新常态下科研院所财务报销风险控制思考

刘娜

摘 要：本文主要分析科研院所财务报销在全面执行新政府会计制度的大环境下，如何通过优化业务流程、防范网银支付风险，顺利完成财务会计和预算会计的并行记账，更好地为科研工作和教学管理服务。

关键词：新政府会计制度;財务报销;银企互联;网银支付

2017年10月24日财政部发布《政府会计制度――行政事业单位会计科目和报表》，并规定于2019年1月1日起全面施行。借此改革之际，众多科研院所正式上线银企互联板块，对接支付宝、微信等收付款业务，全面提高财务报销处理效率。基层财务人员既面临革命性记账方式的转变，又需要接受财务信息化的冲击。

一、科研院所财务报销现状及存在的问题

1.科研院所财务报销现状

科研院所财务因为核算内容的特殊性，相比其他事业单位财务具有非常明显的特点。

第一，业务环境具有特殊性。科研院所财务信息普遍集成度不高，ERP系统由于投入成本有限等因素，往往是各自独立的模块，部门之间查询数据是通过相互委托、人工收集完成的，业务的时效性和数据的完整性可想而知，区间化的管理模式使得整个财务业务的风险控制链条断裂、工作量增大、难度提高。

第二，业务目标具有多元性。科研经费来源众多，往往是兼具科技部、财政部、中科院、企业委托等多种性质课题，管理办法各有不同，风险来源多样化。但是单位所属的科研经费管理办法是不分类的，课题牵头负责人也没有区别使用的概念，经费报销比较随意。

第三，业务对象具有不稳定性。以科学院为例，近几年院所财务普遍推广科研助理制度，课题的经费管理直接对接科研助理。但是仍有很多科研人员或者出于个人工作习惯的原因，或者受限于经费预算，更愿意选择本人处理财务报销，或者交给当下就读的学生代办，零散的财务报销体制导致报销人对财务制度的更新了解不及时，经费使用缺乏连续性和规范性，很多数据资料和报销附件获取难度大。

2.科研院所财务报销风险控制存在的问题及原因分析

（1）常规性的监督管理不到位。很多科研院所，尤其是资金规模小的单位，没有设置独立于财务的监管部门或者独立的财务业务复核岗。单位的整套财务记账是采取抽查的方式来复核，或流于形式仅仅通过财务系统设置的自动检测功能进行简单的课题与会计科目的匹配性核对。很多财务问题是被巡视组或者课题审计发现的，这就给单位层面的管理造成很大的被动，更无法防范舞弊和预防腐败。

（2）内部控制岗位责任制不健全。科研院所财务相对于企业财务核算内容要简单一些，费用报销是财务管理的重要组成部分。简单的业务模式催生了宽松的管理理念，很多科研院所财务管理流程完整性和规范性不足，内部控制岗位责任制停留在形式上，尤其在不相容岗位管理范围界定和实施主体的明确上存在很大的模糊性，出现问题找不到责任人。除了财务部门，其他部门对内部风险管理更多的是旁观者的心态。

（3）缺乏系统的经费管理制度。随着国家对科研经费和高校教育经费投入力度逐年增加，各科研院所经费争取和资金使用规模也急剧增长，随之而来的管理问题和财务风险明显增加。但科研院所财务内部控制是相对滞后的，缺乏健全的、与时俱进的管理制度和全面有效的风险评估体系，尤其是对经费规模增长产生的存量资金使用与管理、院所之间科研经费划转、间接经费管理和使用、银企互联的资金安全控制等方面缺乏配套的管理措施。

（4）科研院所财务风险控制执行力度不足。首先，机构设置和人员配备存在缺陷。大多数科研院所受资金规模和人员结构的限制，未单独设置预算编制部门，预算编报往往由财务人员兼任，整个编报过程比较盲从，数据变化分析有限。其次，经费支出调整缺乏规范性。科研人员经费支出比较随意，往往是出现预算超支了，相关人员才通知财务部门，申请调整使用经费，使单位在资金管理上比较被动。最后，关键岗位未实行有效的轮岗，轮岗机制落实乏力。例如审核人员没有出现过人员调整，仅仅是数量上的增减;基建、工资薪酬等岗位存在长期由一人承包的情况;风险控制关键岗位的独断性，极易造成个人专断、滋生腐败等不良行为。

