理工作，通过提取合同关键条款等方式对出版合同进行信息化管理，总编室能节省大量人力物力，及时方便准确地跟踪合同的履行；各工作环节能够快速沟通、信息共享；实现编辑、印刷、发行、财务等部门协同配合；通过对信息汇集、整理、分类、分析，有助于较客观地反映出版社的经营情况，有利于辅助提供科学合理的决策建议。

我国数字出版发展迅速，虽存在不少问题，但也孕育着光明的前景。作为变化着的新事物，数字出版对出版合同的要求是在不断发展变化的，出版合同的管理不能再盲目沿用旧方法。在版权资源开发管理越来越重要的新形势下，出版合同合需要反映行业发展的新要求和市场环境的新变化，出版从业人员需要密切关注数字出版发展趋势，努力完善出版合同审查的每一个细节，探索更加切实有效的管理方法，才能寻得可持续发展。