探究基层档案管理的整体情况及解决策略

杨兵 张帅 邓延春

摘 要：档案管理作为单位管理中的基础保障部分，在优化单位结构，增加工作效率，提供数据参考与依据等方面具有十分重要的意义。随着企事业及行政单位对日常管理的不断重视，档案管理工作也亟需不断完善与优化。档案管理人员作为档案工作的直接执行者，其不同的素质与能力直接决定了档案工作的整体水平。因此不断加强档案管理人员的理论知识与专业技能显得尤为关键。本文以基层档案管理人员为研究对象，简要分析了档案管理的现状及问题，并就此提出切实可行的应对策略，以期为基层管理人员不断优化自身工作提供理论参考。

关键词：基层档案管理；整体情况；解决策略

近年来，随着各类企事业及行政单位对基础性工作的不断重视，档案管理在基础管理工作中的作用日益显著，受到各级管理者的高度重视。原有固定的档案管理模式渐显不足，对于档案管理形式进行创新越发迫切。为了有效应对当前形势，档案管理人员应不断学习理论知识与专业技能，努力增强自我能力的同时，提升单位档案管理的综合水平。当前基层单位档案管理人员存在的问题较为明显，基于对管理现状及存在问题的分析探讨，为提升档案管理人员的整体素质能力提供解决策略。

1 基层部门档案管理所具有的现状及问题

1.1 加强理论学习与知识培训，拓宽专业技能储备

基层档案管理人员，由于资源配备及政策措施的影响，总体缺乏定期的理论学习与更新，在面对繁重且不断更新的档案管理任务时，专业技能及知识量储备易出现匮乏的情况，未进行及时的学习与培训，使得管理人员的知识储备及实际技能无法满足实际需要，加之沟通与反馈的渠道较为闭塞，其实际管理水平与能力越发较弱。

1.2 档案管理工作的信息化程度明显偏弱

当前，大部分基层档案管理都是基于纸质版的卷宗，其不仅篇幅较大，同时在制定过程中也会花费较多的人力和时间成本，查找检索档案只能依靠单本卷宗的目录进行逐一查找，不仅耗时耗力，且档案内容易存在偏差等问题。这给相关档案资料的查阅者带来了较大的不便。由于大部分基层单位对于档案管理皆以纸质卷宗为主，档案管理仅仅存在于立卷上，并未建立对应的电子版目录及数据，信息化程度总体偏低，增加了使用检索时的难度，阻碍了档案开发服务的开展，因此亟待开展具有快捷高效的网络查询检索形式，对于提高档案管理效率，优化使用程序，降低检索难度等都至关重要。

1.3 档案管理工作的受重视程度明显偏低

基层档案管理人员对于自身工作的重要性认识不够，工作态度松散，对材料进行收集与整理归档时无法及时有效的完成。部分人员疏于对归档资料的收集与保存，随意搁置不仅导致资料丢失，影响档案整体的完成性，对于重要的归档资料，还会因该类疏忽造成无法弥补的损失，并对数据资源造成极大浪费。

2 提高档案管理总体水平的有效对策

2.1 提升人员的理论知识及专业技能储备

相关部门应履行好自己的职责，建立健全基层档案管理制度，加强档案管理力度，完善管理机制，使管理工作朝着更加合理有效、更加科学规范的方向发展。档案管理人员应严格遵守管理制度，认真负责的对各类数据资料进行整理、分类与保存。在整个工作过程中，要注意档案形成的连续性，提高对档案管理工作的重视程度，并积极组织开展对相关管理人员进行再教育学习与专业技能培训，并通过建立激励政策，充分提升相关人员的工作积极性，拓展其理论知识范畴及实际管理技能水平。

2.2 基层档案的电子信息化建设

随着信息技术的不断发展，各类现代化信息技术开始被运用到各个领域中，由于基层部门的档案管理工作种类繁多，但管理人员十分有限，因此基于主流的信息化方式进行档案工作管理，在掌握相关技术知识的同时，进行信息数据库的建立，实现对数据的高效准确采集、检索等需求，不仅能提升管理效率，还能明显缩短需求者对档案材料的查阅时间，为实现档案管理的高效便捷提供了可参考的管理与运用方式。

2.3 加強对数据资料的有效归档意识

在进行档案管理工作时，首先要确保资料的完整性，如若资料产生缺失就会对资料的质量及其价值的发挥造成影响。管理人员需对各类资料进行及时有效的整理与保存，并充分意识到归档工作的重要性。

3 小结

综上所述，随着国家对基层事业的不断重视，基层档案管理工作也有了长足的发展。但由于基层管理工作事务繁多，人员复杂且管理能力参差不齐，因此只有切实提升档案管理人员的整体能力，才能在整体上改善档案管理现状，从而保障基层事业的稳步落实与发展。

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作者简介

杨兵，女，馆员，主要从事和研究行政档案和财务档案工作。