关于大数据时代高校人事档案管理面临的挑战分析与应对策略探讨

张明

（漯河医学高等专科学校，河南 漯河）

随着大数据时代的到来，信息管理技术也得到了迅速发展,逐步建立了网络的智能管理模式，但是对于很多企业、学校而言，仍采用传统的档案管理技术，面对海量的信息数据，传统的管理技术无法满足当今信息数据处理的需要，对于高校的人事档案管理工作而言，必须在新的环境中改进信息管理的技术水平，加上我国目前阶段改革的关键阶段,高校应该与时俱进，在大规模数据的背景下，利用大数据技术，建立适当的个人档案管理制度,明确信息管理问题, 深化数据收集改革、信息管理的效力和安全性，制定一系列实际和可靠的管理制度，确保有效管理学生教师的个人记录，提高信息管理的效率和安全。

一 大数据概述

（一）大数据的概念

随着信息数据的不断增加，科学技术的蓬勃发展，互联网的迅速增长，以互联网为载体的信息数据也变得越来越多，大数据并不是只有互联网中的信息数据，它包括了一系列的样本数据，比如人们的日常工作生活,都会产生各种各样的数据，这些信息数据都以各自的行为轨迹渗透到各个层面，由于大数据的规模过大，用传统的信息管理技术无法进行有效处理，所以需要借助计算机技术，进行大数据的储存、管理和分析。大数据技术的使用，可以更好地管理海量数据，目前已经在学术界得到了广泛的关注和研究。

（二）大数据的作用

大数据技术的应用可以帮助人们更好地对数据进行管理，能够有效提高统计分析和计算的能力。对于高校的人事档案管理工作而言，大数据技术的应用可以帮助各部门在操作和管理方面提供新的思路，科学的处理信息数据。

（三）大数据环境的特征

计算机与互联网的迅猛发展，推动了网络环境的发展，相比较以前而言，人们的工作生活，都受到互联网的影响发生了巨大的改变。尤其是日趋复杂的网络环境，以及呈现爆炸性增长的网络信息数据，对人们的生活方式带来了全新的改变，网络环境的理解如下，利用计算机互联网技术，将不同区域的多媒体计算机在规定的通信协议下，联系在一起，形成软件和硬件等各方面资讯的共享体系。目前来看，网络环境的特点主要有以下几点。

1.数据多样化，在网络的使用范围内,数据的种类呈现多样性。

2. 信息表现形式多样化，互联网中的信息表现形式多种多样，文字、照片、影像等都是表现形式，不同的表现形式不同，对应的表达作用也各不相同。

3. 价值利用率下降，于数据的爆炸性增长，数据信息过多，所以有效的数据变得少，那么对应的信息的价值利用率也就呈现下降趋势。

4. 信息处理效率提高，信息数据的增加促使计算机数据处理技术的发展，从而提高了信息处理的速度以及效率。

（四）人事档案管理的概念

高校通过人事档案管理部门对内部的教师、学生、员工等人员进行科学的管理，帮助高校了解到学校的各项数据，从而可以合理、科学地配置资源，实现稳定有效的人事档案管理，一方面，高校可以通过对档案数据的管理，调动教职员工的工作积极性，增强教师团队的凝聚力，提高工作效率，创造更高的教学价值，另一方面，高校可以利用人事档案管理，开展对学生的数据分析，能够为学生的自身发展提供合理的建议，制定发展规划，实行人才导向教学。随着大数据时代的到来，对高校的发展也带来了一定的调整，高校应更加注重人事档案管理，实现资源的合理配置。

（五）大数据对高校人事档案管理的影响

大数据时代的到来也给各大高校人事管理带来了更高的标准，随着毕业生以及新生的交替，高校的人事档案每年都会发生变更，人事档案管理与高校的正常运作息息相关，受到广泛关注。尽管目前有许多科学的管理理论指导人力资源部门的运作，但是这些理论过于传统，还停留在过去的管理方式上，不适应大数据技术的管理。

在大数据时代的背景下，对工作人员记录的管理虽然并没有发生大幅度的变化，但是仍然存在需要创新的地方，只有不断地创新，保持与时俱进，才能够实现可持续发展。在大数据时代，人事档案的管理是高效工作人员信息管理的主要工作内容之一，通过人事档案管理，能够反映教职员工、学生的基本信息，对于学生而言，有效的信息管理，在日后地找工作的时候，能够让企业公司快速了解到学生的相关信息，从而帮助学生更好的就业。

二 大数据时代高校人事档案管理面临的挑战

信息技术的不断发展，使人们处理信息的思维发生了改变，推动了大数据技术的发展，现代高校的人事档案管理工作也要与时俱进，利用大数据技术进行科学有效的数据管理，但是从目前来看，高校人事档案管理存在以下几个问题。

（一）高校单位人事档案管理存在的问题

1.重视度不足

人事档案管理琐事繁多，在进行文件管理的过程中，有些工作人员没有提高对档案管理的重视度，容易造成文件丢失、遗漏或混乱等问题，加上导不了解具体的文件管理工作，没有组织有关人员建设信息管理平台，导致整个部门的人员档案管理水平差，此外，人事档案管理部门并没有注重部门内部的人员管理，主要体现在管理手段和管理体系建设等方面，加上很多管理人员并不具备相关的专业知识，导致文件编排、分类和维护方面存在严重的不足，人员的责任和服务意识不强，而且管理部门仍采用的传统纸质数据管理，普遍工作人员的计算机管理的应用水平差，大数据时代的到来，导致部门难以快速适应更新的新软件，从而无法很好地解决人事档案管理中出现的问题。

