信息化条件下档案管理如何服务工程档案管理浅谈

匡江红

摘 要：在当下的信息化时代，为了能够使得档案管理工作真正合乎时代的要求，档案存放部门有必要认真地开展好相应的技术准备，推动档案管理转变为信息化的管理模式和储存模式，推动档案工作的有序前进和顺利开展。推动档案管理走向信息化的过程中，应该注意做好相应的筹备工作，从而能够使得信息化的档案工作真正万无一失。档案管理人员也应该转变自我的认知，将档案信息化的内涵不断地加以拓展，从而能够满足社会和民众的需求。

关键词：档案信息化建设；档案信息化；工程档案管理；工程档案

在一个信息化的时代，应该充分地重视信息对于国家、社会、个人的重要意义。如果重要档案出现了缺失的情况，那么将会对社会的发展和个人的工作生活带来难以想象的负面影响。在这样的情况下，应当开展好档案的管理工作。唯有能够真正开展好档案管理工作，才能够使得档案真正获得妥善的保存。在当下这个信息化的时代，应当开展好档案信息化的工作，从而能够保证档案的高速流动和便于查询，同时将档案的内涵不断地拓展和丰富。

1 对于档案及信息化档案的分析

1）档案的重要性分析。于梳理清楚历史的脉络、记录重大的社会信息和个人信息、充当重大事件的凭证和依据有着极为重大的意义和作用。简而言之，上到国家下到个人都可以被档案记录，档案所承载的便是从民族到个人的历史和发展进程。通过档案，能够真正搞清楚自己从哪里来，通过档案也才能够真正搞清楚自己会通往何处去。

2）当下的档案管理的问题分析。然而，尽管档案有着极为重大的意义和作用，然而当下的档案管理问题却层出不穷。很多档案管理人员的工作能力和敬业精神不能够真正令人满意，因此导致了档案不能够被妥善地保管。纸质档案发生丢失的情况也不在少数；同时随着信息技术的不断深入，纸质档案不利于保留、信息量不够、所占空间大的问题日益凸显。因此结合这些问题，相关的部门和责任人必须要对此进行相应的反思和反省，从而能够使得档案的存在形式能够发生相应的变革，真正能够合乎人民的需求和社会的发展，从而能够使得档案管理中的问题被尽快地加以解决，也能够使得档案信息化真正被落到实处。同时档案管理人士的工作状态同样不敢令人恭维，在开展工作的过程中不乏萎靡懈怠与得过且过之感，这样的工作状态显然是令人堪忧的，也是值得相应的领导加以重视的。人浮于事的工作状态必然导致了工作效率的低下，同时也必然使得群众在办事的过程中感到极度的不便。

3）开展档案信息化的重要性分析。随着时代的进步，生活节奏和工作节奏日益加快，信息技术的重要意义不断地得到凸显。任何团体、任何企事业单位、任何个人都试图利用好信息技术，从而你能够真正为本单位、本企业谋得工作便利，使得自我在开展工作的过程中更加快捷高效[1]。在当今时代，如果想令档案的使用产生巨大的提升，那么就应当使得档案快速地流入社会交流系统之中，并且能够使得档案在社会中广为传播，从这个角度分析的话，开展档案信息化是有助于档案发挥出更大的效力的；其次要想使得档案能够发挥出更大的效力，不仅要使之流入到社会的交流系统之中，同时也必须要丰富档案的内在含义，打破狭义的档案的概念，使得档案的信息量更大，从而能够更加符合社会的需求。在当下的时代中，周密、可靠、使用、翔实的资料、数据、信息的意义不可谓不重大，档案作为信息的载体，自然也应该尽可能使之周密、可靠、实用、翔实。档案信息化就是为了推动档案的自我提升。

