事业单位人事档案管理特点以及作用分析

郭书钰

摘 要：现阶段，随着企业改革发展的不断加快，对于人事档案管理工作提出了更高的要求。人事档案管理作为事业单位的一项重要工作，记录着员工信息资料，同时也见证着事业单位的改革发展历程，因此积极的做好人事档案管理工作显得尤为重要。基于此，本文首先概述了事业单位人事档案管理特点；其次分析了事业单位人事档案管理作用；最后探讨了事业单位人事档案管理工作对策。

关键词：事业单位；人事档案管理；特点；作用；对策分析

人事档案管理在事业单位工作中占据着至关重要的地位，是促进事单位健康、可持续发展的重要支撑力量。但是，我们发现当前该项工作仍存在一定的问题，例如：人事档案利用率低、档案管理不科学等等。在这种情况下，进一步提升人事档案管理水平显得尤为重要。

1 事业单位人事档案管理特点概述

1.1 现实性

事业单位人事部门在了解员工基本信息的過程当中，主要是通过查阅档案资料的方式来进行的。因此积极做好人事档案管理工作显得尤为重要。通过全面的了解员工的工作经历，品德素质，才能够实现对人才能的有效挖掘，同时也能够实现对人才资源的配置。事业单位在对员工进行调动、加薪、晋升的整个过程当中，都需要充分的结合人事档案资料来进行，在这种情况下，人事档案管理工作也就具备了更高的现实意义。

1.2 真实性

事业单位人事部门非常注重人事档案的材料收集工作，随着事业单位的不断发展，员工数量越来越多，同时员工入档资料也越来越多，这在很大程度上扩大了材料收集范围。在这一过程当中，需要认真的做好对材料的整合分析工作，针对一些需要归档的材料及时的进行归档，针对一些不需要归档的材料也要及时的进行处理，通过这样的方式，更好的确保人事档案资料的真实性。与此同时，在档案日常管理的过程当中，应严格的按照相应的制度来进行，避免出现非法改动现象、避免档案丢失，使其更加真实的反应员工成长历程。

1.3 机密性

事业单位人事档案资料属于保密性资料，因此人事档案管理工作也就具备了较高的保密性，需要严格的落实保密制度来展开该项工作。人事档案记录着多方面的内容，包括员工思想政治、工作经历等等，其中很多信息内容都是不可随意泄露的。一旦随意泄露，将会给员工带来一定的负面影响。由此我们不难看出，事业单位人事档案管理工作具备较强的机密性。

1.4 动态性

事业单位在人事档案管理的整个过程当中，需要进行动态化的管理，人事档案管理内容主要包括在职员工、干部等，每一个人都承担着重要的工作，和社会活动存在着极为密切的联系。众所周知，事业单位员工、干部的职位以及工作情况是处于不断变化的状态的，这也就在一定程度上增加了档案内容。在这种情况下，事业单位在人事档案管理的过程当中，不能仅仅局限于过去固定的档案内容的管理，而是要及时的进行更新，结合实际情况来实现对人事档案的动态化管理，为事业单位的发展提供更加全面、真实的人事档案资料。

2 事业单位人事档案管理作用分析

现阶段，随着事业单位改革发展的不断加快，要想实现稳定、可持续发展，离不开人才的大力支撑，只有建立一支具备高素质、高水平、高能力的人才队伍，才能够促进事业单位发展与进步，进而更好的立足于当前日益激烈的社会竞争当中。员工是否较高的综合素质，在很大程度上影响着事业单位的长远发展，说到底当前企业之间的竞争其实就是人才资源之间的竞争，由此我们不难看出在事业单位当中人才所占据的地位是非常重要的。人事档案作为人才信息的缩影，完整的记录着每一个人的发展状况，不仅充分的体现出了一个人的特点、专长，而且还反映出了人才的综合素质，这是了解人才、考察人才的重要依据。事业单位通过对人事档案进行有效的管理，不仅更好的实现了对人力资源的开发与配置，进而进一步提升人事管理水平，为我国事业单位的稳定、长远发展打下了良好的基础。

3 事业单位人事档案管理工作对策探讨

3.1 提高对档案管理工作的认识程度

新形势下，事业单位要想进一步提升人事档案管理工作水平，充分的结合实际状况加快制定一套完善的人事档案管理制度显得尤为重要。只有这样，才能够使得档案管理工作做到有章可循，使得事业单位人事档案管理工作安全、规范进行。与此同时，还要成立人事档案管理领导小组，充分协调好人事档案管理工作当中所存在的一系列的问题，其实提高档案管理工作效率。除此之外，要不断完善事业单位人事部门岗位、人员及工作职责，充分重视起人事档案管理工作，将其提上重要议事日程，并提出相应的任务要求，提升人事档案管理效果。

3.2 提升档案管理人员专业素养

档案管理人员作为事业单位人事档案管理工作的重要支撑力量，其自身是否具备较高的管理水平以及综合素质，在很大程度上影响着档案管理质量。在这种情况下，事业单位就要充分的重视起对于档案管理人员的专业素质的提升工作，通过定时定期的开展专业技能培训等方式，切实提高档案管理人员自身的管理水平及综合素质，使其更加得心应手的投入到档案管理工作当中。与此同时，在人才招聘的过程当中，要严格的按照相应的招聘流程来进行招聘，严格的考核应聘人员的业务水平、专业素养、职业道德，只有通过考核者才能够参与到人事档案管理工作当中。除此之外，还要建立完善的奖惩机制，针对在工作当中表现突出的人员，及时的进行奖励，针对表现不理想的人员，及时的进行批评或处罚，通过这样的方式，其实提高员工的工作积极性，认真做好档案管理工作，提升档案管理水平。

3.3 充分发挥信息化技术作用

新形势下，随着我国科技水平的不断提升，在很大程度上促进着信息技术的发展与应用。当前人事档案管理工作的信息化发展已经成为必然趋势。充分的借助信息技术来展开人事档案管理工作，能够有效降低错误问题的发生，同时能够在很大程度上提升工作效率。通过建立人事档案数据库系统，对人事档案进行动态化管理，及时的更新企业员工信息，最大限度的确保其真实性与有效性，降低档案管理人员的工作强度，在提升档案管理效率的同时，提升档案利用率。

3.4 完善档案信息量

做好对档案功能的界定有着至关重要的作用。针对一些机密性的档案，要加以保留。同时要进一步扩大档案范围，融入员工的奖惩状况、个人特长等方面的内容，为接下来的事业单位的人才选拔工作提供更加强有力的资料做。只有不断完善档案内容及功能，才能够使档案具备更高的利用率，这样一来，就有效的避免了废档现象的出现。

4 结语

综上所述，在事业单位改革发展的过程当中，积极的做好人事档案管理工作至关重要。我们要充分的意识到该项工作的重要性所在，并充分的结合人事档案管理工作的特点及实际状况来展开工作，借助先进的信息技术提升人事档案管理效率及质量，改善当前事业单位人事档案管理中所存在的问题，促进人事档案管理水平的提升，保障事业单位的可持续发展。

参考文献

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