2.缺少基础设备支持

大数据时代的到来，使得人事档案管理的难度增加，管理的信息化进程加快，为了适应大数据技术，档案管理技术需要配置相应的设备，比如需要更新档案室的计算机硬件、软件，但是由于资金配置问题，以及有关部门的重视度不够，导致档案室的自动化水平低，计算机的配置低，在进行档案管理的时候容易出现各种故障，比如存储空间不够，在进行作业的时候突然死机，维护难度增加等，而且很容易受到病毒感染，导致电脑内部的信息数据受损。

3.管理结构较为混乱

现有的学校工作人员档案管理结构缺乏有效的管理机制，可能会存在工作职责重复，或者管理漏洞等问题，加上现在的数据信息庞大，给管理带来了较大的难度，尽管大多数高校已经建立了电子档案,但是信息数据并不完善，而且档案更新周期太长，加上学校并没有对档案管理工作重视，只安排了一人或两名工作人员负责，人数的不足很难满足庞大的数据管理需要。

（二）高校人事档案信息收集管理存在的问题

1.高校人事档案管理业务方面

传统的人事档案管理中，数据信息的“收集”主要是指各高校内的各院校分支，向人事管理部门、档案信息管理等部门提交有关部门员工的人事档案信息，但是在大数据的背景下，数据管理部门必须对这些数据进行数字化管理，需要运用计算机技术，代替传统的手工作业，取代纸质档案，因此，高校需要根据实际情况，建立适用于自身数据管理的云平台，从而对校内档案进行准确管理。

2.高校人事档案信息资源收集方面

高校的人事档案管理比较杂，除了上课的任课教师之外，还有其他部门的员工信息，比如后勤部门、财会部门等，从新形势下的角度来看，高校人事档案信息资源的收集主要包括学校工作人员的个人档案收集，也就是教职人员、其他部门的工作人员等，这也是大学人事档案的核心部分，另外一个核心部分就是学生档案，这也是高校中变更最为频繁的信息之一，除此之外还有退休员工档案以及尚未提取的档案。加上院校内部、之间存在着人员调动的情况，而且学科之间地不断融合，导致高校人事档案管理工作变得非常复杂。并且按照以前的管理模式，这些文件大多是纸质档案，大数据时代的到来，需要将这些数据转变为电子版本，增加了文件管理者的工作量和难度。

3.高校人事档案服务人事管理方面

高校的人事档案管理部门还没有意识到信息管理的重要性，也没有从传统人事管理工作思维中转化出来，形成开放式的服务理念。再加上传统的档案信息管理主要纸质文件为主，如果需要查找相关档案的话，效率极低，而且对于档案室的保存条件也有一定的要求，高校需要定期更新文件管理设备，大数据背景下的信息管理，主要是利用互联网计算机技术，构建电子信息，相对于传统的管理方式而已，大数据技术需要引进先进的技术，对档案信息进行整理与分类，建设对应的信息数据库，提高管理水平，配置最新的设备。

三 大数据时代创新高校人事档案管理的对策

（一）构建人事档案大数据管理平台

高校的人事档案管理数量庞大，加上学生的流动性大，纸质文档的文件管理工作烦琐，不仅增加了档案库的工作量,而且还占据了大量的学校资源，纸质文档的保存对环境的要求高，需要保持档案室的阴凉、干燥，随着大数据时代的到来，需要建立电子资源，因此,学校需要组织人建立工作人员档案数据管理平台,利用互联网以及计算机技术，统一管理院校的所有信息，将不同部门的教师的信息和科学规划结合起来,利用数据库管理平台进行综合性管理，大数据平台一方面能够减轻管理人员的工作量，另一方面能够方便其他人员进行数据信息查询,综合提高了机构档案管理部门的收集、整理、查询、使用和分享效率。而且大数据平台的建立可以为学校的日后发展规划提供数据进行参考。

（二）建立大数据人事档案管理理念

高校档案管理部门应该认识到大数据发展的趋势,积极转变自身的发展理念,组织档案管理部门的领导和基层人员进行新技术的学习，加强对大数据建设的认识,明白需要与时俱进，及时创新管理，将人事档案管理集成到信息化建设的轨道中,档案管理部门应该利用大数据技术，进行人事档案的信息化建设，与此同时，高校应该加强大数据的宣传，使之大众化，让全校师生以及工作员工意识到大数据的概念以及应用。

（三）提升人事档案管理人员的综合素质

为了更好地适应大数据时代的到来，文档管理部门应该全面提高管理人员的综合素质，加强对工作人员的教育，组织人员进行大数据理论概念的学习，档案管理人员自身需要掌握人事资料管理的专业知识和技能，并且需要具备一定的计算机操作水平，能够利用信息技术处理问题，学校也需要加强人事资料管理团队的训练，增强团队的凝聚力，提高员工的综合素质，从而能够满足大规模数据背景下的人事档案的管理要求。

（四）加强管理数据库建设力度

在大数据时代的背景下，高校应该顺应时代的发展，加强管理数据库的建设力度，将档案管理工作同数字化技术结合起来，由于人事资料管理的事情烦琐，需要加强电子文件的安全管理，学校应该投入档案管理资金，购买先进的设备，更新计算机的硬件，同时需要升级对应的管理软件，建立一系列具有通用性和标准化的多媒体数据库，保证设备的可靠工作，同时还需要建立防火墙，保证数据的安全性。

四 结语

为了更好地适应大数据时代的到来，高校应该重视大数据时代带来的机遇和挑战，加大对学校个人档案管理力度，利用大数据技术改善人事档案管理，建立一个大数据管理系统，更好地对高校的数据进行分析，实现可持续发展。