基于采购业务集中评审的采购风险评价与应对策略分析

陈靓

[摘 要]本文介绍了石化企业某采购单位的采购业务集中评审制，通过对参加集中评审的数据进行采集和统计分析，识别主要采购风险点，对风险点进行评价，并提出风险控制措施与建议，旨在为相关研究提供借鉴。

[关键词]采购风险;风险评价;风险控制;采购业务集中评审

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.12.041

[中图分类号]F626[文献标识码]A[文章编号]1673-0194（2019）12-00-02

0     引 言

采购管理活动是企业成本控制的重要环节，采购风险作为企业风险的重要组成部分，对企业具有非常重要的影响。目前，国内对物资采购风险识别和评估只是对风险状况进行分析，缺少基础数据支持和定量化研究。通过何种方式采集数据，对采购风险进行科学评估，对企业来说是一个重要的问题。

1     企业物资采购风险的一般分类

企业需要采购的物资种类很多，物资采购过程中存在的风险类型比较多，大体上可以分为两类，一种是外因型风险，另一种是内因型风险，两类风险具体如下。企业物资采购的外因型风险主要包括5个领域：①不可控的意外风险;②价格变动风险;③质量保证风险：④技术更新风险：⑤商家恶意欺诈风险。企业物资采购的内因型风险通常是因为企业内部环境和人为等作用使企业承受了损失和潜在威胁等，大概包括以下几个方面：①计划不合理导致的风险;②合同签订不规范导致的风险;③验收环节存在的风险;④存量不合理带来的风险。

2     物资采购风险点识别的步骤

2.1   采集物资采购风险基础数据

某采购单位采集物资采购风险基础数据是通过采购业务集中评审提供的数据进行的。

2.1.1   介绍采购业务集中评审

采购业务集中评审即成立评审小组，定期集中评审所有采购业务。评审会的参会人员有业务员、业务科长、评审小组和组织管理人员，每周两次对所有发生采购业务的采购方案、寻源结果和招标结果进行集中评审。会议评审小组对一级物资采购情况、选商、采购方式、价格、合同条款等多方面进行讨论和评审。

2.1.2   采购业务集中评审制的特点

第一，评审会由专人管理，负责评审会组织、资料管理以及统计分析等工作，实现专人专项专业化管理，提高了评审效率。第二，采购方案、采购结果的审批由原来的领导审批改为定期召开采购方案、寻源结果和招标结果集中评审会议，会议通过集中讨论、反复论证和评审小组评审，达到评审率100%，增强了物资采购的透明度和公正度。第三，组织管理人员收集基础数据，通过对评审结果进行记录、分类、统计汇总，对某采购单位的整体采购情况和采购风险情况进行分析，为采购管理层的管理实施提供数据支持。

2.1.3   采集物资采购风险基础数据

本文通过分析16个月的采购业务集中评审数据，完成某采购单位物资采购风险基础数据采集。在这16个月中，共召开122次评审会，对3 212项采购业务进行评审，其中，不通过项为206项。通过对所有评审项进行分类汇总，完成了物资采购风险基础数据采集。

2.2   识别物资采购风险点

通过对采购风险基础数据的处理分析，得到了某采购单位的采购过程中物资采购的5个主要风险点，分别是采购方式、合同条款、价格、信息沟通、选商。这5个风险点在不通过206项中的分布情况如图1。

3     物资采购风险评价

3.1   物资采购风险评价的方法

物资采购风险评价主要使用风险矩阵的方法，风险矩阵利用风险影响等级大小和风险概率发生大小两个维度对采购风险进行评价。具体步骤如下：第一，针对识别出的风险点编制风险评估调查表，选定专家，按身份赋予不同权重。由专家填写的风险评估调查表，对5个风险点的风险影响程度做出评估，最终得到采购风险影响等级图，一般分为关键、严重、一般、微小、可忽略5种等级。第二，计算出采购风险概率，通过对采购业务集中评审得到基础数据加工计算，算出5个风险点的风险概率。第三，通过风险影响等级和风险概率，建立二维坐标系，根据表1采购风险级别表，确定最终的采购风险等级。