2 如何推动档案信息化的建设

1）需要转变档案管理人员的意识。从马克思主义的观点分析的话，意识具有能动性，对物质具有反作用。当下是一个信息技术的时代，信息技术已经应用于社会的各个角落和方方面面，因此作为一个卓越的档案管理人员，应当具备利用信息技术管理档案的意识。如果不具备这种意识的话，那么推动档案的信息化就无从谈起，但是如果能够真正产生相应的意识的话，那么对于档案信息化的建设工作无疑是确立了相应的“人和”，时代所赋予的客观的信息技术条件则是“天时”，同时当下的庞大的档案管理量则是“地利”。当一件事业在开展过程中兼具了天时地利人和，那么就能够真正使得这项事业真正取得成功了。档案管理人员应当明确档案的实质便是信息，档案不管是信息的载体。如果不能够真正彰顯信息性和时效性，那么档案便是无用之物[2]。在当下这个时代，只有能够推进档案的信息化，才能够使得档案快速转播，如果档案管理人员墨守常规、抱残守缺的话，必然使得档案管理工作陷入瓶颈、畏葸不前，同时也不利于自我的工作前途。问渠那得清如许，为有源头活水来。对于档案事业和档案管理人员都应该积极地引入“活水”，真正能够做到与时代接轨。只有具备时代眼光和战略眼光的档案管理者才能够真正成为时代的佼佼者。

2）提升档案信息化的技术水平。工欲善其事，必先利其器。档案管理者如果试图推进档案信息化的工作，必须要具备相应的信息技术水平，如果不能够具备相应的信息技术水平的话，那么必然使得自己的宏大设想都沦为虚空。在推动档案信息化的事业的同时，必须要把相应的设备构架齐全。诸如计算器、服务器、交换器、路由器、扫描仪等硬件设备是必备的。同时应当开展好相关的软件开发的工作，这项工作可以通过计算机系统软件的操作进行培训及推广。同时相应的档案部门又应当建立起自我专门的局域网，添置好相应的计算机、光盘刻录机等等，从而能够使得同时应当推进档案中心目录及全文的数字化。目录中心的基础性工作之一便是档案数据的录入，在开展这项工作的时候，需要对相关的责任人做好相应的培训，建立统一的数据格式标准，实施纸质档案和数字档案的“双套制”工作模式。

3）提高档案信息管理水平。想要真正推动档案信息管理的水平不断地迈向前进，应当打造出一支优秀的档案管理团队，使得每一个成员都能够拥有称职的工作能力、与时俱进的上进意识、高度的责任感和使命感、一丝不苟的工作态度和高效的工作效率。想要真正打造出一支这样的档案管理团队并非一件易事。档案管理部门需要从两个方面提高从业人员的素质和能力，其一是引进大批的高素质人才；其二是积极地开展相应的内部培养机制，从而能够使得档案馆内的工作人员都能够具备极高的信息技术运用能力。对于档案馆内的工作人员，应当对其开展好考核机制和可上可下的机制，对于那些不善于操作信息技术、不能够在短时间内适应档案信息化的工作人员，应当使其做好培训回炉工作，当其能够具备与职位相称的工作能力的时候，再使其恢复工作，唯有如此，工作人员才能够积极地转变自我，怀揣高度的责任意识、进取意识乃至是危机意识，从而能够激活自身的工作能力和工作潜力，打破以往的人浮于事和滥竽充数的工作状态和工作弊病，真正使得整个档案管理团队保持无比的鲜活力量[3]。

4）推动档案信息化的注意事项分析。任何新生事物的发展都是曲折的前进和螺旋式的上升，在档案的管理问题上也是如此。纸质档案的使用和流通已经延续了很长的一段时间，想要改变人们的使用习惯和思想认知并非是一件简单的事情，也必然不是一蹴而就的，甚至是在引导内部工作人员转化自我的思想认识的过程中，都必然充斥着很多的问题和挫折。在这个时候，管理者和领导者必然要坚定自我的信念，使得自己坚定不移地推进档案的信息化，唯有如此，才能够使得档案的信息化真正落到实处，也才能够使得档案管理事业真正合乎时代的发展要求。

3 结束语

在当下这个信息化的时代，档案无疑有着极为重大的意义和作用，任何一个事业单位和个人都无法忽视档案的重大意义。然而使用并沿袭多年的纸质档案，已然不能够完全符合时代的发展、社会的进步和人的工作需要，因此应当推进档案信息化的工作，从而能够使得档案真正快速地传播到社会之中，提升档案本身的重大的作用。相应的档案管理人员应当转化自我的认识和意识，掌握先进的信息技术，从而能够使得档案信息化真正落到实处。

参考文献

[1]武有文，宁功伟，徐丹妮.事业单位人事档案管理信息化建设[J].兰台世界，2017（2）.

[2]王芳.新常态下人事档案管理信息化建设分析[J].人力资源管理，2018（2）

[3]徐桐.新形势下人事档案管理信息化建设分析[J].兰台世界，2018（1）.