医院人事档案管理中数字信息化的应用分析

聂瑜

摘 要：人事档案管理中涵盖了医院中管理层、医生、护士、行政工作人员的各项身份信息，是医院人力资源管理工作开展的基础，也是福利待遇、职称评定等工作的基础数据来源，不断跟随管理对象的生活、学习、工作而发生着变化，管理工作压力大、重要性高，进行数字信息化发展势在必行。本文从医院人事档案管理重要性入手，分析医院人事档案管理数字化信息的重要性，探讨数字信息化对医院人事档案管理具体应用，为提升医院人事档案管理水平提供一些参考。

关键词：医院人事档案管理；数字信息化；应用

随着我国城市化进程不断推进，人口基数已经接近14亿，在人口老龄化严重的当下，居民医疗需求不断增加，医院的建设规模也在随之扩大，医疗体系中的工作人员数量逐年上升，作为医院人力资源管理的基础，人事档案管理工作的压力可想而知。人力资源管理和档案管理作为医院管理工作的基础，在维持医院正常运行和健康发展方面具有不可忽视的作用，然而，当下传统的人事档案管理模式已经无法满足现代化人事档案管理工作的发展需求，数字信息化成为必然趋势。

1 医院人事档案管理重要性

在医院日常管理工作中，人力资源管理和档案管理是基础，必不可少，而人事档案管理既是人事管理工作中的重点，关系到医院人事工作的顺利开展，又是档案管理工作中的重点，关系到医院档案工作的资源开发，其重要性不容忽视。首先，人事档案管理是医院人力资源管理工作顺利开展的基础和保障，在人员调动、员工福利调整、职位晋升或下降等人力资源管理工作中，只有依据人事档案，才能保证人事调整的合理、科学、适合，保持医院的良性运转；其次，人事档案是医生、教授们职称评定的依据，档案中保存着他们在临床、科研方面的重要经历和成果，是医院档案管理中保密性较高的一部分；然后，人事档案是医院制定人力资源发展战略的重要依据，其中汇集了医院各部门、各科室人员的全部数据，哪个方向需要补充人力一目了然。

2 医院人事档案管理中应用数字化信息的重要性

随着科学技术的不断发展，我国医疗领域不断发展变化和革新，医院在管理制度、医疗工作方法、临床试验模式、医疗器械管理、医疗垃圾处理等方面都发生了较大的不同，其中最显著的变化就是计算机、互联网的普及和应用，这使得很多档案在产生之初就是电子信息形式，这些档案的保存、开发应用采用电子信息形式更加适宜，这就迫使人事档案管理等管理工作进行改变。传统人事档案基本采用纸张进行保存，这样的方式不仅保存难度大，占用空间较大，容易破损、丢失，且档案资源的开发利用难度也很大，利用计算机和互联网将信息输入成为数字信息形式，利用数据库进行保存、开发利用，可以有效改善纸质档案保存不便、占用空间、容易破损丢失、开发利用不便的问题，有效提高医院人事档案的利用效率，降低人力档案管理中投入的人力、物力，更加有利于医院的日常管理，人力资源管理工作人员通过输入关键字可以搜索所需资料和档案，更加有利于人事档案的开发利用。采用计算机网络平台进行医院人事档案管理还可以有效提升档案的保密程度，保存在计算机、数据库中的档案可以通过加密来提升保密性，避免档案在开发利用过程中被篡改、受损或丢失，保证了人事档案的真实性、可靠性，还可以对人事档案进行长久保存，充分开发人事档案信息资源。

3 医院人事档案管理中数字信息化的具体应用

3.1 构建电子人事档案

人事档案管理的数字信息化需要从档案本身入手，从建立电子档人事档案入手，首先，医院需要做好计算机和互联网的普及工作，要求各部门、各科室工作人员包括医生、护士在内应用计算机对相关信息做记录，从而为人事信息建立数字信息化档案，有了数字信息化档案，工作人员后期查找档案信息、利用档案信息就可以直接应用数据库的搜索、下载和计算机的打印功能，有效节约工作人员查找信息的时间，避免了档案原件被直接利用可能造成的档案受损、丢失，提高了人事档案保存、管理、开发利用的效率。

3.2 建立人事档案数字信息平台

人事档案数字信息平台对于医院人事档案数字信息化管理十分重要，单纯有计算机用于建立、保存人事档案是不够的，数字信息平台可以帮助医院人事档案在联网任一计算机上进行人事档案相关操作，有效提高档案管理部门、医院科室、管理层三方对人事档案进行应用的质量和效率，有效提升人事档案的管理效率和开发利用效率，也使医院管理层在应用人事档案时可以直接从信息平台上调取，提高人力资源管理工作效率。建立人事档案数字信息平台可以有效提升档案部门工作效率，当档案管理对象的工作、学习成果发生变化时，档案部门工作人员只需要进行信息的填充和更新，连接相关信息资料，即可完成对象档案的更新，有效降低档案管理工作压力。

3.3 提高人事档案信息的安全程度

人事档案信息对于医院的人力资源工作来讲十分重要，在其中应用数字信息化技术可以有效提高人事档案管理的质量、效率，于人事档案管理工作益处很多，但我们也应当正视数字信息化过程中存在的弊端，那就是连接网络后的数字信息化平台容易受到外来病毒、木马的攻击，人事档案信息资料在没有安全防护的情况下十分容易受损，甚至还会导致医院行政管理工作受阻。因此，医院在建立人事档案数字信息平台时一定不要忽视防火墙、安全管家等安全防护系统的安装和运维，培养能够接触到人事档案数字信息平台的工作人员，使他们明确正确的操作方式，定期使用计算机上的杀毒软件，保护连接数字信息平台计算机的安全和清洁，提高人事档案数字信息平台的安全性，提高人事档案的安全程度。

3.4 建立信息管理部门

医院建立人事档案数字信息平台时，需要同步建立信息管理部门，吸纳和培养信息管理方面人才，这个部门的员工主要用于应对可能出现的平台安全问题、漏洞问题、计算机应用问题，是人事档案数字信息化管理的技术保障。医院信息管理部门应当建立相应的管理制度和管理流程，定期对包括人事档案数字信息化平台在内的医院信息平台进行维护，定期升级平台基础设施，制定数字信息平台应急方案，有效应当可能发生的黑客攻击事件。医院管理层要重视对信息管理部门的建设和管理，投入相应的人力、物力、财力进行建设和升级，重点重视机房、现代化档案室等部分的建设，提升医院人事档案的安全程度和利用效率；重视对人事档案相关部门、岗位、人员的信息化技术培养，提高其应用计算机网络的能力，杜绝工作人员利用连接平台计算机进行外网链接、登录不明来源网站、下载可能携带木马病毒软件等行为，提高人事档案信息的安全性。

4 结束语

随着信息化技术的发展，数字信息化逐渐与社会生产生活的多个方面相结合，人事档案管理也不例外。数字信息化后的人事档案管理显然更具优势，能够节约企事业单位投入在人力资源方向的人力物力，提升人事档案管理工作质量和效率。医疗单位作为人员数量庞大的单位，应当重视对人事档案管理的数字信息化，充分认识到数字信息化的重要性，认识到人事档案管理的重要性，积极不断提升医院人事档案管理数字信息化水平。

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