科研院所集中采购实施

杨凯

随着我国科研形势的发展，科研院所拿到的科研项目越来越多，采购任务越来越重，集中采购部门如何提高科研院所采购工作效率，按时完成采购任务成为当务之急。

不同于国有企业集中采购，企业普遍注重投资成本和经营利润，对采购物资价格非常敏感，集中采购目的在于实现利润最大化降低生产成本，提高其在市场的竞争力。且采购物资多为标准原材料、通用仪器设备，品种单一，采购量大，采购流程简单，采购周期短。

大型科研院所采购门类众多（有标准产品、非标设备、加工服务、研发、工程施工、安装调试、试验论证、技术服务等），技术复杂、质量要求高、采购金额大、采购周期长、采购牵扯人员众多、计划性差等特点，会给集采工作带来比较大的困难，这种情况决定了科研单位采购管理的复杂性。

一、成立集采背景及作用：

（一）背景

新时代背景下为落实国家规范政府采购行为，加强反腐倡廉建设要求，以适应内外部形势需要，进一步贯彻党风廉政建设，保持院所健康持续稳定发展。

（二）作用

规范采购行为，防范采购风险;为科研一线人员节约大量用于采购的时间，技术人员可以更专注的从事科研工作，为管理部门减负;监督合同进度、控制合同变更、掌握支付情况和采购文件资料的收集、归档;采购数据的及时准确统计;实现仓储最小化，提高仓储空间利用率，降低仓储成本;实现规模采购，提高议价能力，体现规模效益。

二、初期集采实施过程中会遇到的常见问题

（一）管理体系存在的问题

集采成立初期，如由未建立适应集采的新体系，集中采购部门与二级需求部门沟通不畅、职责不明确，从而引发各种矛盾问题，不同程度地影响着集中采购部门正常运转和院采购顺利进行。

同时集中采购部门内部管理流程如未及时建立，会造成各科室职责接口不清，管理上比较混乱，给集采实施带来诸多不便。

（二）人员配置不足，综合素质水平偏低

集中采购部门内设机构和岗位设置，既要坚持精简高效的原则，也要充分认识到当前科研院所采购数量大、品种杂、任务紧的现状，做好采购的人力资源配备，这也是做好集中采购工作的必要条件。

（三）临时采购计划过多

科研院所在进行预研和新设备研制时，通常是一边摸索边调整、边生产边试验的过程，根据摸索、试验测试的结果随时调整设计。这种情况就需要决定了采购任务经常面临着不确定性和临时性新增。此情形下临时采购任务根本没有规律的采购周期，集中采购部门接收的全部为临时采购计划，随来随买，无法形成年度或季度计划，不利于集采有计划、有步骤的实施。

三、针对突出问题改进的方法与策略

（一）更新体系制度，适应集中采购要求

“无规矩不成方圆”，采购管理的规章制度是集中采购工作的指导准则。按照管、办、用分离的原则，在内部推行管理、采购、使用三者分离的新型管理制度，需要及时更新机制，完善内部采购工作的各项管理体系，使得流程更加科学规范，避免集中采购部门质量控制、进度控制的失控，削弱了科研院所采购风险控制能力，提高集中采购工作的效率。

按照国家相关法律法规为蓝本作为依据，结合科研院所特点及现有规章制度、程序文件，集采成立初级阶段应筹备编制相关流程（如：集中采购流程、计划申报流程、招标采购流程、竞争性谈判采购流程、询价采购流程、合同签订及执行流程、出入库流程、到货验证流程、协议供货流程、施工和服务合同管理流程等），并根据初期阶段集采实施情况进行优化，使集采工作正朝向规范化、程序化发展。

（二）提高采购队伍业务素质，提升人员工作能力

鉴于集中采购部门面临繁重的工作任务，为确保集采工作顺利展开，完成采购任务，根据往年采购工作量，调整将人力配置，同时通过在内部调配和社会公开招聘方式吸收有经验采购人员，迅速扩充采购队伍，以适应采购工作需要。

虽然队伍补充了，但人员业务水平和工作能力素质水平不高也是目前比较突出的问题。集中采购部门在专业化采购队伍建设上不但要有量的变化还要有质的提升。这就需要不断加强员工业务培训，加快了员工的成长，提高业务能力。建议定期组织召开采购例会，总结采购经验，增加沟通交流。通过例会，比较全面地掌握采购信息;加强员工之间的沟通交流，互相学习，取长补短，少走弯路，增加全体采购人员的实践经验。