3.2   某采购单位主要风险点的风险评价

首先，通过选定专家填写风险评估调查表，将5个主要风险点划分风险影响等级，最终结果为关键等级—采购方式，严重等级—价格和选商，一般等级—合同条款，微小等级—信息沟通。其次，计算5个主要风险点的风险概率，具体可见图1。最后，建立二维坐标系，形成风险矩阵，见表2采购风险等级表。通过风险矩阵来看，某采购单位的主要采购风险评价结果为高风险等级的为采购方式，中风险等级的为价格和选商，低风险等级的为信息沟通和合同条款。

4     物资采购风险应对策略

通过风险识别和风险评价得出高等级采购风险，对此类风险进行事前风险预防，重点关注事中风险，将风险控制的重点集中在中高等级风险上，有利于高效和科学运用风险管理资源，提高企业风险管理水平，完善采购管理工作，提升采购管理水平。针对5个主要风险点，对风险等级判定为高、级、低3个风险点，做出以下应对措施。

4.1   高风险等级重视采购方式

第一，细化管理制度和流程。及时发现问题并采取相应措施，定期对整改情况进行检查和反馈，通过对反馈问题进行评价，修正管理措施。通过PDCA循环，最终出具处理问题的最终管理措施，并完善相应管理制度和流程，将采购风险扼杀在摇篮中。第二，加强对采购对象的了解。根据采购对象的特性，进行几年的选商、价格、收发频次等分析，并对使用方向和效果进行调研分析，经过研究论证，找到最合适的采购方式。第三，扩大寄售范围。通过分析采购对象，将使用频次高、价格波动小的非寄售物资纳入寄售物资范围内，减少采购资源浪费，提高采购效率。第四，推行差异化采购方式。改变呆板的采购方式，重视计划提报单位的需求，制订相应采购计划，施行差异化采购方式。

对于需求单位要求采购高质量产品，但由于质量高的供应商价格高，导致屡屡中标的是采购质量不高的供应商情况，通过调研及时与技术部门对接，形成专门的采购文件，将质量好的几家供应商列入文件中，形成采购依据。针对寄售物资，可依据质量等级，选取多家供应商中标，需求单位可按照意愿选择合适的产品和价格。积极探索与电商平台的合作，通过电商采购办公用品等物资，利用电商平台的优势，提高采购效率。对于指定品牌和单一来源的某些情况，打破固有的指定品牌的采购模式，试行两步招标法，探索市场空间。对于需求量大，一家供应商难以保供的情况，采取平行招标方式，多家中標单位统一执行最低价格，也可分片区签订合同，做好保供工作。

4.2   中风险等级重视价格

利用公开招标，打破既成的供应商圈，提高供应商竞争力，降低采购成本。通过多种渠道查询价格，比如向制造商询价、电商平台查询价格、向兄弟单位咨询价格，从而确定价格范围，有效降低采购金额。

4.3   低风险等级重视选商

对于非标准、价格低、供应商多的物资，收集所有具有采购资格的供应商，并将采购准入产品与之对应，制作并运用小程序随机选商，增加选商的透明度和公正度。推行标准化选商方式，对于重点常用物资，通过对历年采购价格、质量、效果等进行分析，建立专门的供应商库或者短名单，为采购业务的选商环节提供依据，逐步形成标准化选商方式。

5     结 语

在企业生产经营与运行发展中，采购风险是客观存在并难以避免的，采购风险会根据环境变化而不断变化，因此，识别采购风险应该是一个多向、反复的过程。在今后的采购风险管理中，应不断完善，合理、全面控制风险，确保企业良性发展。

主要参考文献

[1]谢敬华.西南油气田公司物资采购风险控制研究[D].成都：西南石油大学，2014.

[2]陈念.B集团基于供应链的采购风险管理[D].成都：电子科技大学，2018.

[3]康狄，金陈刚.浅谈基于PDCA循环提高对采购风险的管理[J].管理研究，2018（8）.