二、新常态下财务报销风险控制的影响

第一，全新的会计制度。从2019年1月1日事业单位正式执行新政府会计制度，这一全新的记账方法将带来事业单位财务工作的全面变革。

第二，全新的数据处理手段。大数据、云计算开启了智能财务的新篇章。一是实现了远程化财务管理。很多科研院所已经引进了智能前端机，借助网络信息技术和各种数据采集手段，由报销人通过前端机顺序扫描业务票据和附件，电子数据信息即时传送到财务审核系统，再由财务人员从前端机收集纸质资料完成记账凭证的装订。打破了传统财务管理地域上的限制，实现财务业务和财务数据的线上处理。二是实现了智能化财务管理。目前市场上出现了很多专业的财务处理软件，一些研发企业已经成功研制了智能财务机器人并上线服务于财务报销工作，基本替代了简单烦琐的财务报销工作，使得更多的财务人员从事数据分析、内部审计等工作，提高了财务工作效率。三是实现了及时化财务管理。现在的财务软件能够实现对数据的快速整合和深层次分析，纬度更广、程度更深，从而及时发现问题，调整财务管理对策。

三、新常态下优化科研院所财务报销风险控制的建议

1.加强系统培训，提高业务人员专业水平

主管财务的院所领导要高度重视新政府会计制度改革，切实组织培训，对所有涉及财务、资产、薪酬等模块的业务人员进行系统的理论灌输和实操讲解，努力提高整体业务水平，保证新政府会计制度的顺利切换和有效执行。同时要求单位网络信息中心全力配合此次改革，集结精英团队升级财务系统，为新政府会计制度做好信息保障。

2.利用信息化手段，分阶段实现内部控制信息化

笔者建议财务系统个性化的功能开发采取项目外包的方式，由专业的财务软件公司负责系统开发和后期维护。本单位信息部门安排专门负责财务系统的管理员，保证数据备份、系统补丁的及时性，解决基础的程序报错，保证系统的日常运行。同时，财务信息化建设不是一蹴而就的，适宜结合本单位的业务环境和管理定位，分阶段、分步骤地进行，并根据信息技术的发展动态，适时调整财务系统个性化功能。

3.完善财务管理制度，加强关键风险点控制

首先完善单位的内部控制风险防范制度，梳理現有的财务管理制度和各项业务处理流程，确定风险控制点，明确风险评估责任人，定期和不定期的出具风险评估报告，切实考核责任人业绩，调动单位管理层的积极性。其次还要注意将业务层面风险控制落实到细微之处，保证财务报销流程的风险控制点都囊括在内部控制范围内。例如在审核界面，通过事先建立的映射关系自动匹配财务会计与预算会计科目，并提供是否录入预算会计的选项。对网银付款审核设定不同层级的审批权限，大额支付必须由多人同时审批才可以完成，保证资金安全。尤其是银企互联下的公务卡还款，如何避免重复还款需要出纳非常细心，充分利用网银数据库核对真实性，真正发挥公务卡的财务监督作用。

4.线上信息化控制与线下制度控制的整合

应确保财务报销风险控制信息化优化与制度建设同时开展，根据制度的调整改变系统的线上控制参数，避免信息系统出现盲点，如及时添加电子发票号的填写项，链接报销数据库核对电子发票的唯一性，避免重复报销。采用商旅管理系统，由员工提出差旅申请，系统自动匹配员工相应级别的车票、酒店信息，供出差人员选择，费用直接通过商旅管理系统对公结算。审核人员只需核对发票票面信息等事项。网银支付环境下，坚持做到不相容岗位相互分离。出纳不得负责银行对账。建议设置专门的资金管理员，核对银行对账单和出纳提供的资金明细，逐笔勾对金额、笔数及收款人信息。对当天不能及时确认收入进行入账的款项，必须做到专人负责后续处理，以此提高大规模银行对账的准确性及资金的安全性。

新政府会计的实施对财务报销业务的影响是最直接的，财务会计与预算会计的平行记账将影响后续有的财务数据处理。同时现代支付手段的兴起也带来了一系列变化和业务调整，对财务人员都是巨大的挑战。财务报销岗必须夯实全新的理论体系，明确新常态下报销业务的风险控制点，熟练操作财务系统，严谨地完成记账处理。

参考文献

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6.王毅英.会计信息化背景下事业单位报销制度中的问题及对策.财会学习，2018（4）.

（责任编辑：刘海琳）