同时注重加强员工的道德教育，引导从业人员树立正确的价值观、人生观，廉洁自律、以身作则，严格职业操守。逐步锻炼一支求真、敬业、奉献的专业采购管理队伍。

（三）加强计划管理

科研院所应在调研、分析、了解单位科研活动过程和物资消耗周期规律性基础上规范采购计划编制，统一申报审批、合并同类产品实现规模采购，减少临时采购申请。提前编制年度或季度采购计划，对计划期内物资供应管理活动所做出预见性安排的布置，可以避免内部打乱仗，使采购计划性更强，有利于提高执行率。

院各二级需求部门在年初综合平衡全年的科研、生产、工程建设、后勤保障及其他任务、投资计划、库存、供货周期等编制年度采购需求。集中采购部门分析、汇总、统计将二级需求部门规律性、通用性、共性的需求形成年度采购计划。

其他类的需求（根据科研单位特性而产生的临时采购计划）由集中采购部门编制年度采购方案，合理安排布置。并根据方案节点积极主动与二级需求部门沟通，尽早提供成熟的技术参数或技术规格书，满足采购条件，便于集中采购部门有计划、有步骤的实施采购。

四、其他建议

（一）集中采购部门在成立初期就应推动与电子商务平台融合的供应链系统建立，充分发挥信息技术优势，及时、全面地对采购过程与结果进行查询、统计、分析;落实纪检、审计等方面的合规性监管;实现采购业务全过程的公开、公平、独立和公正。电子商务采购技术是指在线采购，是企业或政府等组织通过互联网获得商品的任何一种技术。其注重自动化的流程、组织购买能力以及通过互联网开拓的寻购机会。也可以理解为通过互联网建立电子商务解决方案，用于促进并整合购买方与供应商之间双向的购买活动，使整个活动流程化并更大地促进价值增加的应用技术。电子商务可以使多渠道的复杂的商品交易变得快捷化、简单化，降低交易成本，简化交易流程，提高效率。

科研院所在集采物资供应链系统建设上应整合电子商务平台、办公自动化系统、财务系统、第三方电商等模块，并要符合院科研特色。通过供应链系统实施专业化的采购，避免传统采购的程序繁琐与抵消，实现采购计划申报、采购文件会签、线上招投标、线上询价、合同会签、出入库、支付、财务报销手续全电子审批流程。纵向打通电子采购业务全流程，横向贯通集中采购部门与管理部门、财务部门、及二级需求部门，形成一体化的信息处理系统。全过程操作信息和结果信息全部记录在网，做到“业务公开、过程受控、全程在案、永久追溯”，对规范采购流程的优化与规范起到了促进和支持作用。

（二）集采分步走，步伐放缓，不能操之过急

组建期：集中采购部门成立，组织机构设立，主要管理人员就位，修订院所程序文件、编制集采相关福章制度、考核办法等。刚刚成立的集中采购部门由于人员不足，本阶段不适宜开展集中采购工作。

过渡期：集中采购部门人员逐步配置齐全，依据采购种类组织相关部门编制不同合同适用模板，并对集采程序文件进行宣贯。采用集中与分散相结合的二级采购模式，统谈分签分付。抓重要物资、大宗物资的采购，由集中采购部门牵头组织开展招标。二级需求部门根据招标结果分别签订合同、执行和结算。

磨合期：集中采购部门积极汇总、分析、解决发现的问题，完善程序文件及规章制度。逐步推进采购电子化工作;引進电商平台。统谈统签统付：标准产品、通用仪器设备由集中采购部门统一采购，统一签订合同，统一结算，执行全部过程。统谈统签分付：重大物项金额较大、由集采中统一采购，统一签订合同，各二级需求部门执行合同。

执行期：实现采购计划统一申报、定期审批。依据磨合期出现的问题调整程序文件，根据采购类别和性质部分合同移交至二级需求部门执行，负责统一结算。实现科研院所两级采购模式。

本文通过对集中采购实施进行分析，以及本人一些工作体会，对科研院所集中采购给出了一些建议。（作者单位：中国原子能科学研究院）