城市轨道交通工程档案管理信息系统研究

胡 翔

(常州市轨道交通发展有限公司，江苏 常州 213022)

0 引言

随着城市轨道交通工程的高速发展，传统的工程档案管理模式与轨道交通建设工程大规模、大体量之间的矛盾日益突出。一方面，迫切需要构建城市轨道交通工程档案管理组织和制度体系。另一方面，随着信息技术的变革，信息化的发展为城市轨道交通工程档案管理模式的转变以及工程建档工作的提质增效带来了新的机遇与契机。

城市轨道交通工程档案管理工作具有类目繁杂、数量庞大、载体多样、工作滞后、容易形成孤岛，建档及管理难度比较大等特点，传统的纸质档案管理手段难以满足城市轨道交通工程大体量发展需求，迫切需要利用信息化手段提高档案管理水平。

1 工程档案工作管理现状

城市轨道交通工程档案管理工作具有类目繁杂、数量庞大、载体多样等特点，因而其建档及管理难度比较大。传统的工程档案管理模式存在着诸多弊端，具体表现在:

1)档案管理缺乏统一规划。

因前期规划工作不到位，各部门各员工各自为战，档案管理杂乱无章，引发出的历史遗留问题，有些甚至永远也无法弥补。

2)档案管理工作者工作无序、零碎，被动建档。

有些人员对工程文件、档案的价值以及档案收集、保管工作的重要性的认识不足，对工程文件、资料没有做到妥善的收集管理，导致建档不系统、文件难以查寻或不齐全或丢失。

3)档案管理人员的可变性和可调性较大，影响了工程资料归档的连续性。

新聘用的档案管理人员掌握城市轨道交通工程归档整套要求需要一定的时间，这样就难免造成工作中的效率低下，配合不当，沟通不及时，影响档案管理工作的总体效率。

4)传统档案资料以纸质媒介为主，查阅调用困难，不能充分发挥档案的价值。

2 档案管理信息系统建设意义

与过去传统工程档案管理相比，城市轨道交通工程档案管理信息系统建设具有重要意义：

1)提高了城市轨道交通工程档案管理的效率。

档案管理主要工作内容包括：档案的归档、存档、查阅、调用。基于城市轨道交通工程档案管理档案类目繁杂、数量庞大、载体多样等特点，传统的档案管理工作耗时耗力、工作量巨大，效率低下。信息系统的应用，能够发挥信息系统数据传输、工作流的提质增效优势，能够极大地提高工程档案管理的效率。通过信息系统能够进行各种文件的查阅、信息传输、资料下载，节约了沟通成本。

2)促进城市轨道交通工程档案管理的规范化、流程化、全过程管理。

系统内置城市轨道交通工程档案管理组织架构与岗位职责、流程、表单和制度体系，同时系统基于工程项目档案生命周期全过程管理的设计，实现从项目前期到设计、招投标、施工、变更、竣工等各个阶段的资料、档案管理，真正实现了档案管理的规范化、流程化、全过程管理。

3)实现资源共享，进一步促进城市轨道交通工程档案管理工作的发展。

信息系统的建设实现了工程资源共享，消除“信息孤岛”，有利于参建各方信息获取，能够促进轨道交通工程行业的技术水平和技术经验。

3 档案管理信息系统建设

3.1 档案管理系统设计与开发

系统设置：初始化网络信息化系统的基础信息，是信息化系统能否成功运行的关键。业务功能应包括设置组织机构，维护用户信息；设置功能权限与角色信息；设置审核流程(运用工作流引擎)；维护项目信息及标段信息等。

档案管理，根据相关标准、规范要求，结合城市轨道交通建设项目的实际情况，设计档案管理软件架构，着重解决了以下几个问题。

建立一个较完整的现场档案的管理体系，将现场资料的产生和工程质量管理结合起来，采用事前计划，事中控制，事后检查的方式进行管理，形成一套现场资料收集、检查、整理、归档、查阅的工程档案信息化管理系统。

使用档案软件，将归档文件的分类与工程的单元划分结合起来，使得文件题名自动生成，实现自动组卷，其案卷题名、卷内目录、备考表自动生成，实现文档一体化目标。提高工程档案的编制效率，减少交竣工验收阶段文件归档工作量，大大缩短竣工档案的编制时间。

软件的架构，采用国际流行的“浏览器/应用服务器/数据库服务器”三层结构来构造应用系统，便于信息传送、减少系统维护、增加系统的安全性。实现在线归档，方便档案资料的实时远程检索查询，充分发挥档案在项目建设过程中的作用。具体模块功能方案如图1所示。

3.2 档案管理系统应用

当前，在常州市轨道交通工程中应用实践了档案管理信息系统，实现了档案管理的精细化、规范化管理，保证了档案管理的效率，提高了档案的利用效益。

4 结语

本文对当前城市轨道交通工程档案管理现状、档案管理信息系统建设意义、系统建设特点、系统研究内容及常州市轨道交通工程档案管理系统应用实践进行了介绍。

本文提出运用信息化手段，规范城市轨道交通建设项目的档案管理，实现归档流程、规则的统一，实现在线归档,提高档案管理的效率，用现代工程管理思想引导城市轨道交通工程建设实践，提高建设管理的科学性、专业性和先进性，发挥工程档案的价值与效益，具有重要的工程意义，为其他城市组织开展档案管理工作提供了借鉴。