浅析学校档案工作的常见问题与策略

刘婷

摘 要：档案管理作为学校日常管理的组成部分，对于学科建设具有非常重要的作用。近年来学校对档案工作越来越造福一方，档案也在学校发展过程中发挥着重要的作用，特别是在当前学校信息技术和网络技术应用过程中，档案更为学校文提供了有力的信息支持。因此需要做好学校的档案管理工作，加快推动学校档案的开发利用。档案管理工作是学校重要的基础性工作，对推动学校全面发展起着非常重要的作用。近年来，学校档案管理工作取得了长足的发展，但与现代科技的不断进步和教育事业的迅猛发展仍不相适应，存在着明显的滞后性。本文分析了学校档案管理工作存在的问题，探讨了加强学校档案管理的对策，以期提高档案管理水平，更好地促进学校发展。

关键词：学校档案工作；常见问题；策略

学校档案主要是对学校各项活动的真实记载，以其真实性和权威性在学校发展过程中发挥着非常重要的作用，作为学校领导决策、学科建设、教学改革及提高教学质量的第一手资料，学校需要加强档案管理，充分的发挥学校档案的重要价值，更好的将学校档案专业化和个性化的服务体现出来。在当前学校档案管理工作中，需要以学科专业档案作为突破口，针对学校的长远规划来加强对档案的宣传工作，充分的利用网络优势来挖掘学科档案资源的潜在价值，及时对学校档案的服务方向进行调整，使其与学校发展需求相适应，为更好的推动学校档案的发展奠定良好的基础。

1 学校档案管理工作存在问题探析

1.1 档案管理观念淡薄

归档、建档是档案管理中的两大主要工作，但是现在很多学校对归档和建档重视不够，给这些工作的进行造成了很大的难度。档案的建立与学校教学年级、院系及管理职能部门有着密切的相关性，但许多单位并没有制定和执行档案的归档细则，缺乏规范化操作程序，导致很多档案没有及时归档，后期再来补办，对信息的及时性与真实性都造成了一定的影响。同时部分档案管理人员的服务意识淡薄，日常工作中只做一些接收、分类、鉴定、归档、保管等常规性工作，对于建立的档案缺乏系统性和完整性，而由于工作者对档案的建设和管理缺乏足够的认识，导致了归档材料的不齐全或不完整。

1.2 管理体制不完善

档案管理工作是一项琐碎、繁杂的工程，既需要有领导的重视，也需要各个年级、院系等部门的配合，还要有一个强有力的团队来维护和管理。近年来，随着教育体制的不断改革和对档案整理完善工作要求的不断提高，档案管理工作业务越来越繁重、越来越复杂，而由于学校在档案管理方面的体制机制不够完善，对檔案管理重要意义的认识不够，甚至放弃档案的更新与传送，导致学校档案事业降低到了成为教学的一个附属的地位，对于档案管理完全是一种“应付工作”，甚至为了完成任务，对部分档案完全是虚构，而这恰恰违背了档案的价值属性。

1.3 归档内容程式化

现实中我们可以看到，在很多学校，档案管理工作仍沿用传统的工作方法和工作模式，档案在整理的过程中归档内容过于程式化，只停留在以往的水平上，生成的归档材料缺乏系统性和完整性，不能符合时代发展的需求和师生工作、学习不断提高的要求。但许多学校的档案规范性管理目标不明确，档案资料的整理缺乏统一的分类和可执行标准，对很多档案的处理不够科学，由此导致了档案的生成、收集、立卷、归档、分类组卷、编号编目等规范化程度不高，归档材料不齐，难以真实全面地反映学校教育教学及管理的水平和质量。

1.4 经费投入不足、设备不够完善

档案一向是具有巨大价值的物质记录载体，需要我们保护好、维护好，但管理和维护档案需要一定的经费投入和物质设备作后盾。但由学校在相关方面安排的经费仍很少，用于档案的库房及设备不够完善，保障档案保管的基础条件仍较差，从事档案科研方面的工作开展很少，将重要档案进行电子化、信息化保存的现代化水平有待进一步提高。

2 提高学校档案管理工作的策略

2.1 提高档案服务质量

学校档案管理主要是为学校的教学、科研和行政管理工作服务的。档案管理人员需要充分理解和认识其工作的服务性质，结合本校档案管理的特点和要求，改进工作方式和方法，开展多层次、多方位的服务，把现代化管理手段引入档案的管理和服务中，实现了档案的统一规范，查找方便快捷，提高了档案管理工作的效率。

2.2 实现档案资源共享

加强档案馆信息网络建设，在因特网上建立档案信息主页，搞好网络化服务，让“死档案”变成“活资源”。 运用网络技术进行档案的现代化管理，是时代变革、学校发展的需要，是学校档案建设，实现档案资源共享的必然趋势。通过计算机把非保密档案数据与校园网络相联接，同时与其它院校档案馆建立联合互通，形成区域性的联机网络，用户可以通过密码审核，上网进行信息查询，避免了地域的限制，及时有效的向社会提供了丰富的档案信息，实现了档案资源的共建共享，使学校档案的利用实现最大化，为全社会的进步做出了一定的贡献。

2.3 进行档案现代化建设

学校档案管理现代化建设是通过档案管理员对信息技术的掌握而实现的。这就对档案管理人员提出了更高的要求，既要对传统的档案业务精通，又要学习关于信息化管理的新知识、新技术，并学会用计算机录入档案信息，建设档案数据库，处理与档案相关业务，形成信息化管理体系，为档案事业的发展又迈出了关键的一步。

2.4 坚定信心 形成管理意识

档案工作技术性较强，是一项看着复杂，做着又需要非常细致的工作。作为学校档案管理人员，必须具有极大的耐心和强大的信心，深入了解国家有关方针政策和学校的规章制度，掌握学校的档案的基本情况，详细地研究档案的发展目标，分析档案管理工作的特点，形成档案管理工作的意识，在具体工作中能够坚守原则，克服困难，解决问题。

2.5 加强对档案工作的宣传力度

通过以上的分析我们可以看到，领导和群众对档案工作认识不够，档案利用率不高。因此学校档案馆应该进一步加强对档案工作的宣传教育力度。首先应该向领导宣传档案工作的重要性和意义，只有不断地向领导宣传，领导才能认识到档案工作的重要性，从而投入足够的人力、物力和财力，使档案工作顺利开展。其次，应该向师生员工宣传档案的价值和作用、馆藏档案的种类、档案馆的开放时间、档案的借阅程序以及规章制度等基本知识，使普通公众对档案有了初步的认识，从而提高档案的利用率。

3 结束语

综上所述，档案工作是学校的重要基础性工作，对学校的健康发展起着重要的作用。加强档案管理，必须加强对档案工作的宣传力度，提高档案管理人员的综合素质，严格执行档案管理制度，加快档案管理现代化进程，以提高档案的管理成效，使得档案管理工作更好地为学校发展服务，为社会服务。随着高等教育普及工作的开展，高中学校档案管理工作变得越发重要。作为学校发展过程中的重要部分，要充分进行自检工作，在建立完善有效的档案管理机制的同时，积极找寻管理工作中存在的问题，并予以有效的解决方案加以改正。在确保管理工作质量的前提下，实现档案管理工作现代化科学管理，提升相关工作人员综合素质，促进学校更好发展。

参考文献

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[2]张敏.高中学校档案管理中存在的问题及对策[J].管理世界，2015（6）：109.

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